В статье расскажем о том, кто проводит проверки УК, опишем основные виды проверок и поделимся советами для подготовки.
Читайте также: Изменения для бизнеса с 1 января 2025 года
Кто проводит проверки УК
Государственная жилищная инспекция (ГЖИ) – это основной орган, контролирующий деятельность УК. Проверяет качество управления многоквартирными домами, соблюдение жилищного законодательства, исполнение обязательств перед собственниками и жильцами.
Федеральный государственный пожарный надзор проверяет соблюдение норм пожарной безопасности, контролирует исправность противопожарного оборудования и эвакуационных выходов.
Роспотребнадзор проверяет санитарное состояние общедомовых территорий и помещений, контролирует утилизацию мусора и соблюдение санитарных норм.
Роструд контролирует соблюдение трудового законодательства внутри УК, проверяет условия труда сотрудников УК и ведение документации.
Ростехнадзор проверяет лифты или сложное энергооборудование: тепловой узел или вводно-распределительное устройство, а также выдает допуск на эксплуатацию лифтов или энергоустановок после их капитального ремонта.
Какие бывают виды проверок
Надзорные органы могут проводить профилактические и контрольно-надзорные мероприятия. Они бывают плановые и внеплановые.
Профилактические мероприятия
Профилактические мероприятия направлены на предупреждение нарушений и повышение правовой грамотности УК. Их цель – не наказание, а предотвращение ошибок.
Виды профилактических мероприятий:
Информирование – разъяснение законодательства, отправка УК методических рекомендаций.
Консультирование – ответы на вопросы УК, рекомендации по устранению возможных нарушений.
Анализ и обобщение правоприменительной практики – выявление типичных ошибок УК и информирование их о способах устранения.
Предупреждение – если нарушение незначительное, УК может получить предупреждение без штрафа.
Самообследование – УК может самостоятельно проводить аудит своей деятельности и направлять результаты в надзорные органы.
Профилактические мероприятия проводятся без санкций, их цель – профилактика нарушений.
Плановые проверки
Проводятся по заранее утвержденному графику государственными надзорными органами.
Как проходят?
График плановых проверок утверждается заранее и публикуется на сайтах надзорных органов. УК уведомляется о проверке за 3 рабочих дня. В рамках таких проверок проверяются документы, осматриваются дома, оценивается исполнение обязанностей.
Внеплановые проверки
Назначаются в случае возникновения жалоб от жильцов на качество услуг и неудовлетворительное состояние дома, при поступлении информации о нарушениях от государственных органов или СМИ, в случае аварийных ситуаций, несчастных случаев, или при истечении срока исполнения ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения.
Внеплановая проверка может быть документарной и выездной.
Документарные проверки
В ходе такой проверки органы государственного жилищного надзора изучают документы о деятельности УК. При этом они не выезжают в адрес УК или обслуживаемых ею многоквартирных домов.
Какие документы проверяют?
-
Учредительные документы организации
-
Разрешения и лицензии на использование, сертификаты на оборудование, приборы и устройства
-
Ранее выданные предписания и подтверждения их исполнения
-
Графики ремонта сооружений и оборудования
-
Экспертные заключения по диагностике оборудования, безопасности зданий и строений
-
Другие документы
Как проходят?
Орган государственного жилищного надзора сначала изучает уже имеющиеся у него документы: лицензионное дело, акты предыдущих проверок, ранее выданные предписания и так далее.
Если этих документов недостаточно для проверки, инспектор направляет УК требование представить дополнительные документы с указанием их перечня. УК обязана исполнить запрос в течение 10 рабочих дней с момента его получения.
Если в ходе проверки обнаружены ошибки, противоречия или несоответствие сведений в предоставленных документах, уполномоченное лицо направляет письменное требование УК предоставить в течение 10 рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме.
В случае выявления нарушений УК получает предписание об их устранении с указанием периода. Предписание прикладывается к акту проверки и вручается УК вместе с экземпляром акта проверки.
Выездные проверки
Инспекторы посещают дома и проверяют фактическое состояние общего имущества.
