Сегодня компании чаще склонны делегировать часть задач сторонним исполнителям - такой подход практикуется в сфере строительства, IT, маркетинга, безопасности и других. Это дает возможность гибко подбирать исполнителей, использовать опыт и навыки, которых нет у ваших сотрудников, экономя деньги и время. При этом, вне зависимости от сферы, важно контролировать работу подрядных организаций.
Подрядчик – это физическое лицо или компания, выполняющие работы на договорной основе.
Определите требования и критерии выбора подрядчика
Важно определить объем задач, который вы планируете доверить подрядчику, определить важные для вас критерии. Среди них могут быть:
- Портфолио. Важно тщательно изучить предыдущие работы подрядной организации, а если проекты - это физические объекты, постарайтесь оценить их вживую.
- Отзывы. Попробуйте связаться с прошлыми заказчиками подрядчика и запросить обратную связь по работе с организацией. Если такой возможности нет, стоит изучить информацию в интернете о данной организации и почитать отзывы.
- Опыт работы с конкретными технологиями и инструментами. Уточните, работал ли ранее подрядчик с инструментами, которые вы используете в вашем бизнесе. В противном случае обучение может занять немало времени.
- Разрешения и лицензии. Если деятельность требует лицензирования, убедитесь, что подрядчик располагает всеми необходимыми документами: допусками, сертификатами, разрешениями.
Как искать подрядчиков?
-
Рекомендации знакомых и коллег. Изучите опыт разных людей, послушайте их отзывы, но не спешите в процессе принятия решения: дополнительно стоит провести собственную проверку подрядчика.
-
В интернете или в СМИ. Так вы сможете оценить максимально широкое количество компаний, однако важно помнить, что вы получите ту информацию, которую самому подрядчику выгодно предоставить.
-
Конференции, выставки, форумы. На таких мероприятиях вы сможете установить контакт с представителем компании и уточнить важные подробности.
Проверьте подрядчика
Проверить подрядчика можно и самостоятельно:
- На сайте ФНС. Здесь можно получить сведения о включении организации в ЕГРЮЛ.
- На сайте ФССП. Тут можно посмотреть наличие исполнительных производств в отношении подрядчика.
- На сайте Арбитражного суда РФ. Здесь стоит проверить участие подрядчика в судебных процессах.
- В едином федеральном реестре сведений о банкротстве. Сервис показывает, не находится ли компания в стадии банкротства.
- Вестник государственной регистрации. Тут можно узнать, не принял ли потенциальный партнер решение о реорганизации либо ликвидации.
- Прозрачный бизнес. Здесь можно проверить, не является ли адрес подрядчика массовым.
- Сведения из реестра недобросовестных поставщиков. Здесь можно узнать, не включена ли компания в реестр недобросовестных поставщиков по госзакупкам.
Оцените разные варианты
На этом этапе составьте список кандидатов и свяжитесь с ними. Опишите проект в общих чертах, обозначьте свои требования и запросы, желаемые результаты, изучите коммерческое предложение каждой организации.
Не стоит выбирать подрядчика исключительно по цене. Часто стоимость проекта занижают, чтобы пройти первоначальный отбор - но зато впоследствии цена может вырасти из-за различных дополнений или форс-мажоров. В любом случае, если цена кажется вам подозрительно низкой или наоборот, высокой, попросите подрядчика подробно расписать, что входит в эту стоимость.
После отбора обсудите с оставшимися подрядчиками подробности вашего проекта и попросите подготовить предложение по решению ваших задач. Откажитесь от всех кандидатов, которые не имеют достаточного опыта и квалификации в нужной вам сфере.
В итоге в вашем списке, скорее всего, останется несколько кандидатов. Теперь можно принимать финальное решение на основе предлагаемых сроков, стоимости и различных дополнительных условий.
Составьте договор с подрядчиком
- Определите предмет договора. Документ должен конкретный объем работы и требуемый результат.
- Вознаграждение. В отличие от трудовых соглашений в данном документе указывается не заработная плата, а цена работ. К договору прилагается приблизительная или утвержденная смета.
- Срок действия договора. В договоре должны быть указаны сроки, отведенные на осуществление исполнителем своих обязательств. Если по истечении оговоренных сроков наниматель и исполнитель решают продолжить совместную работу, необходимо повторное заключение договора.
- Ответственность сторон. В тексте могут быть прописаны штрафные санкции, которые обязаны уплатить стороны в случае невыполнения обязательств.
- Материалы и инструменты для выполнения работ. Подрядчики чаще всего отвечают за обеспечение сами, и только в отдельных случаях все требуемые материалы и инструменты для реализации задач предоставляет заказчик.
Контролируйте качество работы подрядчика
Это удобно делать при помощи чек-листов.
Чтобы проверять соблюдение подрядчиками полученных инструкций, требований и сроков, можно внедрить систему контроля при помощи электронных чек-листов в CheckOffice. Так вы сможете в режиме реального времени отслеживать динамику и качество выполнения работ, а фото и видеофиксация могут стать основанием для выставления досудебных претензий подрядчику в случае необходимости.
-
Экономия времени. Процесс создания и заполнения электронного чек-листа достаточно быстрый, а полученные результаты будут сразу отправлены в личный кабинет ответственного сотрудника.
-
Достоверность данных. При заполнении электронных чек-листов можно добавить вложения: фото или видео, текстовый комментарий, поставить подпись или приложить аудиозапись. Это минимизирует влияние человеческого фактора.
-
Возможность анализировать данные. Собранные в результате проверок данные автоматически формируются в таблицы и графики, чтобы сделать восприятие информации простым и наглядным.
