Аудитор торговых точек

Говоря об аудите, большинство людей может подумать о финансовом. Однако, когда дело доходит до розничной торговли, существует множество других аудитов, которые компания должна проводить на регулярной основе. Розничные аудиты, которые иногда называют инспекциями магазинов, являются полезным инструментом для всех магазинов. 

В отличие от финансового аудита розничный аудит позволяет учитывать более широкий спектр факторов, касающихся вашего бизнеса. Вместо того, чтобы просто видеть, где теряются деньги, вы потенциально можете увидеть причины, по которым это происходит. Это позволяет решать проблемы до того, как они серьезно повлияют на чистую прибыль.

Виды торговых аудитов

Существует три вида торгового аудита:

1. Аудит предотвращения потерь — направлен на оценку того, насколько хорошо процессы, протоколы и обучение в магазине минимизируют кражи, мошенничество и убытки. 

2. Аудит мерчандайзинга — оценивает ассортимент, демонстрацию, ценообразование и рекламную деятельность в соответствии с руководящими принципами компании.

3. Аудит здоровья и безопасности — в первую очередь заинтересованы в оценке того, насколько хорошо магазин соблюдает нормативные и правовые нормы, особенно в том, что касается обработки пищевых продуктов или рабочей среды сотрудников.  

Крайне важно, как руководители подходят к аудитам. Необходимо, чтобы было понимание роли аудиторов. Результаты проверок наиболее эффективны, когда их выполняет подходящий специалист. 

Аудиторы под каждый вид рыночного аудита

Аудитор для предотвращения потерь

Аудитор по предотвращению убытков розничной торговли выполняет анализ и проверяет данные бухгалтерского учета, запасов и транзакций магазина, чтобы выявлять проблемы и обеспечить реализацию мер и программ по сокращению убытков. Находит слабые места внутреннего контроля. Рекомендует процедуры и программы для устранения недостатков внутреннего контроля и уменьшения убытков. Расследует нарушения сотрудников. 

Ключевые функции, которые выполняют розничные аудиторы:

• Оценка различных запасов во всех распределенных розничных магазинах;

• Сопоставление запасов с записями компании;

• Проверка на наличие повреждений инвентаря и имущества компании;

• Своевременная проверка складских остатков;

• Документирование и надлежащая отчетность;

• Информирование и отчетность перед руководством.

Обычно подчиняется руководителю или старшему менеджеру компании. Аудитор по предотвращению розничных убытков получает доступ к некоторым сложным задачам в рамках должностной функции. Иногда руководит несколькими аспектами работы. 

Квалификация, необходимая для того, чтобы стать аудитором по предотвращению убытков, включает степень бакалавра и сертификацию аудитора, предпочтительно по внутреннему аудиту. Необходим опыт и образование в области бухгалтерского учета или юриспруденции. 

Аудитор должен обладать сильными навыками критического мышления и вниманием к деталям. Также важны опыт управления розничной торговлей, сильные коммуникативные навыки и способность выполнять несколько задач.

Инструменты, которыми пользуется аудитор в ходе проверки, также не стоит оставлять без контроля. Бумажные списки и отчёт, написанные от руки и по памяти, не будут обладать качествами, необходимыми вашему бизнесу. Самый лучший вариант — это электронные списки, чек-листы и сервисы, приложения, такие как CheckOffice. 

Мерчандайзинговый аудит

Аудит мерчандайзинга должен проводиться «глазами потребителя», но с ведома руководителя магазина или головного офиса. Для проведения данного аудита идеально подойдут тайные покупатели. 

Тайный покупатель — это тот, кто, не афишируя, проводит исследование рынка непосредственно в месте продаж, в торговой точке. Этот сотрудник собирает конкретную информацию о розничном продавце в соответствии с заранее установленными параметрами. И составляет отчёт, исходя из согласованного контрольного списка.

Более подробно о тайном госте вы можете прочитать в нашей статье — Как проводить проверку тайным покупателем.

Аудит мерчандайзинга может быть невероятно полезным инструментом для обратной связи с лицами, принимающими решения. При оценке того, насколько магазины соответствуют стандартам организации, обеспечивают удобство совершения покупок и поддерживают приоритетные инициативы, аудит может выявить, где могут существовать организационные расхождения между стратегией и тактическим исполнением. Это помогает компаниям устранить пробелы в производительности и перестроить всех участников в отношении того, что имеет наибольшее значение для достижения стратегической цели.

Аудиты здоровья и безопасности

Для крупных торговых точек рекомендуется создать группу для проведения аудита безопасности. Каждая группа должна состоять из трех-пяти человек, представляющих различные отделы. Чтобы обеспечить нейтралитет и объективность, рекомендуется, чтобы члены команды не проверяли свой собственный отдел. 

