Кейсы
new
Как улучшить качество доставки и автоматизировать контроль работы ПВЗ и складов - опыт Lamoda
Подробнее
Все кейсы
Мероприятия
soon
Путеводитель по чек-листам для бизнеса: от классического подхода до применения ИИ
Подробнее
Все мероприятия

Обходы зданий и территории ЖК для управляющей компании по чек-листам

Общая информация
Теги
#Качество обслуживания #Оперативный контроль
Поделиться

Скопировать ссылку

Больше полезного контента о контроле в бизнесе
Подписаться на канал
Библиотека чек-листов от CheckOffice
Воспользуйтесь готовыми решениями для вашего бизнеса от специалистов нашего сервиса.
Узнать больше
Обходы зданий и территории ЖК для управляющей компании по чек-листам
Больше полезного контента о контроле в бизнесе
Подписаться на канал
Библиотека чек-листов от CheckOffice
Воспользуйтесь готовыми решениями для вашего бизнеса от специалистов нашего сервиса.
Узнать больше
Что такое обход и зачем он нужен?
Как обычно проводится обход зданий и территорий в управляющей компании?
Автоматизация процесса с помощью электронных чек-листов

В эпоху информационных технологий, управление зданиями и территориями жилых комплексов (ЖК) стало более сложным и многогранным. Системы видеонаблюдения, оборудование для охраны, и другие технологические инновации делают этот процесс более эффективным. Однако, роль человеческого фактора — сотрудников, проводящих обходы — остается ключевой.

В сфере управления недвижимостью крайне важно зафиксировать нарушение ранее, чем о нем сообщит собственник в форме жалобы. Обычно для этих задач сотрудники управляющих компаний (УК) проводят регулярные обходы и ведут специальные журналы. Однако результаты таких обходов часто не показывают реальную картину состояния объекта. В этой статье мы подробно рассмотрим как проводятся обходы зданий, территорий и сооружений, а также представим реально работающий алгоритм проверки с применением цифрового сервиса.

Что такое обход и зачем он нужен

Что такое обход и зачем он нужен?

Обход зданий и территорий — это систематический и планомерный осмотр объектов с целью мониторинга их состояния, проверки работы оборудования, соблюдения правил безопасности и других операциональных задач. Обход может проводиться в соответствии с чек-листом или инструкциями и чаще всего документируется в специальном журнале. Следование стандартному набору правил и шагов обеспечивает полноту и качество осмотра, а также позволяет оперативно выявлять и устранять различные проблемы и риски.

Обходы требуются практически во всех сферах, где есть необходимость в постоянном контроле и мониторинге состояния объектов или территорий: производственные предприятия, офисные здания, торговые центры, сфера ЖКХ. Обязанность проведения обходов в разных сферах могут выполнять сотрудники службы безопасности, технического персонала, сторожевой службы или сотрудники управляющей компании.

Однако наиболее важным оказывается контроль состояния объектов именно в сфере управления недвижимостью, где отслеживание состояния различных частей здания или территории важно производить непрерывно. Это особенно важно для обеспечения комфортных и безопасных условий проживания, своевременного выявления и решения проблем, которые могут негативно сказаться на качестве жизни жителей. Проведение регулярных обходов помогает управляющим компаниям поддерживать объекты в должном состоянии, а также обеспечивать высокий уровень удовлетворенности жителей.

Обходы в управляющих компаниях в первую очередь нужны для:

  1. Контроля качества обслуживания
  2. Обеспечения безопасности жителей и соблюдения норм охраны
  3. Своевременного реагирования на проблемы и инциденты
  4. Планирования работ по обслуживанию и ремонту
Что такое обход и зачем он нужен

Как обычно проводится обход зданий и территорий в управляющей компании?

В управляющих компаниях, отвечающих за обслуживание жилищного фонда, процесс обхода объектов имеет свои особенности и стандарты. Рассмотрим этапы, которые обычно включает в себя обход:

Подготовка к обходу

  1. Планирование: На этапе планирования определяется время обходов, объекты и сооружения для осмотра, составляется чек-лист, что именно будет проверяться в ходе обходов.
  2. Инструктаж: Сотрудники, которые будут выполнять обходы, проходят инструктаж, где им разъясняют задачи, порядок действий и критерии оценки состояния объектов.

Непосредственный обход

Состав и порядок непосредственного обхода зданий, территорий и сооружений определяется в зависимости от объекта и целей обхода. В современных жилых комплексах обходы затрагивают придомовую территорию, места общего пользования, лифты, паркинг, кладовые, подвальные помещения, пост службы охраны и консьержа, а также иногда офис управляющей компании.

Обычно обходы содержат следующие этапы:

  1. Осмотр территории: Сотрудники начинают с обхода открытой территории. Здесь проверяют состояние дорожек, зеленых насаждений, мест для отдыха и детских площадок, а также работу системы видеонаблюдения.
  2. Проверка зданий: Далее идет осмотр зданий. Сотрудники проверяют состояние фасада, общих помещений, работу лифтов, паркинг, места общего пользования и тд.
  3. Охрана и безопасность: Особое внимание уделяется системам безопасности: видеонаблюдение, датчики, охранная сигнализация.
  4. Заполнение чек-листа: По итогам каждого пункта сотрудники делают пометки в бумажном отчете, чтобы затем перенести их в журнал обхода объектов.

Документация и отчетность

Журнал обхода объектов: Все данные, полученные в ходе обхода, фиксируются в специализированном журнале. Чаще всего это бумажный документ, который сотрудник заполняет после проведения проверочных мероприятий.