Что проверяют?
- Состояние лифтов, труб, фасадов, подвалов, кровли.
- Чистоту и порядок в местах общего пользования.
- Работу системы отопления, водоснабжения, вентиляции.
Как проходят?
За 24 часа до проверки проверяемой организации направляется уведомление. Перед проведением проверки инспекторы должны предъявить руководителю организации удостоверения, личные штампы с указанием фамилии сотрудника, наименования организации и приказ, на основе которого проводятся мероприятия.
В приказе прописывают номер и дату, наименование органа государственного контроля, ФИО и должность лиц, уполномоченных на проведение мероприятий по контролю, наименование юридического лица, цели, задачи и предмет проводимого мероприятия, а также правовые основания проведения мероприятия по контролю.
Любая проверка длится не более 20 дней.
Читайте также: Как повысить качество услуг управляющей компании?
Как избежать нарушений
Чтобы избежать штрафов и других негативных последствий со стороны надзорных органов, важно самостоятельно регулярно проводить аудиты, контролировать соблюдение стандартов и регламентов.
Читайте также: Обходы зданий и территории ЖК для управляющей компании по чек-листам
Проводить такие проверки удобно с помощью электронных чек-листов в CheckOffice.
-
Работа в автономном режиме
Некоторые объекты проверок могут находиться вне зоны действия сети, например, подземный паркинг или подвальные помещения. Мобильное приложение CheckOffice работает даже без доступа к интернету. Данные обновятся, когда проверяющий выйдет в зону, где ловит сотовая связь.
-
Простой интерфейс мобильного приложения и веб-версии
Чаще всего CheckOffice в управляющих компаниях пользуются сторожи, консъержи, которые не могут быстро адаптироваться к новому сложному цифровому сервису. Использование CheckOffice понятно для сотрудников любого возраста и уровня владения мобильным телефоном.
-
Прозрачность и достоверность данных
При проведении проверки фиксируется время и место ее фактического начала и окончания. Можно также установить запрет на загрузку фото из галереи. Так вы будете получать только фотографии, сделанные непосредственно во время проведения проверки.
-
Аналитика и единое место сбора всех данных
Все данные в сервисе обновляются в онлайн-режиме. Но всем обходам можно выгрузить отчет или поставить задачу. Также автоматически создается аналитические дашборды, которые позволяют проанализировать состояние объектов и статус обходов по компании в целом.
Как повышать качество услуг управляющей компании - кейс юзабилити-компании C&U
Юзабилити-компания C&U организовывают разные типы проверок: ежедневные, еженедельные и ежемесячные. А в технической службе еще есть ежеквартальные проверки, полугодовые и годовые.
Помимо этого в компании делят проверки по задачам:
- Целевые проверки. Это краткосрочные проверки, которые организовывают, если есть какой-то вопрос и его нужно отследить в разрезе нескольких месяцев. Например, есть поручение - отследить эффективность мероприятий по водоподготовке фонтана или контролировать наличие посторонних транспортных средств в колясочной. Коменданты заполняют чек-листы, а руководство отслеживает результаты проверок.
- Плановые регулярные проверки. Например, проверка качества клининга, исправность электрики, контроль общего состояния помещений и сотрудников: их присутствия на рабочем месте и внешнего вида.
Как контролировать подрядчиков и повышать качество услуг управляющей компании - кейс юзабилити-компании C&U
В результате такого подхода в компании добились следующих результатов:
- Систематизация работы. Например, удалось систематизировать и ускорить процесс выявления недостатков в работе лифтов.
- Конструктивные взаимоотношения с подрядчиками. Статистика по исполнению обязанностей зафиксирована, и в спорных ситуациях мы обращаемся к конкретным фактам и цифрам.
- Оценка эффективности сотрудников. Руководитель может отследить время заполнения чек-листов, за счет чего стало проще оценивать результативность работы персонала.
- Сократилось количество нарушений. Например, практически везде, где внедрены чек-листы для контроля противопожарных систем, режим работы оборудования соответствует проектной схеме.
