За кулисами каждого успешного заведения стоит четко выстроенная система контроля: от соблюдения санитарных норм до качества приготовления блюд. Но как обеспечить стабильно высокий уровень работы, особенно если у вас несколько точек?
В статье рассказываем, какие аспекты важно контролировать в пиццерии и как электронные чек-листы помогают это делать эффективно.
Что нужно контролировать в пиццерии
Качество продуктов и сроки годности
Свежесть ингредиентов — основа вкусной пиццы и безопасности гостей. Представьте ситуацию: в холодильнике лежит моцарелла с истекшим сроком годности, а повар по невнимательности использует её для приготовления. Результат — риск отравления гостей и репутационный ущерб для заведения.
Поэтому важно ежедневно проверять сроки годности всех продуктов на складе и в производственных зонах, контролировать температурный режим в холодильниках и морозильных камерах, следить за качеством заготовок, приготовленных вручную. Например, тесто должно иметь правильную консистенцию и храниться при определенной температуре, иначе пицца получится не такой воздушной, как ожидают гости.
Технология приготовления
Гости приходят за определенным вкусом, который должен быть одинаковым в любой день и в любой точке сети. Если в одном заведении пицца «Маргарита» получается идеальной, а в другом — пересушенной или недопеченной, это разрушает доверие к бренду.
Нужно контролировать соблюдение рецептур и граммовок, правильность приготовления теста, температурные режимы выпечки. Например, классическая неаполитанская пицца должна выпекаться при температуре 400-485°C всего 60-90 секунд. Отклонение даже на 20-30 градусов может испортить результат.
Санитарные нормы и чистота
Чистота на кухне — это не только требование законодательства, но и репутация заведения. Грязная вытяжка, немытые рабочие поверхности, просроченные медицинские книжки у сотрудников — всё это может привести к штрафам от Роспотребнадзора и закрытию заведения.
Важно следить за состоянием рабочих поверхностей, оборудования, вытяжек, контролировать соблюдение графиков уборки и дезинфекции. При этом нужно учитывать нюансы: например, загрязнения, появившиеся в ходе рабочего процесса, — это нормально, а вот отсутствие генеральной уборки по графику — уже серьезное нарушение.
Работа оборудования и состояние зала
Неисправная печь или холодильник могут остановить работу всего заведения. Если холодильник сломается ночью, к утру все полуфабрикаты придется выбросить — это прямые убытки. Поэтому нужно регулярно проверять исправность печей, холодильного оборудования, тестомесов, контролировать температурные показатели.
Не менее важно состояние зала: чистота столов и стульев, исправность мебели и техники. Например, если у вас есть электронное меню с QR-кодами, нужно проверять, чтобы коды были доступны и работали. Обшарпанные стулья, сломанные кнопки вызова официантов — всё это портит впечатление гостей.
Традиционные методы контроля и их ограничения
Классический подход к контролю пиццерии — это личные визиты менеджера с бумажными чек-листами. Он приезжает в заведение, проходит по всем зонам, делает пометки в блокноте или распечатанных формах, фотографирует нарушения на телефон.
Такой подход работает, пока у вас одна-две точки. Но когда сеть растет, начинаются проблемы. Один менеджер физически не может проверять десятки заведений ежедневно. Бумажные чек-листы теряются, портятся, их сложно систематизировать. Заведения могут ждать отчет о проверке несколько дней, а за это время ситуация уже изменится. И главное — невозможно быстро увидеть динамику, сравнить точки, выявить системные проблемы.
Именно с такой ситуацией столкнулась федеральная сеть ресторанов ПиццаФабрика, когда количество заведений начало активно расти.
Как ПиццаФабрика перешла на цифровой контроль
ПиццаФабрика — это федеральная сеть семейных ресторанов с доставкой, основанная в 2011 году в Вологде. Сейчас сеть состоит из 53 заведений в 26 городах страны. Когда точек было немного, менеджер качества лично приезжал в заведения, проверял соблюдение стандартов и заполнял бумажные чек-листы. Но с каждым годом заведений открывалось всё больше, и контролировать рестораны таким способом становилось невозможно.
Компания начала искать сервис для оцифровки процесса контроля. Главные критерии были простыми: удобный интерфейс, гибкая настройка чек-листов, балльная система оценки и понятная аналитика. В итоге выбор пал на CheckOffice.
