Проверки ГИТ проводятся согласно регламенту, установленному законодательством РФ. Соответственно, работники трудовой инспекции обязаны этого регламента придерживаться. Порядок осуществления проверок определяется следующими основными нормативно-правовыми актами:
- Приказ Роструда от 13.06.2019 №160 "Об утверждении Административного регламента осуществления Федеральной службой по труду и занятости федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права",
- Федеральный закон от 26.12.2008 №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».
Успешное прохождение проверки во многом зависит от двух факторов: насколько хорошо работодатель осведомлен о тех правилах, которые должны соблюдать инспекторы, и сумел ли он должным образом подготовиться к их визиту. Под последним, прежде всего, понимается наличие всей необходимой документации, включая локальные нормативные акты, трудовые книжки работников, графики работы и отпусков, ведомости и др.
Виды проверок
Законодательно закреплены два типа проверок ГИТ: плановые и внеплановые.
Плановые проверки выполняются в отношении юридических лиц с определенной периодичностью. Такая проверка может быть документарной либо выездной. В случае документарной проверки компания или индивидуальный предприниматель обязаны в ответ на распоряжение ГИТ направить контролирующим органам требуемый пакет документов.
Документарная проверка проводится в местном отделении ГИТ. Документы на такую проверку подаются либо в формате заверенных бумажных копий, либо в электронном виде. Организация или ИП обязаны предоставить документы в срок не позднее, чем за 10 рабочих дней с момента получения соответствующего требования.
В большинстве случаев Государственная инспекция труда выполняет именно документарные проверки. Однако Федеральный закон №294-ФЗ (ст. 12) определяет перечень случаев, в которых обязана быть проведена выездная проверка:
- при выполнении документарной проверки нет возможности убедиться в том, что содержащиеся в предоставленной документации сведения являются полными и достоверными,
- контролирующий орган не может оценить, насколько деятельность организации или ИП соответствует требованиям законодательства, в рамках документарной проверки.
Выездные проверки осуществляются по месту фактического нахождения организации или ИП.
Чтобы узнать, будет ли проведена проверка в отношении вашей организации, достаточно зайти на официальный сайт Генпрокуратуры РФ. Каждый год прокуратура утверждает перечень плановых проверок, который публикуется в свободном доступе. Поиск в перечне осуществляется по наименованию организации (в случае с ИП – по фамилии), по ИНН или ОГРН.
Внеплановые проверки ГИТ – это проверки, которые инициированы по факту выявления нарушений в сфере соблюдения трудового законодательства, в том числе нарушений, которые повлекли за собой угрозу причинения или фактическое причинение вреда жизни и здоровью сотрудников. Источниками сведений о таких нарушениях, которые трудовая инспекция учитывает, являются:
- данные, поступившие от органов власти,
- информация из СМИ,
- личные заявления граждан, ИП и юрлиц,
- обращения сотрудников, содержащие указания на нарушения трудовых прав либо просьбу о проверке условий труда в конкретной организации.
- Также внеплановая проверка ГИТ может быть проведена на основании:
- распоряжения руководителя Федеральной трудовой инспекции,
- требований прокуратуры, подготовленных на основании поступивших заявлений граждан.
Чаще всего внеплановые проверки инициируются именно сотрудниками, которые направляют жалобы на нарушение своих трудовых прав в надзорные органы. Исключение составляют анонимные обращения, которые во внимание не принимаются.
Максимальная длительность проверок зависит от типа организации и масштаба бизнеса. Так, в отношении микропредприятий проверка длится не более 15 часов, в отношении субъектов малого бизнеса – до 50 часов, а в отношении компании с множеством филиалов может продолжаться до 2-х месяцев.
Категория рисков предприятия
На периодичность проверок ГИТ влияет так называемая категория риска, которая присваивается организациям. Риск-ориентированный подход установлен Постановлением Правительства от 05.07.2017 № 801 и ст. 8.1 Федерального закона №294-ФЗ от 26.12.2008 г. Категория риска присваивается в зависимости от того, насколько существенные нарушения Трудового кодекса РФ допущены организацией. Таким образом, предприятия с наиболее вероятными тяжелыми нарушениями оказываются в поле пристального внимания инспекторов, а количество проверок добросовестных работодателей, наоборот, снижается.
Всего существует 5 категорий риска:
- Высокий – проверки раз в два года,
- значительный – проверки раз в три года,
- средний – проверки раз в пять лет или реже,
- умеренный – проверки раз в шесть лет или реже,
- низкий – нет плановых проверок.
Чек-листы как способ проверки
При осуществлении проверок инспекторы ГИТ пользуются так называемыми проверочными листами. Такой лист содержит перечень вопросов, ответы на которые отражают, насколько точно организация соблюдает требования трудового законодательства.
