Ваши сотрудники воспринимают ошибку как провал и пытаются быстрее скрыть её, сделать максимально незаметной для начальства?
Или они не боятся кары от руководства и готовы не просто рассказать о них коллегам, а проработать, чтобы исключить их появление у каждого члена команды?
Как вы считаете, в какой ситуации вероятность повторения нарушения будет ниже?
Почему в современном мире так важно вовремя обнаружить проблемы
В любой отрасли, куда бы мы ни посмотрели, чем раньше обнаруживается ошибка, тем проще её устранить.
Ранняя диагностика позволяет результативно лечить серьёзные болезни. Своевременно выявленная опечатка в бухгалтерском балансе не сведёт на нет пользу всех построенных на его основе отчётов. Обнаруженная ошибка в проектной документации не заморозит стройку в процессе.
Продолжать можно бесконечно. Ритейл, ресторанный бизнес, транспорт, спорт – в любом из этих направлений важны нюансы и контроль на самых ранних этапах.
О культуре выявления нарушений
Многие компании не могут похвастаться культурой выявления нарушений в организации. И здесь важно отметить, что процесс идёт от «верхов». Именно руководство должно выстроить систему контроля бизнес-процессов, при которой сотруднику было бы комфортно и, можно даже сказать, выгодно работать с нарушениями.
Персонал не должен бояться санкций, необходимо, чтобы каждый понимал важность положительных изменений для компании в целом и для себя лично.
Реальный пример:
Компания N занималась сопровождением бухгалтерских программ. 1 апреля один из сотрудников решил подшутить над другим, оставив сообщение, что его работа накануне порушила базу клиента, который теперь очень зол и требует сатисфакции.
Обнаружив сообщение, сотрудник сразу инициирует совещание с руководством, дабы найти пути решения для данной ситуации. Когда шутник прибыл на рабочее место, уже был готов примерный план действий по помощи клиенту. Шутку пришлось быстро раскрыть, извинившись за неуместность.
Однако руководство не только не наказало сотрудника, но и похвалило за искусственное моделирование такой непредвиденной критической ситуации, результатом которой стал готовый план действий. Теперь, если инцидент случится в реальной жизни, команда сможет быстро и правильно на него отреагировать.
Здесь важно отметить, что работа с ошибкой должна быть не просто «донесением» до руководства. Каждый отдельный сотрудник должен сделать со своей стороны всё, чтобы впредь она не повторилась. Для кого-то это изменит привычный ход работы.
Автоматизация проверок и недостатки распечатанных контрольных листов
Автоматизация контроля – важный шаг, который помогает снизить воздействие человеческого фактора на результат. Несовершенные методы выявления нарушений дают отрицательный результат. Сотрудник может забыть провести проверку, может осуществить её не в полном объёме или сфальсифицировать данные.
Взгляните на наш предыдущий пример. В данном случае «шутка» была оставлена в виде записки на столе сотрудника. Что, в общем-то, и было впоследствии оправданием, высказанным шутником – если бы был реальный звонок клиента, было бы создано обращение в системе работы с инцидентами.
А если бы компания пользовалась приложением CheckOffice, то работающий с клиентом сотрудник имел бы сохранённый чек-лист с результатами работы, исключающий вероятность его причастности к поломке системы.
Звонок от клиента был бы зафиксирован с привязкой к этому чек-листу, руководитель поднял бы его и увидел, что все работы были произведены по протоколу и ошибки нет. Это заняло буквально пару минут.
Причем, начать работать с ситуацией можно было бы уже по пути на работу, ведь CheckOffice доступен прямо со смартфона.
Листок с шуткой, которая могла быть правдой, мог бы затеряться или остаться незамеченным, но только не в системе CheckOffice, где нарушения отслеживаются автоматически.
Но главное внимание в нашем примере, конечно, было уделено работе сотрудника «в поле». Выяснилось, что фактически у сотрудника не имелось никаких доказательств, что он работал в соответствии с регламентом: делал архивные копии, корректно проводил все операции… Всё это было зафиксировано им на бумаге, но это лишь его слово, которое в случае инцидента будет противопоставляться слову клиента.
И вот как здесь помог бы CheckOffice
1. Наглядный чек-лист на смартфоне. Здесь будет указан весь перечень необходимых действий и манипуляций – сотрудник точно ничего не забудет.
