На сегодняшний день все большее количество людей пользуются социальными сетями, форумами, сайтами с отзывами и другими интернет-ресурсами на ежедневной основе. Именно поэтому бизнесу важно работать над репутацией не только в офлайн, но и в онлайн-пространстве. Прозрачность ведения бизнеса становится своего рода “трендом” - ведь люди склонны больше доверять тем компаниям, которые готовы рассказывать о себе, о своих сотрудниках, процессах, успехах и неудачах. Все это является частью понятия “прозрачность бизнеса” - то есть принципа максимальной открытости и честности во всех аспектах работы компании.
В этой статье мы расскажем о том, что такое прозрачность бизнеса и зачем она нужна при работе с сотрудниками, клиентами, поставщиками и инвесторами. Также мы рассмотрим этапы построения прозрачного бизнеса, поделимся полезными инструментами и на примере реальных кейсов покажем, как их применение способно повысить качество услуг и эффективность работы команды.
Что такое прозрачность бизнеса?
Прозрачность бизнеса — это максимальная допустимая открытость и честность как при работе внутри компании, так и во время работы с клиентами, контрагентами и поставщиками.
Такой стиль ведения бизнеса имеет ряд преимуществ:
-
Прозрачность по отношению к сотрудникам
Главным преимуществом прозрачности компании становится более эффективная работа. Открытость компании позволяет сотрудникам понимать реальное положение дел. Также растет уровень лояльности, ведь когда компания доверяет сотруднику, он чувствует, что является частью большого общего дела и готов больше вкладываться в процесс работы, тем самым растет общая продуктивность. Ваша компания также становится более привлекательной в глазах потенциальных работников.
-
Прозрачность по отношению к поставщикам
Важно относиться к поставщикам уважительно, выполнять свои обязательства, вовремя информируя о всех важных аспектах работы. В долгосрочной перспективе это сыграет свою роль: ваша сильная деловая репутация позволит вам заключать более выгодные сделки, получать нужные условия, добиваться необходимых вам цен и сроков.
-
Прозрачность по отношению к клиентам
Как мы уже упоминали выше, клиенты ценят открытость, именно поэтому склонны поддерживать долгосрочные отношения с “прозрачными” компаниями. Лояльные клиенты, в свою очередь, также часто становятся амбассадорами компании, а значит без затрат и усилий с вашей стороны готовы рекомендовать ваши товары и услуги.
-
Прозрачность по отношению к инвесторам
Прозрачность компании создает дополнительную стоимость и повышает ее привлекательность для инвесторов.
Три шага на пути к прозрачности
Для того, чтобы сделать свою компанию более прозрачной, необходимо придерживаться определенного порядка действий:
Первый шаг: анализ текущей ситуации
На этом этапе нужно собрать воедино всю текущую информацию о компании - описать то, как выстроены бизнес-процессы, выявить ошибки сотрудников, найти слабые места в управлении или выявить неправильно сформулированные цели. При этом, важно не приукрашивать нынешнее состояние дел, иначе все дальнейшие действия на пути к прозрачности будут бесполезными.
Тут руководитель может столкнуться с огромным массивом информации, которую ему нужно как-то проанализировать. Ко всему прочему, эта информация может быть недостоверной, ведь всегда имеет место быть “человеческий фактор”.
Для реалистичного анализа ситуации можно использовать разные инструменты автоматизации проведения проверок, которые помогут упростить весь процесс анализа - например, сервис мобильного аудита на основе чек-листов CheckOffice - платформа позволит вам провести проверки комплексно и избавит от нужды собирать всю информацию вручную. Все данные, полученные в ходе проверок, будут автоматически формироваться в разделе аналитика. Также сервис даст возможность получить достоверные данные за счет наличия различных функций, таких как, например, фиксация геопозиции при проверке, запрет на загрузку заранее подготовленных фото из галереи и так далее.
