За креативным подходом к привлечению посетителей многие рестораторы, однако, забывают о простых рутинных вещах, которые, тем не менее, напрямую влияют на лояльность клиентов. Такие, казалось бы, мелочи, как чистота, бесперебойная работа оборудования, освещение и многое другое формируют у посетителя впечатление о заведении. Как же не забывать обо всем «насущном» и в то же время иметь достаточно сил и ресурсов для развития бизнеса?
Сегодня все больше ресторанов переходят на модель регулярных проверок при помощи чек-листов. У персонала любого ресторана имеется ряд повседневных обязанностей, таких как подготовка оборудования, открытие / закрытие смены, проверка расстановки стульев и т.д. Большой объем задач или невнимательность могут заставить сотрудника забыть о какой-то из них. И оптимальным способом управления регулярными задачами становится внедрение чек-листов.
Чек-лист представляет собой перечень пунктов для проверки. Это список задач, которые сотрудник должен выполнить. Отмечая уже сделанное, работники видят, что еще предстоит выполнить, и не забывают ни об одной мелочи.
Грамотно подготовленные чек-листы способны решить целый ряд проблем, которые обычно становятся причиной затруднений. Среди таких проблем:
-
Отсутствие полной картины всего, что происходит в ресторане,
-
нерациональная трата времени на постоянный личный контроль;
-
отсутствие понимания слабых мест и работы над ошибками;
-
непроработанность стандартов обслуживания и выполнения персоналом регулярных задач;
-
отсутствие критериев качества.
Эти и многие другие проблемы успешно решаются при помощи чек-листов. С распространением электронных устройств и мобильных приложений больше нет необходимости в утомительном ведении бумажной документации. Вся информация по проверкам консолидируется в единой базе и доступна всем сотрудникам.
Преимущества чек-листов
Помимо удобства и экономии времени, чек-листы позволяют добиться еще нескольких ключевых целей.
-
Сформировать у персонала отчетливое представление о регулярных задачах, сроках их выполнения, критериях качества. Дать руководителю возможность оперативно отслеживать работу сотрудников, в том числе – дистанционно.
-
Мгновенно выявлять проблемные точки и реагировать на запросы.
-
Просматривать статистику и отчетность.
-
Мотивировать работников на повышение показателей и качества обслуживания – в чек-листах могут выставляться оценки, которые в дальнейшем повлияют на бонусы и\или штрафы.
-
Для сетей – выстраивать рейтинг заведений по различным критериям.
Основное преимущество использования мобильных чек-листов – это удобство и оперативность контроля. CheckOffice предлагает гибко настраиваемые чек-листы, которые могут обеспечить не только самоконтроль, но также внутренний контроль со стороны руководства и внешний контроль – с привлечением «тайных гостей».
В библиотеке CheckOffice уже есть готовые чек-листы для ресторанов. Скачать их можно совершенно бесплатно по ссылке. Все чек-листы подготовлены с учетом нюансов работы современных ресторанов и требований сферы HoReCa. Максимальное удобство и простота использования позволяют любому сотруднику без проблем научиться работать с ними:
-
Один пункт – одна задача;
-
использование простых формулировок;
-
разделение больших и сложных задач на этапы;
-
детализация заданий;
-
возможность редактирования с учетом особенностей работы конкретного ресторана.
Перед началом работы с чек-листами важно ознакомить с ними всех сотрудников, убедившись, что они правильно поняли алгоритм заполнения. При необходимости, следует настроить напоминания о заполнении. Отчетность позволит руководителю проконтролировать заполнение чек-листов.
Как CheckOffice помогает повышать сервис качества услуг?
Решения от CheckOffice уже успешно применяются в различных организациях, в том числе – в ресторанах и кафе. Простота использования и одновременно высокая эффективность позволяют быстро внедрить и с успехом применять мобильные чек-листы.
Наиболее очевидное преимущество, которое дает решение от CheckOffice – это возможность для персонала всегда помнить обо всех задачах и выполнять их согласно внутреннему регламенту. Мобильное приложение, кроме того, обеспечивает быстрый доступ к текущим и выполненным задачам с любого устройства. Чек-листы могут быть дополнены фотографиями, комментариями и другой информацией, позволяющей получить наиболее полное представление о ситуации в ресторане, выявить проблему и, при необходимости, принять меры.
Все отчёты в мобильном приложении формируются в один клик. Рассылка отчетности может быть реализована в автоматическом режиме по заранее выбранным учетным записям. Чек-листы позволяют строить отчеты по множеству различных критериев и их совокупности – таким образом, менеджер получает возможность оценить ситуацию с разных сторон.
При подготовке чек-листов можно создать различные варианты для разных сотрудников и указать ответственного за ту или иную сферу. Например, подготовить разные чек-листы для официантов, поваров, уборщиков. Это позволит дополнительно мотивировать сотрудников, у которых появится личная ответственность за каждое выполненное действие. Если сотрудники справляются со своими обязанностями хорошо, руководитель сможет поощрять их дополнительно, выплачивая премии и бонусы. Таким образом, чек-листы становятся не только списком пунктов «к действию», но и помогают улучшить качество обслуживания, уборки, готовки и др.
