Зачем нужны чек-листы предпринимателю и где их взять

Многие слышали о чек-листах, но, скорее в быту. Однако «чек-листом по подготовке детского праздника» не ограничиваются возможности этого многофункционального инструмента.

Где взять контрольные вопросы для совершенствования своего бизнеса и как они помогут развиваться делу, расскажем в статье.

Что такое чек-листы?

Чек-лист – это список контрольных вопросов, который в совокупности представляет собой инструмент, решающий сразу несколько задач.

С одной стороны чек-лист может иметь формат Read-do, что значит прочитай и сделай. В этом случае чек-лист является списком, которого должен придерживаться пользователь. С другой стороны это может быть формат Do-confirm «сделал – проверь». В этом случае исполнитель может использоваться списком контрольных вопросов для проверки своей или чужой работы.

Традиционно чек-листы не включают в себя значительное количество вопросов. Многие считают оптимальным внедрение в список не более чем 20 пунктов. Если перечень оказывается более внушительным, то обычно его разбивают на несколько чек-листов.

Для чего нужны чек-листы?

Чек-лист найдёт себе применение в любой сфере, начиная от бытовой задачи и заканчивая высокотехнологичными профессиональными отраслями, где также не обойтись без контроля.

Чек-лист поможет донести до других свои пожелания/требования, станет наглядной инструкцией, помогающей в быту. 

Список проверки перед выходом из дома (утюг, газ, ТВ выключены), перечень для сборов в отпуск, план подготовки дня рождения и так далее. 

Если говорить о том, как можно применить чек-листы в профессиональной среде, то здесь возможности ещё обширнее:

— гос.органы – активно используют списки с контрольными вопросами в процессе проверки. Налоговая, роспотребнадзор, пожарный надзор – все они приходят на объект с чек-листом.

— коммерческие компании – здесь контрольный лист помогает сотрудникам понять, что от них хочет босс и как научиться соответствовать его требованиям. А начальству быстро оценивать результат деятельности сотрудника.

— производственные предприятия – без чек-листов зачастую не обходятся производственные линии. Контрольные вопросы помогают правильно провести проверку, выявить брак, даже если для оценки нужно сравнить с идеалом множество параметров.

История использования первых чек-листов

Создание первых чек-листов принято приписывать американским пилотам. Управление самолётом по сей день представляет собой сложную систему, в которой от каждой мелочи может зависеть жизнь экипажа и пассажиров.

В 30-х годах ХХ века лётчики впервые задумались о том, как проконтролировать процесс выполнения всех задач и создали первые в мире чек-листы. Они касались 4-х этапов полёта: взлёт, полёт, этап подготовки к приземлению и процедуры после приземления.

Каждый период включал в себя перечень обязательных процедур, и чтобы проверить себя и ничего не забыть, пилоты создали первые в мире листы контроля.

В реальности вряд ли строительство пирамид, Эйфелевой башни или встречи высокопоставленных особ происходило без помощи импровизированных чек-листов. Контролировать выполнение тех или иных функций и задач нужно было во все времена.

Задачи чек-листов

Чек-лист может закрыть сразу несколько объёмных и трудоёмких задач.

1. Оценка работы персонала. Контрольный список вопросов поможет определить, насколько сотрудник компетентен, придерживается ли он корпоративных стандартов и дресс-кода, корректно ли взаимодействует с клиентами.

2. Проверка интерьера и экстерьера компании. Такие проверки регулярно проходят в торговых и бизнес-центрах, ресторанах и магазинах, офисах компаний, заботящихся о своей репутации. При помощи контрольного списка объёмная задача по оценке дробится на множество пунктов, которые достоверно и непредвзято помогают ответить на вопрос о порядке.

3. Проверка продукции. Это направление может включать в себя как обширную проверку в области пищевых продуктов, так и не касающихся питания товаров. К примеру, изделий, которые связаны с некоторой опасностью их хранения и реализации: горючих материалов, оружия, лекарственных средств. Можно создать список вопросов, который будет касаться конкретного случая, будь то проверка правильности хранения молочных продуктов или порядок в отделе, торгующем фейерверками и петардами.

4. Условия обслуживания. Чек-лист может включать в себя все самые насущные вопросы для проверки работы персонала, будь то анализ удовлетворённости обслуживанием сотрудником call-центра или оценка работы метрдотеля.

5. Проверка условий труда. Каждое предприятие, офисный центр или магазин регулярно проходят проверки различными инстанциями. Это может быть роспотребнадзор, налоговая инспекция или санэпидемнадзор. Контрольные вопросы используют сами представители гос.органов и предприниматели, которые с их помощью подготавливаются к их визиту, проверяя как соответствие нормам помещения, оборудования и продукции, так и контролируя порядок в документах.

Как использовать чек-листы

Сервис автоматизации чек-листов

Мы предлагаем вам самый прогрессивный способ использования чек-листов – платформу мобильного аудита CheckOffice.

Это современная альтернатива бумажному и табличному формату контрольных листов, которая позволяет производить оценку через приложение. Это не просто сервис с комплектом вопросов для контроля, а целый комплекс инструментов контроля работы персонала и работы над выявленными ошибками.

Но начнём с самого начала. Что лежит в основе работы с чек-листом и какие пункты обязательно должен содержать?