2. Доказательная база. Прилагаемые снимки (в данном случае, к примеру, снимки экрана, на котором отображены те или иные моменты), аудио-записи (их также можно приложить к чек-листу), геолокация (подтвердит, что данные, зафиксированные сотрудником не сымитированы на своём мониторе дома, а приложены именно в офисе клиента) и т.д.
3. Работа с ошибками.
- Самоконтроль
Если бы что-то пошло не так в процессе работы и заполнения чек-листа, то сотрудник мог бы сделать пометку в системе, создать обращение, которое необходимо проработать. Например, в процессе работы у клиента сотрудник выявил некоторые проблемы, к которым необходимо вернуться позднее. Такое выявление ошибок фиксируется в приложении и точно не потеряется.
- Контроль извне
Если руководство нашло ошибку в работе сотрудника, то оно также просто и наглядно может сохранить данные о ней в системе. Затем можно отслеживать работу с ней и процесс выполнения.
О рутинных процессах
Наверняка кто-то посчитает, что процесс контроля системой CheckOffice – пустая трата времени. Зачем нужны проверки по чек-листам, если человек и так знает, что ему необходимо сделать в рамках его должностных обязанностей.
Однако, сервис мобильного аудита, напротив, упрощает и ускоряет процессы. Устраняется необходимость повторения одних и тех же действий с целью проверки точно ли они были совершены, сотрудник (даже новичок) чувствует себя увереннее, может быстрее войти в работу.
Одно это мотивирует персонал использовать инструмент CheckOffice. Но это не всё. Усилить мотивацию сотрудников работать, находить ошибки, нарушения и прорабатывать их можно при помощи правильной работы с ними.
Сервис CheckOffice помогает находить слабые места – те, где утекают ресурсы и это полезно для каждого сотрудника.
Возьмём другой пример. Неправильная выкладка в магазине обеспечивает регулярный бой стеклотары, затраты на которую оплачивают из зарплаты всех продавцов. С помощью CheckOffice каждый сотрудник может при осуществлении выкладки сделать фото и приложить его к результату самостоятельной проверки своей работы. Так можно найти того, кто ставит тару неправильно, и исправить ситуацию.
Об отчетах. Как следить за исправлениями и выявлениями нарушений
Наглядные отчёты – это одна из важных сторон автоматизации системой CheckOffice.
Особенно это важно, когда контролируется работа не 1 субъекта, а множества. К примеру, сети аптек, где необходимо в один день обновить все рекламные конструкции. С помощью CheckOffice можно быстро построить отчёт, наглядно увидев, где возникли проблемы, как они исправляются и в чём их причина.
Например, отдалённый северный регион не успел вовремя получить необходимые материалы. А точки в Московской области буксуют из-за большого количества разрозненных филиалов, которые не успел объехать выделенный специалист. Отчёт как на ладони.
Соревновательный дух. Как сплотить коллектив
Мы не устанем напоминать, что кроме кнута есть и пряник, и он зачастую служит большим мотиватором, чем страх.
Мы знаем, что работа с ошибками может вызывать не штрафы, а премирование, как в нашем первом примере. Найти нарушение и исправить его – это должно стать выгодным сотруднику. А как это отследить лучше, чем при помощи CheckOffice?
Система автоматически подсчитает количество выявленных и исправленных каждым сотрудником нарушений, а затем выделит лидеров, которых можно по праву наградить, ведь они делают ваш бизнес лучше! Поверьте, в таком случае, в следующем месяце вы не только обойдёте прошлые ошибки, но и продолжите выявление нарушений и совершенствование бизнес-процессов.
Автоматизация
Каждый руководитель хочет, чтобы рутина отнимала как можно меньше времени. И вот эти построения задач, делегирование даже в сервисах автоматизации тратят его нещадно.
А как в в сервисе CheckOffice? В сервисе проведение проверок может завершаться автоматическим созданием задач по исправлению нарушений. Система выставит ответственного, срок выполнения и наблюдателей, кто сможет контролировать ход исправительных работ. Больше никаких забытых пометок на полях и записок для коллег. Только прозрачность и результат.
Заключение
Контроль сотрудников – обязательная часть рабочего процесса. Но она не должна быть обременительной и рутинной. С CheckOffice выявление нарушений может стать поводом для премии, способом сплотить, а не испортить отношения в коллективе. И всё это гарантирует положительную динамику в развитии вашего дела.
Ещё не знакомы с сервисом CheckOffice? Самое время начать! Дарим бесплатный тариф для лёгкого старта прямо сейчас – reg.checkoffice.ru/registration.