Еще одно неочевидное преимущество использования чек-листов – это возможность быстрой адаптации нового персонала. Обучить вновь нанятого сотрудника и полностью вовлечь его в рабочий процесс гораздо проще, если новичок будет иметь перед глазами простой и понятный список задач.
Кроме того, чек-листы позволяют выстраивать единые корпоративные стандарты – обслуживания клиентов, проверок кухни и санузлов, подготовки зала и так далее. Наличие в библиотеке готовых шаблонов позволяет не создавать чек-лист и стандарты с нуля, а подобрать подходящие и отредактировать их под свои нужды, при необходимости.
Внедрение и постоянное применение чек-листов позволяет:
-
Значительно снизить количество ошибок в работе персонала. Даже опытные обученные сотрудники при большом наплыве задач могут о чем-то забыть – чек-лист исключает такую возможность и, следовательно, не дает мелким упущениям перерасти в существенные проблемы, которые в дальнейшем негативно скажутся на обслуживании гостей;
-
структурировать информацию, «упорядочить хаос», который нередко возникает при малом штате, когда на одного сотрудника ложится большое количество задач. Наглядный чек-лист помогает каждому сотруднику видеть, что еще нужно сделать, оценивать время на выполнение каждой задачи и грамотно распределять свои ресурсы;
-
дать персоналу четкую и прозрачную систему оценок, избежав каких-либо недопониманий;
-
ускорить обучение новых сотрудников и всего персонала при внедрении каких-либо новых требований, в разы быстрее донести новый регламент до работников.
Разновидности чек-листов
CheckOffice позволяет создавать списки задач разных типов. Чек-листы могут содержать в себе обязательные или необязательные задачи. Например, среди необязательных могут содержаться те, которые сотрудник может выполнить в последнюю очередь, если у него есть время. К обязательным же относятся задачи, без которых невозможно функционирование заведения, работа оборудования и т.д. – к примеру, без проставленной отметки в пункте «Подготовить отчет» невозможно закрытие кассовой смены.
Задачи в чек-листах также могут быть оцениваемыми и неоцениваемыми. Не все действия сотрудников требуют оценки в баллах – например, простое закрытие смены достаточно отметить как выполненное, а вот качество уборки или обслуживания уже важно оценить не только с позиции «выполнено / не выполнено».
Также в чек-лист можно внести задачи, которые сотрудник должен выполнить в то или иное время. К примеру, это регламент открытия ресторана, проверки перед приходом гостей. Такие задачи важно выполнять в определенное время, поскольку в противном случае они будут уже неактуальны – например, проверить чистоту скатертей и наличие салфетниц на столах важно до прихода гостей, а не перед закрытием ресторана. Поэтому в чек-листах есть возможность выбирать период выполнения той или иной задачи, и сотрудник, следовательно, должен закрывать эту задачу именно в указанный срок. В противном случае она будет считаться невыполненной.
CheckOffice также предусматривает загрузку фотографий, иллюстрирующих качество выполнения задач. Следует отметить, что загрузка доступна исключительно с камеры устройства (смартфона или планшета). Загрузить фото из галереи нельзя – только в реальном времени. Система блокирует добавление ранее сделанных фотографий, чтобы сотрудники не могли добавлять старые фото. Загрузка только актуальных снимков позволяет менеджеру отслеживать реальные сроки исполнения задач.
Чек-листы, настроенные на то или иное время, также могут автоматически выводиться при наступлении данного периода. Это позволяет сотрудникам не запутаться в порядке выполнения задач.
Выводы
Чем меньше ошибок совершает персонал ресторана, чем отлаженнее и четче его работа, тем больше клиентов будет в заведении. Увеличить поток посетителей и минимизировать досадные ошибки помогают чек-листы, работающие на базе мобильного приложения от CheckOffice.
Грамотно составленные настраиваемые чек-листы представляют собой удобный инструмент, который помогает сотрудникам всегда помнить о своих обязанностях и вовремя их выполнять. Автоматическая подготовка отчетов по чек-листам дает возможность руководителю оперативно отслеживать работу подчиненных и при необходимости решать возникающие проблемы. Постоянное личное присутствие при этом не требуется – всю информацию можно получать онлайн.
Скачать бесплатные чек-листы для ресторанов можно в библиотеке CheckOffice тут. Все чек-листы подготовлены с учетом нюансов работы современных точек общепита и учитывают последние тренды сферы HoReCa. Информация регулярно пополняется и обновляется.
Более подробно ознакомиться с чек-листами, их возможностями, а также с мобильным приложением CheckOffice можно на сайте по ссылке. Попробуйте бесплатно сервис электронных чек-листов для вашего ресторана прямо сейчас: reg.checkoffice.ru/registration.