Выбор вопросов

Правильный выбор контрольных вопросов – это половина дела. Можно использовать универсальные чек-листы, особенно это актуально в случае стандартной проверки, ведь параметры, по которым будет оценивать компанию представитель гос.службы заранее определены и унифицированы.

Также универсальные чек-листы подойдут для тех, кто только начинает работать с таким инструментом контроля. Они помогают оперативно внедрить новшество в процесс и быстро увидеть положительные результаты.

После первых выводов, которые можно сделать на основании результатов стандартной проверки, зачастую выявляется потребность в добавлении собственных пунктов, которые касаются именно вашей компании.

К примеру, в офисе расположен большой аквариум, который всегда привлекает внимание клиентов. Можно внести в чек-лист контроля уборки и наведения порядка пункт, проверяющий чистоту этой зоны. Такие нюансы делают проверку максимально адресной и эффективной, она проходит не по «верхам», а затрагивает те моменты, которые актуальны в данном месте.

Такая возможность реализована в сервисе CheckOffice. Вы можете, как использовать собранные в библиотеке стандартные чек-листы, так и составить свой уникальный перечень, касающийся именно вашей компании.

Выбор ответственного лица

После составления чек-листа необходимо выбрать ответственного, который будет осуществлять проверку.

Интересно, что с использованием платформы CheckOffice контроль не обязательно доверять самому щепетильному ответственному лицу, ведь перечень конкретных вопросов поможет провести проверку даже человеку, который далёк от специфики отрасли.

Кроме того, сервис CheckOffice позволяет контролировать и работу самого проверяющего. К примеру, через отслеживание и фиксирование геолокации при осуществлении фотофиксации.

Выбор частоты проверки

Решите, как часто нужно производить проверку.

Разумеется, проверку работы всех систем самолёта необходимо осуществлять перед каждым взлётом, оценку чистоты зала перед каждым началом работы ресторана, а вот проверку работы провизоров сети аптек можно осуществлять раз в неделю или месяц, как выберете вы.

Можно устно выдать задание на регулярность проверки, а ответственное лицо самостоятельно (путём напоминалок на стикерах на рабочем месте или будильника в телефоне) постарается не забыть о необходимости проверки.

А можно воспользоваться платформой CheckOffice и задать интервал времени, через который проверка должна быть повторена. Так вы будете уверены, что она пройдёт вовремя.

Проведение проверки и анализ результата

CheckOffice делает проверку удобнее, ведь при помощи данного приложения можно осуществлять контроль по пунктам с помощью любого мобильного устройства. С помощью смартфона или планшета. Не нужен даже бесперебойный интернет – результат не собьется, если в ходе проверки вы зайдёте в подвальное помещение при кафе.

Для анализа результата можно использовать как привычные совещания, так и возможности Чек Офис, позволяющие проводить обсуждения с коллегами в режиме онлайн, контролировать ход проверки сразу на нескольких точках и видеть, насколько в каждой из них эффективно работают над выявленными недочётами.

Для кого нужны чек-листы

Мы уже упомянули, что чек-лист найдёт применение в любой отрасли. Однако, кому конкретно нужно внедрение чек-листов?

Владелец бизнеса

Чтобы всегда держать руку на пульсе и иметь актуальную и достоверную информацию о своём деле, нужно получать отчёты. Благодаря чек-листам можно контролировать даже разрозненные точки, одновременно отслеживая ситуацию по каждому отдельному представительству.

Управляющий

Делегирование полномочий, в том числе и по контролю – это освобождение своих ресурсов для более важных задач. Переложите эту рутину на любого сотрудника, ведь с CheckOffice с проверкой справится каждый. Система будет работать без вмешательства руководства, сами сотрудники будут наглядно видеть «слабые места» и оперативно устранять их.

Сотрудник

Чек-лист, который есть у сотрудника, – это его главный инструмент самоконтроля. Он будет помогать не забыть о важном. Сможет защитить и от недопонимания.

Клиент

В конечном итоге выигрывают все – и работники компании, и клиенты, ведь такой способ проверки позволяет увеличить качество обслуживания, сокращая расходы.

Где найти чек-листы?

Чек-листы, по которым проверяют компании представители органов государственного надзора – МЧС, Роспотребнадзор или Роструд – размещаются на официальных страницах организаций.

К примеру, чтобы найти проверочные листы, с которыми сверяются представители государственной инспекции труда, нужно зайти на сайт территориального отделения Роструда и скачать списки контрольных вопросов инспектора.

Будем объективны, формат не очень удобен, ведь представлен в виде десятков разных файлов, в каждом из которых несколько страниц. Они содержат множество бюрократических уточнений и отсылок, которые не нужны в ходе самостоятельной проверки.

В библиотеке CheckOffice также есть чек-листы для проверки соответствия нормативным актам и условиям, но уже в удобном электронном формате. Не нужно распечатывать, думать, как выделить недочёты и передать их ответственным на исправление. Нет риска потерять результаты. Все процедуры, касающиеся проверки в 1 приложении. Перейти в библиотеку готовых чек-листов.

Сервис автоматизации чек-листов

Самые прогрессивные компании уже перешли на сервис автоматизации чек-листов. Со временем он станет таким же рядовым инструментом, как сегодня текстовые редакторы на ПК.

Но пока те предприниматели, которые отслеживают появление инноваций, автоматизирующих процессы, оказываются несколько впереди. Присоединяйтесь и ощутите на себе все выгоды CheckOffice, пусть это станет вашим новым преимуществом. Попробуйте бесплатно.