
Контроль работы склада с помощью чек-листов — удобный способ оптимизировать управление. Чек-листы делают процессы прозрачными, помогают избежать ошибок и повысить качество работы.
В статье расскажем о том, как контролировать работу склада и поделимся полезными чек-листами, которые можно сразу внедрить в работу.
Читайте также: Основные ошибки при проведении внутренних аудитов: как избежать ловушек?
Что такое чек-листы и как их использовать для контроля в бизнесе?
Чек-листы — это списки пунктов, которые нужно выполнить либо проверить. В бизнесе чек-листы используют, чтобы контролировать качество, отслеживать соблюдение стандартов, обучать сотрудников и проводить аудиты.
На складах много рутинных и повторяющихся задач, поэтому чек-листы здесь особенно полезны. Они превращают каждый процесс в пошаговую инструкцию — это сильно облегчает работу.
Читайте также: Как создать полезный чек-лист?
Почему чек-листы - удобный инструмент для контроля?
- Упрощают выполнение задач. Чек-листы разбивают сложные процессы на последовательные шаги. Сотруднику не нужно держать в голове все детали — достаточно следовать готовому списку. Это особенно полезно в рутинных задачах: например, при приемке или комплектации товара.
- Стандартизируют процессы. Каждый сотрудник выполняет работу по одинаковым чек-листам — это снижает риск ошибок из-за невнимательности или различий в подходах.
- Минимизируют ошибки. В чек-листах перечислены все важные моменты, поэтому даже в условиях высокой нагрузки сотрудники могут проверить, что сделали все необходимое.
- Повышают прозрачность. Заполненные чек-листы помогают выявлять слабые места в работе, анализировать ошибки и улучшать процессы.
- Ускоряют обучение новых сотрудников. По сути, чек-листы - это пошаговое руководство, которое помогает новым сотрудникам быстрее освоить свои обязанности. Например, новичок может использовать чек-лист для приемки товара — так он точно не совершит ошибок и не упустит что-то важное.
Читайте также: Контроль обучения сотрудников
Электронные чек-листы для контроля работы склада
Если использовать бумажные чек-листы или таблицы в Excel, то получается слишком большое количество данных. Их неудобно анализировать вручную, невозможно отслеживать в режиме реального времени и быстро устранять нарушения. Все это влияет на результаты контроля.
Процесс контроля качества работы склада можно автоматизировать с помощью сервиса электронных чек-листов CheckOffice.

-
Простой интерфейс. Часто CheckOffice используют сотрудники, которые не могут быстро адаптироваться к новому сервису. С этим не возникнет проблем — CheckOffice интуитивно понятен для сотрудников любого возраста и уровня владения мобильным телефоном.
-
Работа в автономном режиме. В некоторых частях склада может плохо ловить интернет. Мобильное приложение CheckOffice работает даже без доступа к интернету. Данные обновятся, когда проверяющий выйдет в зону, где ловит сотовая связь.
-
Возможность добавить вложения. При заполнении электронных чек-листов можно добавить вложения: фото или видео, текст, поставить подпись или приложить аудиозапись. Это снижает влияние человеческого фактора.
-
Удобство отчетов и аналитики. Сервис автоматически формирует отчеты и создает понятную аналитику в режиме реального времени.
Мы проводили вебинар с Сергеем Муканом — руководителем службы предотвращения потерь складского оператора V7. На вебинаре Сергей рассказал о проблемах, которые требовалось решить в V7 с помощью чек-листов, о том, как выстроен процесс работы с проверками на складах и как в компании добились полной стандартизации процессов.


Что важно контролировать на складе?
Приемка товаров: проверять количество и качество товара, осматривать товар на наличие повреждений или брака, регистрировать поступивший товар в учетной системе.
Хранение товаров: соблюдать порядок и условия хранения (температура, влажность, освещение), контролировать размещение товаров, регулярно проверять состояние упаковки и сроки годности. Комплектация заказов: собирать товары в соответствии с заказом, подбирать позиции, упаковывать и маркировать товары.
Отгрузка товаров: проверять заказы на соответствие накладным, контролировать целостность упаковки, оформлять сопроводительные документы и регистрировать отгрузки.
Инвентаризация: сравнивать фактическое наличие товаров с учетными данными, выявлять недостачи, излишки или брак, устранять расхождения и анализировать причины их возникновения.
Безопасность и порядок: контролировать состояние оборудования (погрузчики, стеллажи, системы освещения), соблюдение норм безопасности (ограничение доступа, пожарная безопасность), поддерживать чистоту и порядок на складе.
Читайте также: Как улучшить сервис доставки?
Как контролировать работу склада по чек-листам?
Чек-листы позволяют систематизировать проверку каждого из этих параметров. Вот как это работает:
1. Контроль приемки товаров
Приемка — это первый этап, где можно допустить ошибки. Чек-листы помогут убедиться, что каждый товар проверен и соответствует накладной. Сотрудник по чек-листу фиксирует, что все позиции проверены, а проблемы (например, повреждения упаковки) сразу регистрируются и передаются на рассмотрение.
2. Контроль хранения товаров
Чек-листы помогают поддерживать порядок и контролировать соблюдение условий хранения. По ним удобно проверять исправность холодильного и другого оборудования, состояние упаковки и сроки годности.
3. Контроль комплектации заказов
На этапе комплектации важна точность сборки заказа. По чек-листам можно сверить собранные позиции с заявкой и документами, проверить правильность упаковки и маркировки.
4. Контроль отгрузки
Перед отправкой товара сотрудники по чек-листам могут проверить все детали: соответствие заказа накладной, состояние упаковки и правильность оформления документов. Это помогает избежать ситуаций, когда клиент получает неверный или поврежденный товар.
5. Контроль инвентаризации
Чек-листы структурируют процесс инвентаризации, помогают последовательно проверять зоны склада и фиксировать несоответствия. Это упрощает анализ результатов и их корректировку.
6. Контроль безопасности и порядка
С помощью чек-листов удобно регулярно проверять исправность оборудования, противопожарных систем и соблюдение санитарных норм. Их также можно использовать для контроля состояния стеллажей и других конструкций, чтобы предотвратить аварийные ситуации.
Читайте также: Контроль работы сотрудников: методы и рекомендации