По своей сути чек-лист кафе или ресторана представляет собой список пунктов, согласно которым ведется проверка. Проверяться может работа персонала, качество обслуживания, состояние той или иной зоны (кухня, зал, санузел, кальянная и т.д.) и ее соответствие санитарным нормам и так далее. Найти чек-листы для ресторана можно тут. В чек-лист также может быть включена проверка полноты исполнения сотрудниками своих обязанностей.
Что такое аудит ресторана по чек-листам?
Регулярное проведение аудита ресторана или кафе – важная задача, позволяющая своевременно обнаруживать недочеты и проблемные точки. В современных условиях высокой конкуренции даже мелочь может стать причиной негативных отзывов и низкой лояльности покупателей, поэтому руководству важно уделять внимание всем нюансам, от качества блюд до внешнего вида официантов.
Своевременное выявление нарушений не позволяет им перерасти в серьезные проблемы, угрожающие бизнесу. Кроме того, регулярный аудит дает возможность быть всегда готовыми к проверкам со стороны надзорных ведомств.
Чем качественнее обслуживание и блюда в заведении, тем с большей охотой его посещают. А постоянные посетители, в свою очередь, не только обеспечивают ресторану или кафе приток денежных средств, но и всегда рады рекомендовать полюбившееся заведение своим друзьям и знакомым. Поэтому важно «держать руку на пульсе» и следить, чтобы обслуживание было безупречным, чистота – безукоризненной, а блюда – наивысшего качества.
На сегодняшний день наиболее удобным и, главное, оперативным способом выполнения аудита является мобильный аудит по чек-листам. Мобильный аудит ресторана или кафе, проводимый при помощи электронных чек-листов, позволяет отказаться от неудобных бумаг и сохранить все данные в единой системе. Сами же проверки выполняются сотрудниками на персональных мобильных устройствах (смартфонах или планшетах), сведения с которых передаются в облачное хранилище. Доступ к хранилищу может получить руководитель в любое удобное ему время – нет необходимости для этого лично приезжать на точку и забирать бумаги или изучать обстановку на месте. Результаты проверок загружаются в хранилище вместе с фотографиями и видео. Фото– и видеоотчеты дают возможность получать исчерпывающее представление о состоянии заведения.
Удобство такой консолидации также заключается в том, что она позволяет собирать расширенную отчетность и выполнять аналитику – по разным периодам времени и в разных разрезах. Множество отчетов может быть построено системой автоматически, а наглядность полученных данных позволяет быстро оценить не только проблемные зоны, но и тенденции развития заведения. Все это, безусловно, значительно превосходит традиционный анализ бумажной отчетности. Кроме того, данные в облаке хранятся на защищенном сервере, что исключает их утерю.
Попробуйте сервис автоматизации мобильного аудита – checkoffice.ru.
Помимо перечисленных преимуществ, проведение проверок с помощью чек-листов позволяет:
-
Выполнять проверки незаметно – например, если задачу аудита берет на себя тайный гость. Работа тайного гостя при этом становится максимально простой – сбор данных выполняется быстро и не привлекает внимания, что очень важно для обеспечения естественного отношения персонала к такому клиенту;
-
работать с сервисом в автономном режиме – данные о проверке могут сохраняться на устройстве локально, а при восстановлении соединения передаются в облако,подтверждать геолокацию – сервис позволит удостовериться в том, что проверяющий сотрудник действительно находится в заведении;
-
подтверждать дату начала и окончания проверки, а также ее длительность.
Разновидности чек-листов для ресторанов и кафе
Чек-листы, предназначенные для использования в заведениях общепита, могут быть различными и затрагивать разные стороны ведения бизнеса, разные процессы и подразделения. Существуют как комплексные чек-листы, позволяющие оценивать работу всей точки в целом, так и более узконаправленные, нацеленные на проверку работы кухни, официантов, поваров, охранников, на оценку санитарного состояния тех или иных помещений, состояния оборудования и так далее. Специфика работы конкретного заведения дополнительно накладывает свой отпечаток, поэтому чек-листы для кафе, бистро, паба или пиццерии будут различаться.
Приведем несколько примеров тех критериев, которые используются в оценке:
-
проверка экстерьера заведения – состояние фасада, входной группы, окон и витрин, состояние летней веранды (при ее наличии), состояние прилегающей территории, наполненность урн, чистота площадки перед зданием и т.п.,
-
контроль санитарии и предписаний надзорных органов – санитарное состояние санузлов и служебных помещений, чистота, наличие средств гигиены, исправная работа сантехнического оборудования,
-
чек-лист кухни – соблюдение норм и правил хранения продуктов, отсутствие загрязнений на рабочих поверхностях, отсутствие плесени и вредителей,
-
чек-лист бара – состояние посуды, наличие напитков из барной карты,
-
чек-лист администратора – контроль исполнения персоналом служебных обязанностей, проверка соблюдения правил пожарной безопасности, наличие необходимой документации и инструкций и т.д.
Аудит ресторана по чек-листам может выполняться как руководством заведения, так и специально нанятыми аудиторами или же силами самих сотрудников. В последнем случае самопроверка должна проводиться так, чтобы была исключена возможность загрузки сотрудниками материалов, не соответствующих действительности. С этой целью, к примеру, в сервисе мобильного аудита CheckOffice реализована защита от загрузок изображений и видео из галереи устройства. В тех случаях, когда подтверждение проверки требует загрузки фотографии или видеозаписи, сделать это можно только в режиме реального времени, включив камеру. В противном случае, проверка не может считаться пройденной.