От бумажных чек-листов к цифровому контролю: как в сети ресторанов ПиццаФабрика сократили количество нарушений на 75%
Как организованы проверки в сети
В ПиццаФабрике проверками занимается отдел контроля качества из восьми сотрудников. Они проводят аудиты в нескольких форматах:
Онлайн-проверки по видеосвязи. На предприятие направляется ссылка на подключение, и любой свободный сотрудник заведения присоединяется к звонку. Менеджер качества по видеосвязи «проводит» работника по ресторану, говорит, куда подойти и что показать. Так проверяют сроки годности, качество заготовок, санитарное состояние помещений, исправность оборудования, наличие документации. Такая проверка занимает 2-3 часа в зависимости от размера заведения.
Видеообзоры от сотрудников. Работники заведений снимают на телефон видеообзоры и присылают их в отдел контроля. Менеджеры просматривают ролики и оценивают параметры по чек-листу в CheckOffice. Так контролируют чистоту рабочих мест и сроки годности продуктов.
Видеоконтроль по камерам. Два раза в месяц отдел контроля подключается к видеокамерам ресторана и по чек-листу оценивает технологические процессы и работу сотрудников. Камеры помогают увидеть то, что нельзя отследить во время онлайн-проверки — например, технологию приготовления блюд. Сотрудники не знают, что в конкретный момент на них смотрят, поэтому работают в привычном формате.
Офлайн-проверки. Минимум раз в год менеджер контроля качества лично выезжает на предприятие. Такая проверка обычно более углубленная: можно лично попробовать полуфабрикаты, оценить нюансы приготовления, пообщаться с командой.
Балльная система и работа с нарушениями
В сети используют систему оценки 0-3-5-20 баллов. За легкое нарушение снимают 3 балла, за весомое — 5 баллов, за критичное — 20 баллов. Для успешного прохождения проверки нужно набрать минимум 93% от общего количества баллов. Если выявлено критичное нарушение на 20 баллов, проверка автоматически считается непройденной.
На каждое выявленное нарушение внутри CheckOffice ставится четкая задача с конкретными сроками. Это может быть «здесь и сейчас» — например, когда нужно что-то быстро отмыть. Если же это более серьезная задача, например, поломка оборудования, то учитывают влияние внешних факторов: как быстро доставят новое оборудование или когда приедет мастер.
Задачи назначаются на шеф-повара или управляющего, которые затем делегируют их внутри команды. Решение задачи фиксируется с фото-подтверждением и отправляется в отдел контроля. Там отсматривают результат и либо закрывают задачу, либо отправляют на доработку. Вся история работы с нарушениями хранится в одном месте.
Самоконтроль для заведений
Все чек-листы находятся в свободном доступе, поэтому предприятия могут самостоятельно проводить проверки. Это снижает уровень стресса сотрудников — они понимают, по каким параметрам оценивают их работу. Чек-листы самоконтроля также помогают готовиться к сменам: сотрудник может прийти утром и проверить заготовки, сроки годности и другие параметры.
Такие проверки назначаются автоматически на начало и конец смены. Это упрощает работу отдела контроля качества — заведения находятся в разных часовых поясах, поэтому сложно каждый день вручную назначать проверки.
Результаты внедрения
За год работы с электронными чек-листами ПиццаФабрика добилась впечатляющих результатов:
Количество проверок выросло с 50 до 200-300 в месяц. Раньше не было возможности увидеть полную картину работы заведений, теперь каждая точка проверяется регулярно.
Количество нарушений по технологиям приготовления сократилось на 75%. Сотрудники стали внимательнее, зная, что их работу регулярно проверяют в разных форматах.
Среднее время проведения проверки сократилось на 49%. Не нужно заполнять бумажные формы и вручную обрабатывать данные — всё фиксируется в системе моментально.
Результаты проверок стали доступны моментально. Раньше заведения ждали отчет до трех дней, теперь видят результаты сразу после завершения аудита и могут оперативно устранять нарушения.
Появилась прозрачная история работы с нарушениями. Можно посмотреть, что было три-шесть месяцев назад, оценить прогресс, выявить системные проблемы. Это особенно полезно для новых управленцев или шеф-поваров — они могут изучить результаты предыдущих проверок и понять слабые места.
Ключевые возможности электронных чек-листов
Опыт ПиццаФабрики показывает, какие возможности электронных чек-листов наиболее важны для контроля пиццерии.
