Для успешного ведения бизнеса любого масштаба - будь то небольшая ногтевая студия или огромное предприятие по производству нефтегазового оборудования - важен регулярный контроль. Контроль качества предоставляемых услуг или производимой продукции позволяет вовремя обращать внимание на ошибки/недоработки и своевременно их устранять. Контроль может осуществляться при помощи различных инструментов, однако наиболее распространенный из них - это проверочные листы, или чек-листы.
Чек-лист — это список, состоящий из пунктов, которые нужно выполнить либо проверить. Чек-листы используются на всех уровнях бизнеса, они позволяют структурировать процесс проведения проверок, минимизируют влияние человеческого фактора и помогают следить за тем, чтобы ничего не ускользнуло из виду.
В этой статье мы рассмотрим преимущества использования чек-листов для бизнеса, а также подробно разберем процесс составления максимально полезного и эффективного чек-листа.
Зачем бизнесу нужны чек-листы?
-
Предупреждение ошибок
Чек-лист позволяет выявить ошибки в работе и оперативно повлиять на их устранение - это важно, ведь порой даже крохотные недочеты могут приводить к серьезным негативным последствиям.
-
Получение аналитических данных
Всю информацию, полученную через чек-листы, потом можно собрать воедино, построив на ее основе графики, гистограммы и диаграммы. Это позволит отследить уровень продуктивности и укажет на регулярно повторяющиеся ошибки.
-
Совершенствование процессов
Полученная аналитика дает возможность посмотреть со стороны на функционирование вашего бизнеса. Это даст вам основу для построения прогнозов развития компании - на какие моменты нужно сделать упор, какие ошибки нужно исправить, стоит ли доработать определенные бизнес-процессы и так далее.
-
Экономия времени
Использование чек-листа экономит как ваше время, так и время ваших сотрудников для выполнения более важных дел. Заранее созданный шаблон позволит избежать путаницы и задержек, что в конечном итоге сохранит деньги вашей компании и сильно упростит проведение проверок.
-
Улучшение сервиса
Неправильная подготовка к открытию заведения, неверная выкладка товара, некачественная уборка - все это может привести к проблемам в будущем, которые отнимут дополнительное время и энергию. Применение чек-листов при регулярных проверках позволит минимизировать возможность возникновения подобных ситуаций.
Использование чек-листов действительно способно принести вашему бизнесу пользу, однако чтобы они работали максимально эффективно, нужно понять принципы их грамотного составления и учесть несколько важных моментов.
Что важно учесть при составлении чек-листа?
1. Четкая постановка цели проверки и ожидаемых результатов
Нужно определить, что конкретно требуется получить после проведения проверки по чек-листу, а также решить, кто и с какой периодичностью будет заполнять чек-лист. От этого значительно зависит, какие инструменты рационально будет использовать в работе. Например, чек-лист ежедневной проверки для управляющего магазином и чек-лист разовой проверки магазина тайным покупателем будут отличаться по используемой терминологии, пунктам проверки, ее длительности. Будут отличаться и выводы, которые можно сделать из результатов такой проверки.
2. Понимание бизнес-процесса работы с чек-листом
Для того, чтобы проверка была проведена максимально эффективно, необходимо назначить конкретного работника, ответственного за ее проведение и определить периодичность - сколько раз в день/неделю/месяц он должен ее проводить. При этом важно учесть специфику должностных обязанностей проверяющего: он должен иметь представление о предмете проверки и иметь доступ во все необходимые для проверки помещения.
3. Создание понятной инструкции для проверяющего
Четко прописанная инструкция позволит минимизировать ошибки проверяющих, а также сэкономит время руководителей - им не придется отвечать на множество возникших у сотрудников вопросов, касающихся пунктов чек-листа или самого процесса проверки. Правильно составленная инструкция также полезна для того, чтобы сделать акценты на наиболее важных моментах проверки.