Легче всего подготовиться к проверке, если знать, на какие вопросы придется отвечать. С этой целью сервис CheckOffice подготовил обширную библиотеку бесплатных чек-листов, соответствующих ГИТ. Используя эти материалы, можно оперативно выявить пробелы в подготовке к ГИТ.
Чек-листы разработаны в строгом соответствии с Приказом Роструда от 10.11.2017 №655 "Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права". Используя их, руководитель может значительно упростить выявление и устранение нарушений.
Этой же цели служит и сам сервис мобильного аудита CheckOffice. Сервис обеспечивает полный цикл работ по выявлению и устранению нарушений, автоматизирует работу с чек-листами с помощью мобильных устройств и позволяет:
- Контролировать соблюдение стандартов компании и качество работы сотрудников;
- ускорять получение и передачу информации;
- оптимизировать время работы персонала;
- повышать производительность труда.
На что обратить внимание, готовясь к проверкам ГИТ?
Трудовые инспекторы, в первую очередь, проверяют следующие основные документы:
- Трудовые договоры с работниками, а также приложения к этим договорам,
- трудовые книжки сотрудников,
- штатное расписание,
- графики рабочего времени и отпусков,
- личные дела сотрудников,
- учетные книги, отражающие расход бланков трудовых книжек и вкладышей к трудовым книжкам,
- табели учета рабочего времени,
- нормативные документы предприятия, акты и приказы.
В этот список могут быть внесены изменения – инспекторы ГИТ имеют право требовать и иные документы.
Предупреждение о проведении плановой проверки должно быть направлено в адрес юридического лица не позже, чем за 3 рабочих дня до даты проверки. О внеплановой проверке сообщается не позже, чем за 24 часа до ее начала.
Нюансы проверок ГИТ
Чем лучше работодатель знает свои права и нюансы выполнения проверок ГИТ, тем выше у него шансы избежать штрафов и успешно пройти проверку. Инспекторы – тоже люди и могут совершать ошибки, а любая такая ошибка впоследствии может сыграть важную роль в вопросе привлечения работодателя к ответственности за выявленные нарушения.
Что имеет право и должен делать работодатель при проверке?
- Потребовать у инспекторов предъявить служебные удостоверения, чтобы проверить, имеют ли они право действовать от имени ГИТ.
- Получить у инспекторов копию распоряжения о выполнении проверки. Копия должна быть заверена печатью руководителя контролирующего органа или его заместителя.
- Лично присутствовать во время проверки и давать ответы на вопросы инспекторов.
- Изучать заключения инспекторов и акт проверки, выражая несогласие по спорным пунктам при необходимости.
- Привлекать уполномоченных по защите прав предпринимателей для участия в проверке.
По завершении проверки инспекторы подготавливают акт, оформляемый по стандартизированному образцу в двух экземплярах. Работодатель имеет право проконтролировать составление акта, ознакомиться с его содержанием и в случае появления замечаний – отразить это в документации.
Наиболее часто инспекторы допускают следующие ошибки:
- Нет оснований для выполнения проверки,
- нарушены сроки уведомлений о начале проверки,
- нарушены сами сроки проверки,
- отсутствует заверенный печатью приказ о начале проверки,
- проверки составляется некорректно либо не составляется вовсе,
- проверка выполняется в отношении организации или ИП, не включенных в план проверок на текущий год.
Проверки при Covid-19
В 2020 и 2021 годах в связи с пандемией COVID-19 были введены льготные правила осуществления проверок ГИТ в целях соблюдения мер по недопущению распространения коронавирусной инфекции. Проверки организаций и ИП проводятся дистанционно в тех случаях, когда это возможно. Плановые проверки могут быть заменены инспекционными визитами.
План проверок на 2021 год также исключает организации, относящиеся к малому бизнесу. В том случае, если такая организация по ошибке была включена в плановый перечень проверок на 2021 год, ее руководитель имеет полное право обратиться в контролирующий орган, подав заявление с просьбой исключить данную организацию из перечня.
Эти изменения закреплены в Постановлении Правительства РФ № 1969 от 30.11.2020 года.
Вывод
Проверки по ГИТ могут стать неприятностью даже для предприятия, строго соблюдающего нормы ТК РФ – если руководство этого предприятия не знакомо с требованиями трудовых инспекторов. Отсутствие нарушений не является залогом благополучного прохождения проверки. Зачастую инспекторы налагают на компанию или ИП штраф за незначительные недочеты в документах.
Чтобы этого избежать, важно грамотно подготовиться к ГИТ – понять, что именно будут проверять инспекторы, подготовить все необходимые документы и привести их в порядок. Поможет не запутаться в требованиях удобный сервис CheckOffice. Электронные чек-листы позволят быстро определить ключевые требования и проверить, насколько организация соответствует им.
Попробуйте чек-листы, отражающие требования инспекторов ГИТ и проводите проверки с помощью мобильного аудита CheckOffice. Все чек-листы уже адаптированы в сервисе.
