Кто такой супервайзер и чем он занимается?
Супервайзер – это специалист, который осуществляет контроль над торговыми представителями и мерчендайзерами. Его ключевая задача – проследить за тем, как эти сотрудники выполняют свою работу. В компетенции супервайзера – обеспечение подчиненных ему сотрудников промо-материалами, образцами продукции, схемами раскладки, а также слежение за тем, чтобы сотрудники работали в надлежащих условиях. Также супервайзер обращает внимание на внешний вид подчиненных, на их поведение и взаимодействие с клиентами, на то, насколько успешно они выполняют свои обязанности. Если какой-то из сотрудников не справляется со своими задачами, то супервайзер может принять решение об увольнении такого сотрудника.
Кроме этого, под контролем супервайзера находится и проведение рекламных кампаний, акций, розыгрышей и т.д. Продвижение товаров и результаты пиар-акций отслеживаются супервайзером, и на их основании он формирует подробные отчеты для руководителя.
По сути, супервайзер – это связующее звено между руководством торговой фирмы, представителями поставщиков и рядовыми сотрудниками. Это менеджер низшего или среднего уровня, который имеет в подчинении 5-25 человек. Как и любой менеджер, супервайзер уделяет особое внимание личностным качествам подчиненных, их сильным и слабым сторонам, однако это делается не ради интереса, а для того, чтобы выяснить, как использовать эти качества для повышения объема продаж и поднятия прибыли фирмы.
Функции супервайзера
Точный перечень функций и обязанностей супервайзера определяется спецификой работы той фирмы, с которой он сотрудничает. Среди общих функций можно назвать следующие:
-
Постановка текущих рабочих задач подчиненным,
-
распределение объема работ между сотрудниками,
-
решение возникающих проблем и форс-мажоров,
-
контроль за соблюдением графика работ,
-
выдача подчиненным необходимых для работы материалов, техники и средств,
-
инструктирование подчиненных, обучение новичков, организация тренингов,
-
расстановка приоритетов,
-
контроль общей обстановки в коллективе,
-
анализ и оценка работы каждого подчиненного,
-
указание на недостатки в работе и определение санкций за нарушение инструкций и\или графика,
-
разработка материальных и иных стимулов для поощрения сотрудников,
-
обеспечение взаимодействия подчиненных с другими подразделениями компании,
-
разработка критериев и требований к соискателям при наборе персонала на контролируемые должности.
Некоторые супервайзеры берут на себя контроль только какой-то определенной категории подчиненных – промоутеров, торговых агентов, мерчендайзеров. Такая практика, как правило, распространена в крупных компаниях с большим количеством сотрудников.
В случае необходимости супервайзер может временно выполнять функции того или иного подчиненного. Однако его основной задачей всегда остается контроль. С этой целью супервайзеры регулярно выезжают на объекты – в торговые точки. Такой «выезд в поля» позволяет точно оценить работу сотрудников на местах, выявить проблемы, требующие немедленного решения, и принять меры. Полевой аудит необходим для того, чтобы всегда «держать руку на пульсе». Он дает возможность своевременно устранять затруднения и недостатки в работе сотрудников, не позволяя этим мелким проблемам перерасти во что-то крупное – в падение продаж, ухудшение репутации фирмы на рынке и т.д.
Цели полевого аудита
Можно выделить следующие цели полевого аудита супервайзера:
1. Оценка выполнения текущих рабочих задач сотрудниками – торговыми представителями, промоутерами, мерчендайзерами.
2. Оценка соответствия работы стандартам компании.
3. Оценка вовлеченности сотрудников и их самостоятельности в решении возникающих затруднений.
4. Определение потребностей в проведении тренингов, организации обучения и т.п.
5. Выявление необходимости в обеспечении подчиненных теми или иными материалами или информацией.
Полевой аудит – основной метод, при помощи которого супервайзер выполняет контроль работы подчиненных на местах. Кроме того, выезжая в торговые точки, супервайзер имеет возможность получить информацию и о том, насколько представители партнеров и поставщиков удовлетворены сотрудничеством. Далее эта информация доводится до сведения руководителя.
Этапы аудита
При выполнении полевого аудита могут быть выделены следующие примерные этапы:
1. Предварительная подготовка.
2. Визуальная оценка работы подчиненных на точке.
3. Детальный осмотр точки – оценка наполненности стеллажей, правильности выкладки товара, контроль товарных остатков, оценка оформления витрин.
4. Контроль непосредственного выполнения подчиненными их функций.
5. Получение обратной связи от подчиненных по имеющимся вопросам и проблемам.
6. Коммуникация с представителями партнеров и поставщиков.
7. Общение с клиентами, получение обратной связи.
8. Анализ полученных данных.
9. Подготовка отчета для руководителя и обсуждение результатов полевого аудита.
Во время подготовки к полевому аудиту супервайзер составляет список критериев, по которым будет проводиться оценка сотрудников. Данный список формируется в соответствии с корпоративными целями и стандартами и направлен на выявление значимых недостатков, которые влияют или могут влиять на показатели продаж.
При контроле работы подчиненных и осмотре торговой точки супервайзер обращает внимание на те изменения, которые были внесены, и на соответствие этих изменений корпоративным стандартам. Особое внимание уделяется оформлению стеллажей и товарным запасам, а также ассортименту.
Общение с подчиненными – важнейший этап полевого аудита. Выкладка товаров и оформление стеллажей не дают полной информации о том, с какими проблемами сталкиваются сотрудники при работе. Эти данные супервайзер получает в ходе разговоров с сотрудниками, клиентами и представителями партнеров.
После сбора всех необходимых сведений супервайзер составляет отчет для руководителя. Данные из отчета могут обсуждаться в офисе либо же оставаться в ведении только вышестоящего руководства как базис для принятия решений.
Полевой аудит по чек-листам
Наиболее трудоемкой процедурой в полевом аудите является детальный осмотр торговой точки и оценка представления товара. Зачастую супервайзеру необходимо учесть десятки нюансов и мелочей, чтобы сформировать исчерпывающее впечатление о работе подчиненных и состоянии той или иной точки. Разумеется, подготовка к аудиту требует от супервайзера формирования определенного списка критериев оценки, однако выполнять такую работу каждый раз – трудоемко и долго.
Удобным решением в данном случае являются чек-листы. Однажды сформированный чек-лист помогает ничего не упустить и не запутаться при выполнении аудита. Он становится своеобразной схемой действий, которая очень важна для супервайзера, от которого требуется выполнить оценку по множеству критериев. Кроме того, в реальной обстановке зачастую возникает множество дополнительных вопросов, за которыми можно упустить из виду основные задачи. Чек-листы помогут выполнить аудит быстро и максимально полно, ничего не забыв.
Сервис мобильного аудита CheckOffice позволяет формировать гибко настраиваемые редактируемые чек-листы по необходимым критериям. Чек-лист супервайзера формируется в электронном виде – это современно и удобно, так как позволяет избежать возни с бумагами. Чек-листы хранятся на облаке, что исключает риск забыть какой-то из них при выезде на точку – все перечни вопросов и критериев доступны с любого мобильного устройства. Таким образом, супервайзер может пересылать заполненные чек-листы руководителю моментально, что обеспечивает такую важную сегодня оперативность донесения информации.
Более подробно с чек-листами и сервисом можно ознакомиться тут. Протестируйте сервис сейчас и избавьтесь от бумажной волокиты. Регистрация по ссылке: reg.checkoffice.ru/registration.