Журнал обхода объектов

Пост-обходные действия

  1. Формирование заявок: Если в ходе обхода выявлены проблемы, формируются заявки на их устранение.
  2. Контроль выполнения: Сотрудники или сторожевая служба осуществляют контроль за устранением выявленных в ходе обхода проблем.

Соблюдение данной методики позволяет выявлять проблемы в сфере управления недвижимостью. Однако существует ряд проблем, которые делают описанный выше процесс недостаточно эффективным.

  • Результаты обхода могут не соответствовать действительности

Зафиксированные на бумажном носителе факты состояния территории не подкрепляются фотографиями, поэтому могут быть не отражать реальное состояние объекта.

  • Отсутствие контроля за добросовестностью сотрудников

При проведении обходов с помощью бумажных чек-листов и журналов невозможно проверить реально присутствие сотрудника на конкретной точке проведения проверки в конкретное время. Результаты могут быть заполнены вручную из поста охраны, а по факту обход не производится или производится неполноценно.

  • Ручное формирование заявок

При выявлении нарушения сотруднику требуется вручную с использованием стороннего сервиса зайти и оставить заявку о нарушении. Гораздо удобнее использовать инструменты для автоматической постановки задач на ответственного сотрудника.

  • Отсутствие аналитики

Бумажные журналы обхода объектов не могут полноценно использоваться за анализа. Для управляющей компании, которая одновременно отслеживает состояние сотен и тысяч разных объектов с широкой географией крайне важно иметь возможность всегда посмотреть состояние объектов и статус всех обходов, оценить положение в общем по компании.

Автоматизация обходов объектов

Автоматизация процесса с помощью электронных чек-листов

Для решения всех перечисленных выше проблем мы и создали сервис электронных чек-листов CheckOffice.

CheckOffice позволяет выстроить прозрачный процесс работы с обходами зданий и территорий управляющим компаниям. С помощью сервиса можно занести полный чек-лист проверки объекта в приложение, проводить проверки прямо в мобильном телефоне, прикладывать фотографии, видео, комментарии и другие вложения, автоматически ставить задачи на устранение ответственным сотрудникам и многое другое.

Проверки тайных покупателей с помощью CheckOffice

Сервис уже эффективно показал себя в работе с многими компаниями в сфере управления недвижимостью, так как обладает несколькими очень важными преимуществами:

  • Работа в автономном режиме

Некоторые объекты проверок могут находиться вне зоны действия сети, например, подземный паркинг или подвальные помещения. Наше мобильное приложение работает даже без доступа к интернету, данные обновятся, когда проверяющий выйдет в зону, где ловит сотовая связь.

  • Простой интерфейс мобильного приложения и веб-версии

Чаще всего CheckOffice в управляющих компаниях пользуются сторожи, консъержи, которые не могут быстро адаптироваться к новому сложному цифровому сервису. Использование CheckOffice понятно интуитивно для сотрудников любого возраста и уровня владения мобильным телефоном.

  • Прозрачность и достоверность данных

При проведении проверки фиксируется время и место ее фактического начала и окончания. Можно также установить запрет на загрузку фото из галереи. Так вы будете получать только фотографии, сделанные непосредственно во время проведения проверки.

  • Аналитика и единое место сбора всех данных

Все данные в сервисе обновляются в онлайн-режиме. Но всем обходам можно выгрузить отчет или поставить задачу. Также автоматически создается аналитические дашборды, которые позволяют проанализировать состояние объектов и статус обходов по компании в целом.

Автоматизация обходов объектов

Чтобы облегчить начало работы с сервисом мы создали специальные разделы в Библиотеке бесплатных чек-листов - Управляющие компании и Недвижимость. После перехода в библиотеку любой чек-лист можно добавить прямо в CheckOffice и протестировать сервис на реальных объектах.

Библиотека чек-листов от CheckOffice
Воспользуйтесь готовыми решениями для вашего бизнеса от специалистов нашего сервиса.
Узнать больше

Начните свой путь
к автоматизации бизнес аудитов

Улучшите свой бизнес вместе с CheckOffice
Быстрый старт с чек-листами от CheckOffice
Еще больше готовых чек-листов по разным категориям в нашей библиотеке
17.11.2020
Чек-лист проверки веб-сайта управляющей компании ЖКХ
Управляющие компании
196
CheckOffice
17.11.2020
Чек-лист проверки работы оператора диспетчерской службы управляющей компании
Управляющие компании
265
CheckOffice
17.11.2020
Чек-лист проверки работы слесаря-сантехника управляющей компании
Управляющие компании
196
CheckOffice
17.11.2020
Чек лист проверки дворника управляющей компании
Управляющие компании
262
CheckOffice
17.11.2020
Чек лист проверки офиса управляющей компании многоквартирного дома
Управляющие компании
211
CheckOffice
17.11.2020
Чек-лист проверки организации и планирования работы управляющей компании жилого комплекса
Управляющие компании
159
CheckOffice
Полезные материалы
Все материалы
Проверки Росздравнадзора: как избежать нарушений
12.04.2024
6 трендов эффективного мерчендайзинга в 2024 году
Претензия от клиента: что делать, чтобы не получить штраф
Проверки Трудовой инспекции в 2024 году: что нужно знать?
21.03.2024
5 причин, почему клиенты не возвращаются в салон красоты
Правила Роспотребнадзора для ресторанов и кафе
Будь в курсе последних новостей!
Подписавшись, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies
Понятно