Второй шаг: постановка целей
Собрав все данные о функционировании бизнеса и выявив ошибки, необходимо сделать выводы о том, какие процессы в работе компании требуют особо пристального внимания. На основании этих выводов важно определить цели: например, нужно уделить больше внимания обучению сотрудников (провести тренинг или дать доступ к онлайн-курсу), наладить работу оборудования, перераспределить нагрузку между сотрудниками. Тут все индивидуально и зависит от специфики вашего бизнеса.
Третий шаг: выбор и внедрение в работу правильных инструментов
На основании поставленных целей нужно определить наиболее подходящие инструменты. Их существует большое количество, например:
-
Таск-менеджеры/таск-трекеры
Таск-менеджеры/таск-трекеры, наверное, знакомы всем, кто пытался выстроить работу команды. Многие не любят использовать подобные сервисы, потому что опасаются микроменеджмента и путаницы в процессах. Но хороший таск-трекер и грамотно организованная с ним работа, наоборот, только приносит в команду прозрачность, упрощает рабочие процессы, помогает планировать и оценивать сроки.
-
Отчеты и аналитика
Аналитика или отчетность помогает отслеживать разные бизнес-показатели на регулярной основе, быстро реагировать на инциденты, выявлять аномалии и тренды, принимать обоснованные управленческие решения.
-
График рабочей загрузки
Этот инструмент полезен для мониторинга уровня загруженности конкретного работника или команды/отдела в целом.
-
Управление ресурсами
Нужно наладить этот процесс для того чтобы иметь возможность управлять запросами на ресурсы и определять их приоритетность, правильно распределять ресурсы команды, а также выявлять возможные проблемы на ранних этапах проекта. Если ресурсный менеджмент ранее не использовался в вашей компании, то для начала правильным будет применить этот инструмент на уровне одного этапа или проекта.
Важно помнить, что выбор инструментов повышения прозрачности бизнеса должен осуществляться согласно поставленным целям и соответствовать вашей сфере бизнеса. Если выбранные инструменты никак не приближают вашу компанию к запланированным результатам - не стоит тратить на них ресурсы.
Как CheckOffice может повысить уровень прозрачности вашего бизнеса?
- CheckOffice может помочь настроить процесс проведения проверок таким образом, чтобы мониторинг показателей эффективности проводился регулярно, а результаты этих проверок собирались в одном месте и были достоверными. В сервисе также есть возможность выбрать готовые шаблоны чек-листов из библиотеки или создать свои чек-листы с помощью интуитивно понятного конструктора.
- Простой интерфейс мобильного приложения будет интуитивно понятен всем работникам.
- Возможность добавлять фото и видео, а также опция запрета загрузки медиа из галереи телефона сделает результаты проверок максимально объективными, ведь минимизируется “человеческий фактор”.
- Гостевые проверки. Этот инструмент поможет в сборе обратной связи от ваших гостей - достаточно разместить QR-код или ссылку на видном месте, либо отправлять ее клиентам, и они сами смогут оценивать качество вашего продукта или услуги по заданным параметрам.
- В разделе аналитика автоматически собираются данные всех проверок, формируются в таблицы и графики, чтобы сделать восприятие полученной информации максимально простым и наглядным.
В качестве примера мы расскажем о сети автомоек “Умная мойка”. Перед компанией возникла задача повысить уровень качества обслуживания, однако стояла проблема, связанная с совершенно непрозрачной системой контроля качества работы - аудиторы физически не успевали отслеживать все нужные показатели среди большого количества филиалов. На помощь пришел CheckOffice и модуль гостевых проверок - теперь клиенты мойки сами проводят проверки, тем самым компания сделала свою деятельность прозрачной как для клиентов, так и для работников.
Или другой пример - лаборатория Гемотест. За время работы с системой в компании отметили качественное улучшение стандартов контроля и модели взаимодействия внутри организации, также удалось автоматизировать процесс внутреннего аудита. Теперь в лаборатории Гемотест есть возможность отслеживать динамику различных операционных показателей, формировать отчеты в режиме реального времени, а за счет простого интерфейса сотрудники понимают, как проводятся проверки. По результатам внедрения и использования, вырос общий уровень прозрачности работы всей компании.