Гибкая балльная система
Каждому пункту чек-листа присваивается вес в баллах в зависимости от критичности нарушения. Например, небольшое загрязнение в труднодоступном месте — это 3 балла, а просроченный продукт на линии — 5 или даже 20 баллов. Такая система позволяет объективно оценивать работу заведений и фокусироваться на действительно важных проблемах.
Автоматическое создание задач
На каждое выявленное нарушение система создает задачу с конкретным сроком исполнения. Задача назначается ответственному сотруднику, который должен устранить проблему и прикрепить фото-подтверждение. Это исключает ситуации, когда нарушение зафиксировали, но забыли исправить.
Прикрепление фото и видео
Все доказательства нарушений и их устранения хранятся в одном месте. Например, если менеджер зафиксировал грязную вытяжку, он прикрепляет фото. Когда сотрудник заведения устраняет нарушение, он также прикрепляет фото чистой вытяжки. Это помогает избежать споров и отследить реальное качество работы.
Автоматическое назначение проверок
Можно настроить регулярные проверки (ежедневные, еженедельные, ежемесячные), и система будет автоматически назначать их на нужных сотрудников с учетом часовых поясов. Это особенно важно для федеральных сетей, где заведения работают в разных регионах.
Как начать работу с электронными чек-листами
Переход на цифровой контроль не требует критичных изменений. Вот пошаговый план:
Определите, что нужно контролировать. Составьте список всех процессов и зон, которые требуют регулярной проверки. Начните с самого критичного: сроки годности, технология приготовления, санитарные нормы.
Создайте структуру чек-листов. Для каждой категории разработайте детальный чек-лист с конкретными пунктами проверки. Определите критичность каждого пункта и присвойте баллы. Не делайте чек-листы слишком длинными — если в нём 200 пунктов, сотрудники будут тратить на проверку несколько часов.
Выберите платформу. Используйте специализированный сервис для цифрового контроля, который позволяет создавать чек-листы с гибкой логикой, проводить проверки в разных форматах, автоматически назначать задачи и формировать аналитику.
Обучите команду. Проведите обучение для менеджеров и сотрудников заведений. Покажите, как работать с приложением, заполнять чек-листы, создавать задачи и прикреплять фото. Объясните, зачем нужны проверки — не для наказания, а для улучшения работы.
Запустите пилотный проект. Начните с одной-двух точек, протестируйте процесс, соберите обратную связь и внесите корректировки. Возможно, вы поймете, что какие-то пункты чек-листа избыточны, а какие-то, наоборот, нужно добавить.
Масштабируйте на всю сеть. После успешного пилота внедрите систему во всех заведениях. Настройте автоматическое назначение проверок и интегрируйте результаты в KPI сотрудников.
Частые ошибки при внедрении цифрового контроля
Контроль ради контроля. Цель проверок не наказать, а помочь улучшить работу. Если сотрудники воспринимают проверки как инструмент давления, они будут сопротивляться. Фокусируйтесь на устранении нарушений, а не на поиске виноватых.
Отсутствие обратной связи. Если сотрудники не понимают, зачем нужны проверки, они будут воспринимать их как дополнительную нагрузку. Объясняйте цели, показывайте результаты, отмечайте прогресс.
Игнорирование данных. Собирать данные недостаточно — нужно их анализировать и принимать управленческие решения. Если вы видите, что в одном заведении постоянно нарушают технологию приготовления, возможно, нужно провести дополнительное обучение или заменить оборудование.
Слишком жесткие критерии. Важно учитывать нюансы. Например, загрязнения, появившиеся в ходе рабочего процесса, — это нормально. А вот отсутствие генеральной уборки по графику — уже серьезное нарушение. Балльная система должна отражать реальную критичность проблем.
Заключение
Контроль работы пиццерии — это не разовая акция, а постоянный процесс, который требует системного подхода. Электронные чек-листы помогают проводить больше проверок с меньшими затратами времени, получать объективные данные о работе заведений, быстро выявлять и устранять нарушения, формировать культуру качества в команде.
Опыт ПиццаФабрики показывает: переход от бумажных списков к цифровым решениям — это необходимость для современного ресторанного бизнеса. Сеть сократила количество нарушений на 75% и ускорила процесс контроля почти в два раза.
Начните с малого, протестируйте подход на одной точке, и вы увидите, как меняется качество работы и отношение сотрудников к стандартам. Готовые чек-листы для ресторанного бизнеса помогут быстро запустить систему контроля и адаптировать её под ваши процессы.