Небольшие компании для проведения аудита могут выбрать вариант с привлечением внештатных специалистов, обладающих соответствующей квалификацией и компетентных аудиторов по безопасности. Которые должны:

• Обладать знаниями в вопросах охраны труда и техники безопасности;

• Быть независимыми, объективными и беспристрастными;

• Не подвергаться влиянию со стороны, которое может повлиять на их объективность;

• Владеть профессиональными инструментами для проведения аудита (электронные контрольные списки, сервисы чек-листов и т.д.).

Аудиты безопасности проводятся с целью выявления рисков для здоровья во время работы сотрудников и пожарной безопасности. Также проверяются места и правила хранения пищевых продуктов в точке продаж. Во время этих обследований проводится оценка соответствия применимым нормам и правилам безопасности на местах, а также выявление нарушений требований регламентирующих документов. Обеспечивают оценку соответствия рабочего места стандартам охраны труда, касающимся безопасности рабочего места и работника.

Более подробно о том, как обеспечить безопасность в магазине читайте в нашей статье — Безопасность — это важно.

Агентства для проведения аудита

Розничные аудит торговых точке могут быть финансово затратными и трудоемкими. Чтобы не привлекать своих сотрудников к проверкам, найдите специальные компании, которые проводят аудит магазинов в вашем районе. Компании, специализирующиеся на этом процессе, приезжают в ваши розничные точки, проводят аудит, обобщают результаты и предоставляют вам либо только данные аудита, либо стратегические рекомендации, основанные на их отраслевом опыте. Зачастую это выйдет дешевле, чем организовывать проверку своими силами.

Обращение к третьим сторонам может помочь сэкономить время и деньги. Но это не даёт подробного понимания того, как обстоят дела в вашем бизнесе. Аудит магазина позволяет вам исследовать собственные магазины и то, как они работают. 

Финансовый аудит

В целом финансовый аудит не относится к видам торгового аудита, но он может быть объединён с аудитом для предотвращения потерь. Финансовый аудитор — это специалист, который проверяет и анализирует бухгалтерские записи в магазинах компании. Эти специалисты проводят аудит нескольких или всех розничных магазинов сети.

Финансовые аудиторы работают независимо от какого-либо отдела, чтобы беспристрастно судить о поведении компании. Их основная роль заключается в обеспечении поддержки управления рисками и оптимизации эффективности путем выявления возможных несоответствий. Они, как правило, наиболее тесно работают с бухгалтерскими материалами, но могут также проводить аудит других аспектов бизнеса, таких как операционная эффективность, процессы проверки сотрудников, системы информационных технологий и юридическая ответственность. Внутренние аудиторы изучают политику компании, а затем сравнивают письменные правила с фактической деловой деятельностью. Они рекомендуют способы улучшить процедуры или более точно согласовать их с целями компании.

Советы для проведения эффективного аудита

3. Регулярные проверки магазинов также являются отличным способом отслеживания вашего бизнеса с течением времени, поэтому обязательно следите за прогрессом после каждого квартала и года.

4. Контрольные списки аудита — это хороший источник данных, который вы можете использовать для отслеживания долгосрочного прогресса, поэтому обязательно сравнивайте результаты аудита с проверками запасов, продажами и распределением ресурсов, чтобы получить более полную картину вашего розничного бизнеса.

Использование чек-листов CheckOffice

С помощью программного обеспечения для контроля за работой магазина можно составлять контрольные списки для розничных точек и использовать их в качестве эффективного пошагового руководства при проведении проверок магазинов. Это помогает в сборе исчерпывающих данных, чтобы легко определить условия работы в магазине, проблемные места и нарушения, которые можно отобразить в отчете.

Начните с просмотра нашей бесплатной библиотеки чек-листов для проведения проверок розничных магазинов и изменения их в соответствии с вашими потребностями. Сервис CheckOffice упрощает работу как руководителям, так и штатным сотрудникам; обеспечивает полный цикл работ по выявлению и устранению нарушений; автоматизирует работу с чек-листами с помощью мобильных устройств и позволяет:

• Осуществлять сбор данных в реальном времени;

• Контролировать ежедневные операции розничной торговли, включая чистоту и безопасность;

• Делать неограниченное количество фотографий товаров и выделять дефекты, комментируя изображения;

• Назначать корректирующие действия при несоответствии;

• Создавать исчерпывающие отчеты в режиме реального времени на своем мобильном телефоне и делиться ими со своей организацией;

• Надежно сохранять отчеты в облаке;

• Легко планировать розничный аудит.

Мобильное приложение позволяет полностью отказаться от бумажной работы и концентрироваться на действительно важных бизнес-процессах. Также упрощает хранение всех ваших данных в одном месте и снижает вероятность человеческой ошибки, часто связанной с составлением контрольных списков, выполняемых вручную.

Вывод

Аудит магазина может включать в себя множество различных элементов. Он может сосредоточиться на маркетинговых аспектах, визуальном мерчандайзинге, запасах или пути клиента. Некоторые компании могут захотеть использовать штатных аудиторов, а некоторые привлечь сторонние агентства. Главное убедитесь, что инструменты, которыми пользуются аудиторы — эффективны, такие как приложения CheckOffice.

Попробовать сервис электронных чек-листов.