Хватит постоянно решать проблемы. Нужно их предотвращать! 4 шага к повышению эффективности в компании.

Большинство компаний тратят 80% своего времени на решение проблем и только 20% на улучшение операционных процессов. Но одно лишь решение проблем всегда приведет к краткосрочным результатам, из-за подхода «исправить это», а не «предотвратить это». Главный недостаток этого подхода в том, что вы разрешаете только уже случившийся инцидент, но не разбираетесь в его причинах и не исправляете коренную проблему. Таким образом, проблемы, скорее всего, будут постоянно возникать и в будущем и забирать ваше драгоценное время. 

Мы уверены, что выигрышная стратегия в том, чтобы выявить причины проблем, наладить бизнес-процессы и контроль их выполнения и тем самым предупредить появление отклонений, избавив себя от необходимости постоянно исправлять сбои. 

Сервис CheckOffice показал себя лучшим инструментом для выявления глубинных причин и отладки бизнес-процессов в компании. Его использование может удвоить показатели производительности для совершенно разных компаний из разных секторов: ритейл (продуктовые магазины, аптеки, одежда и др.) строительство и производство, малый бизнес: как сетевой (салоны красоты, кафе, стоматологии), так и точечный.

Мы подготовили четыре несложных, но очень важных шага, следуя которым, вы сможете наладить организацию бизнес-процессов в своей компании, предотвращать проблемы и повысить эффективность бизнеса.

Шаг первый: общайтесь и слушайте

Общее понимание проблемы имеет решающее значение для налаживания бизнес-процесса. Не делайте собственных предположений и найдите время, чтобы поговорить со всеми людьми, вовлеченными в процесс в его нынешнем виде. Стремитесь понять весь путь, болевые точки и то, где обычно происходит отклонение.

Шаг второй: определите проблему 

Четко определите суть проблемы, чтобы понять, что именно необходимо улучшить или исправить. Как только вы детально определите проблему, вы сможете лучше определить цели и желаемые результаты.

Шаг третий: разберите бизнес-процесс

Установив ожидаемые цели и результаты, детально разберите сам процесс. Отойдите от привычного уклада. Посмотрите на процесс заново и пересмотрите его всю его организацию шаг за шагом. Замените неэффективные или ошибочные действия и процедуры, наладьте коммуникацию между инстанциями, установите контрольные точки и показатели.

Шаг четвертый: регулярный контроль с CheckOffice

После того, как вы создали новую процедуру или улучшили старую, наилучшим решением будет оцифровать бизнес-процесс. Он обязательно должен быть понятен, разбит на шаги, задачи, подзадачи и так далее. Теперь вы сможете контролировать каждый из пунктов с необходимой регулярностью с помощью нашего сервиса электронных чек-листов.

С CheckOffice каждый бизнес-процесс вашей компании, который необходимо контролировать, будет разбит на задачи и подзадачи. Сотрудники, ответственные за каждую из списка, будут проводить регулярные проверки, отмечая в чек-листах выявленные нарушения. Теперь любое, даже самое маленькое отклонение от важных бизнес-процессов, будет выявлено вовремя и быстро устранено (что также контролируется через приложение – можно ставить задачу по исправлению и назначать ответственных). Таким образом вероятность возникновения серьезных для компании проблем минимизируется, а вы сэкономите огромную часть времени и сможете сконцентрироваться на стратегических задачах.

Помните – решение проблем, конечно, проще в краткосрочной перспективе, но, если вы хотите отойти от реактивной культуры и внедрить долгосрочные изменения, которые положительно повлияют на эффективность и прибыль вашего бизнеса, пришло время улучшать и контролировать бизнес-процессы.