Можно выделить также чек-листы для внутренних и внешних проверок. Внутренние проверки выполняются сотрудниками, которые имеют доступ ко всем помещениям заведения, включая служебные. Внешние проверки – это проверки со стороны так называемых тайных гостей. Такие люди не могут попасть на «внутреннюю кухню», поэтому их чек-листы концентрируются на направлениях оценки обслуживающего персонала, качества обслуживания, гостеприимства, чистоты гостевых санузлов, качества и скорости подготовки блюд.
Типы оценок в чек-листах могут быть различными. Это и простой ответ "да\нет", и определенное количество баллов по заданной шкале, и некое числовое значение, и выбор каких-либо вариантов из списка, и простой комментарий. Также электронный чек-лист позволяет подсчитать итоговый результат в балльном или процентном выражении. В ходе аудита проверяющее лицо выставляет ту или иную оценку по каждому пункту (либо пишет комментарии, прикладывая подтверждающие фото– и видеоматериалы), затем эти оценки суммируются. По окончании проверки отчет по ней передается менеджеру заведения или руководству, которое принимает меры согласно выявленным нарушениям.
Электронные чек-листы удобны также тем, что дают возможность всем сотрудникам, имеющим доступ к конкретной проверке, добавлять свои комментарии, отвечать на замечания, объяснять причины возникновения нарушений и отчитываться о сроках их устранения и так далее. Такое взаимодействие позволяет наглядно демонстрировать «работу над ошибками». При этом все сведения об устранении проблем фиксируются в истории переписки.
Как проводить аудит?
Как организовать работу по проведению проверок и контролю в ресторанах или кафе с помощью чек-листов? Современные сервисы мобильного аудита позволяют делать это максимально быстро и удобно. Электронный чек-лист – это некий список из «точек контроля», сформулированных максимально просто и понятно. Каждый пункт чек-листа представляет собой результат выполнения той или иной операции, которая входит в должностные обязанности конкретного сотрудника. Например, при открытии смены в чек-листе администратора могут присутствовать такие пункты: "столы и стулья в зале аккуратно расставлены", "на всех столах имеются салфетницы", "гостевой санузел чист, жидкое мыло и бумажные полотенца в наличии".
Чек-листы работников – это не столько метод надзора и контроля, сколько помощник. Они помогают сотрудникам подготовиться к работе или закрыть смену, ничего не забыв и не упустив. Чек-листы разрабатываются отдельно для сотрудников, занятых на разных процессах, чтобы не содержать ничего лишнего. Конечная задача чек-листа – помочь сотруднику проконтролировать полноту и качество своей работы, соблюдение стандартов и правильность исполнения обязанностей.
Одно из ключевых преимуществ работы по чек-листам – это минимизация так называемого человеческого фактора. Даже самый внимательный и опытный сотрудник может о чем-то забыть, особенно если речь идет о закрытии смены, когда за плечами долгий рабочий день. А невыполнение какие-то обязательной мелочи может нанести непоправимый вред заведению. Незакрытое окно, не включенная на ночь сигнализация, оставшаяся без присмотра работающая плита – продолжать можно долго. Использование чек-листов исключает такие проблемы. Более того – электронные чек-листы можно привязать к закрытию смены, и тогда сдать отчет не получится, пока все операции не будут выполнены, а фото– или видеоотчет в реальном времени не будет приложен. А это уже гарантирует, что сотрудник ничего не забудет. Кроме того, промежуточные руководящие звенья – менеджеры и шеф-повара – не будут отвлекаться на то, чтобы каждый раз напоминать персоналу о его обязанностях.
Как создать правильный чек-лист?
Оптимальный принцип построения чек-листа – это принцип «одна операция – один пункт». Например: "проверка исправности кухонного оборудования пройдена". Не стоит добавлять в один и тот же пункт несколько операций, поскольку это сделает чек-лист размытым и непонятным.
Формулировки должны быть утвердительными. Это означает, что сотрудник, отмечая тот или иной пункт "галочкой", как бы подтверждает – да, сделано. А поскольку чек-листы обычно персонализированы, то всегда можно отследить, какой сотрудник за что таким образом "расписался". Это создает дополнительную мотивацию на качественное выполнение работы.
Подготовленный чек-лист нужно проверить – обсудить с сотрудниками все пункты, убедиться в их понятности, а затем в течение 2-3 дней понаблюдать за проведением аудита по такому чек-листу, собрать обратную связь и, при необходимости, что-то подкорректировать.
Как выполнять аудит с помощью электронных чек-листов?
Аудит кафе или ресторана и контроль бизнес-процессов проще всего выполнять при помощи чек-листов, подготовленных специалистами в этой сфере. Сервис мобильного аудита CheckOffice разработал десятки готовых чек-листов, подходящих для различных заведений общепита и учитывающих все актуальные требования, в том числе – критерии проверки Роспотребнадзора. Бесплатно скачать эти чек-листы можно в электронной библиотеке по ссылке тут. Это позволит не тратить время и силы на создание списков проверок с нуля.
Чек-листы регулярно обновляются и дополняются. Кроме того, все они являются гибко настраиваемыми, что позволяет редактировать их под задачи конкретного бизнеса.
Сервис мобильного аудита на основе чек-листов CheckOffice сегодня используется десятками компаний, которые с его помощью сумели оптимизировать бизнес-процессы и повысить производительность сотрудников.
Сервис упрощает работу как руководителям, так и штатному персоналу, помогает оперативно выявлять и устранять нарушения, автоматизирует работу с чек-листами с помощью мобильных устройств и позволяет решать ряд ключевых задач:
-
Контролировать соблюдение стандартов компании и качество работы сотрудников;
-
ускорять получение и передачу информации;
-
оптимизировать время работы персонала;
-
повышать производительность труда.
Более подробно с сервисом можно познакомиться тут: reg.checkoffice.ru/registration.