4. Использование от 2-х уровней вложенности вопросов
Использование деления на категории, разделы и пункты позволит структурировать чек-лист, сделать его понятным и логичным. Это также позволит избежать двойных трактований одного и того же пункта разными сотрудниками. Например, при оценке пункта: “внешний вид сотрудника” двумя проверяющими, есть вероятность получить разные результаты, ведь эта оценка слишком субъективна. Тогда правильным будет использование иерархической структуры, например, “раздел: внешний вид сотрудников, категория: корпоративная униформа, пункт: обувь чистая, закрытая”. Это даст возможность получить более объективные и унифицированные результаты со всех объектов сети.
5. Корректный порядок разделов и пунктов чек-листа
Категории, пункты и разделы в чек-листе должны быть упорядочены для того чтобы не путать проверяющего и максимально оптимизировать время проведения проверки. Тут важно заранее продумать содержание чек-листа с учетом предполагаемого пути проверяющего на объекте - это поможет избежать ситуации, когда проверяющий вынужден перемещаться по объекту несистемно, теряя время и силы.
6. Максимально используются фотообразцы эталонного выполнения
Использование фотообразцов позволит избежать влияния человеческого фактора на результаты проверки, а также упростит задачу самому проверяющему - ему остается только сравнить фотообразец с текущей ситуацией и оценить соответствие требуемому эталону.
7. Для одинаковых объектов используются циклические категории
Часто бывает ситуация, когда в рамках одной проверки необходимо проверить несколько одинаковых объектов. Например, холодильное оборудование в магазине розничной сети. Чтобы не создавать уникальные чек-листы для каждого объекта, нужно использовать циклические категории. Так, прямо во время проверки сотрудник может дублировать категорию и проверить несколько одинаковых объектов (этажей здания, оборудования и тд).
8. Использование удобных для анализа типов данных
В вопросах, которые подразумевают конкретный тип ответа, нужно использовать разные пункты чек-листа: дата, число, чек-бокс и тд. Если для каждого вопроса устанавливать простое текстовое поле, полученные данные будут неоднородными, а последующая аналитика будет осложнена.
9. Нарушения имеют разный вес в зависимости от степени критичности
Продумайте заранее вес каждой категории/пункта чек-листа в зависимости от степени критичности нарушения. Чем более важным является нарушение в конкретном пункте чек-листа, тем более высокая балльная оценка должны быть выставлена для него. Веса пунктов должны складываться в вес категории, а веса категорий - в вес раздела. Так у вас появится унифицированная система оценки результатов проверки для разных объектов.
Соблюдая все эти пункты при составлении чек-листов вы сэкономите время и облегчите работу себе и своим работникам, проверки будут более структурированными и прозрачными, а полученные результаты - достоверными и не подверженными влиянию “человеческого фактора”.
Чтобы внедрить все вышеперечисленные пункты в свои чек-листы, можно воспользоваться сервисом CheckOffice - платформой мобильного аудита полного цикла на основе чек-листов. С помощью инструментов сервиса можно полностью автоматизировать процесс проведения проверок, начиная от составления чек-листа и заканчивая анализом полученных данных.
Можно создать свои чек-листы при помощи конструктора: в нем можно выстроить корректный порядок пунктов и разделов, настроить циклические категории, применять различные формы ответа и многое другое. Иными словами, в конструкторе есть весь необходимый функционал для того, чтобы составить эффективный чек-лист. Либо есть возможность выбрать готовые шаблоны из нашей библиотеки.
Мобильное приложение позволит сотрудникам проводить проверки без лишних временных затрат, а простой интерфейс приложения будет интуитивно понятен всем работникам.
А также опция запрета загрузки медиа из галереи телефона. Эта функция сделает результаты проверки максимально объективными, ведь минимизируется “человеческий фактор”.
А также опция запрета загрузки медиа из галереи телефона. Эта функция сделает результаты проверки максимально объективными, ведь минимизируется “человеческий фактор”.
В этом разделе автоматически собираются данные всех проверок, формируются в таблицы и графики, чтобы сделать восприятие полученной информации максимально простым и наглядным.
Использование чек-листов в сервисе CheckOffice может качественно улучшить эффективность работы вашего бизнеса. Попробуйте самостоятельно создать чек-лист по описанным нами правилам и провести с его помощью проверку, чтобы протестировать функционал.
