Чек-лист — это задокументированный список обязанностей, которые работник должен выполнить в течение определённого времени. Обычно предоставляется непосредственным руководителем. Чек-лист может представлять собой подробную информацию о том, что нужно делать, почему это нужно делать и как выполнять эти задачи.
Чем помогают контрольные списки
Чек-листы необходимы для повышения продуктивности рабочих процессов, они дают вам общую картину того, что необходимо сделать. Составив список задач, следуя ему, отмечая выполнение каждой задачи — и можно расставить приоритеты, как эффективнее проводить своё рабочее время и убедиться, что ни одна из важных задач не будет пропущена.
Контрольные списки — отличный способ отслеживать внутренние рутинные процессы в компании. Их можно использовать для контроля за соблюдением различных требований и предписаний, они легко читаются и понимаются всеми членами организации.
Чек-листы используются для контроля и соблюдения стандартов компании. Могут быть как частными:
Так и общими:
Контрольные списки могут быть важным инструментом обучения и управления. Эти списки задач предоставляют сотрудникам точные процедуры для выполнения своей работы и помогают проиллюстрировать не только порядок, в котором задачи должны выполняться, но и правильный способ выполнения своей работы. Их можно использовать, когда производительность сотрудника падает или когда сотрудник не уверен в том, как лучше всего выполнять свою работу.
Чем чек-листы отличаются от инструкций
В различных инструкциях подробно рассказывается, как работнику нужно что-то делать, чтобы получить желаемые результаты. Это могут быть многостраничные документы, где поэтапно расписаны все шаги работника для достижения необходимого результата. Инструкции дают понять, как что-то сделать. А чек-лист говорит, что нужно сделать, чтобы получить нужный результат.
Хороший контрольный список точен, эффективен и прост в использовании даже в самых сложных ситуациях. Он должен напоминать только о самых важных шагах, а не пытаться подробно описать все. Прежде всего, контрольный список должен быть практичным.
Как составить чек-лист
Создание контрольных списков начинается с разбивки крупных проектов на более мелкие. Для создания чек-листа необходимо знать детали всех рабочих процессов каждого работника или отдела, если чек-лист один для группы сотрудников. Если у вас нет чёткого понимания этих процессов, то вы можете:
-
побеседовать со своими сотрудниками;
-
понаблюдайте за их рабочим процессом в течение дня;
-
самостоятельно выполнить все предписанные задачи, чтобы понять нюансы и тонкости рабочего процесса.
Исходя из полученных данных от сотрудников и наблюдений за рабочим процессом, создавайте чек-лист. Для начала наметьте задачи, которые необходимо выполнить первыми. Будьте конкретны - начните с одной области, например, с входной зоны, открытия магазина или проверки оборудования, после этого переходите к другим отделам
Пример чек-листа (для сотрудника магазина):
-
Осмотрите здание снаружи.
-
Осмотрите окна и двери на предмет признаков взлома.
-
Убедитесь, что сигнализация работает правильно, затем снимите систему безопасности с охраны, когда войдете в магазин.
-
При необходимости просмотрите записи с камер видеонаблюдения.
-
Держите двери запертыми, пока не откроетесь для работы.
-
Выполните ежедневную уборку.
-
Включите подсветку окон.
-
Включите электронику и другую технику.
Перед тем как покупатели начнут входить, убедитесь, что вы включили следующее:
-
Электронные дисплеи.
-
ТВ и звуковая система.
-
Компьютеры, планшеты и другие гаджеты.
-
Витрины с рекламными материалами.
Задайте себе следующие вопросы:
-
Правильно ли расположены продукты.
-
Ваши дисплеи соответствуют вашей планограмме.
-
Чего не хватает на полках.
-
При необходимости пополните запасы полок.
Смысл успешного контрольного списка состоит в том, чтобы иметь возможность выполнить все пункты за короткий промежуток времени, в идеале за один день, чтобы добиться прогресса и сделать то, что нужно. Контрольные списки должны быть краткими и сосредоточенными на том, что важно для их успеха.
Инструменты для составления чек-листа:
-
Бумажные чек-листы (листы бумаги и пишущие принадлежности). Плюсы: нет финансовых затрат. Минусы: долго, ежедневное создание новых списков, сложно контролировать выполнение.
-
Электронные чек-листы (google-документы, Excel и т.д.). Плюсы: нет финансовых затрат, легко вносить изменения и дополнения. Минусы: неудобно и долго вносить отметки о выполнении или изменения, слабый функционал.
-
Мобильные чек-листы (сервис CheckOffice). Плюсы: бесплатная библиотека шаблонов чек-листов, конструктор чек-листов, удобство пользования, контроль в реальном времени, большой функционал использования. Минусы: нет.
Какие могут быть проблемы у сотрудников при работе с чек-листами
В основном проблема может быть только одна — сотрудник не выполняет задачи по контрольному списку. Здесь может быть несколько причин.
-
Сотрудник не знает, как выполнить пункты из контрольных списков.
-
Нет доказательств того, что контрольные списки помогают им выполнять работу лучше, быстрее и проще (с точки зрения работника).
-
Чек-листы прямо противоречат логичности рабочего процесса. Например, проверка чистоты окон во время рабочего дня, вместо того чтобы обслуживать клиентов (ресторан).
-
Нет четких и обоснованных последствий за несоблюдение задач по чек-листам.
-
Контрольные списки недоступны. Контрольный список скрыт в компьютере и требует пароля или находится в неизвестном для сотрудника месте.
Чтобы контрольные списки выполнялись вам необходимо:
-
убедитесь, что сотрудник знает, как выполнять все пункты по контрольному списку;
-
пройдите вместе с работником по всем пунктам и объясните, почему каждая процедура важна и на что она влияет;
-
выслушайте комментарии и предложения сотрудника по чек-листу. Внесите изменения или объясните, почему этого делать не будете;
-
введите систему поощрений и штрафов за выполнение задач по чек-листу. Донесите эту информацию до всех сотрудников.
Помните: чек-листы всегда будут терпеть неудачу, если люди, которые их используют, не участвовали в их создании или улучшении, когда процедуры добавляют больше работы и когда они не делают работу более лёгкой.
Реальные примеры работы по чек-листам
1. Дилерский центр «Бизнес Кар»Проверка работы персонала с помощью чек-листов.
В марте 2020 года компания «Бизнес Кар»внедрила чек-листы в департамент безопасности. Первым делом составили списки для работы охранников по осмотру территорий. После — списки для их руководителей. Постепенно подключив более 40 различных контрольных списков по контроль работы инженеров, IT-специалистов, техников и т.д.
Чек-листы используются для проведения мобильных аудитов, внеплановых и циклических проверок, контроля за работой сотрудников.
Итоги работы по чек-листами:
-
Формализовали бизнес-процессы и сделали их контролируемыми.
-
Повысилась дисциплинированность и профессионализм охранников и их руководителей.
-
Оптимизирована численность персонала департамента безопасности в 2 раза, благодаря тому, что стало понятно, сколько времени тратят сотрудники и какими задачами занимаются.
-
Улучшилось хранение данных всех проверок — всегда можно посмотреть, что и в какой период происходило, на чьей стороне ошибка.
-
Ушла зависимость от конкретных людей и их знаний: теперь знания доступны в формате чек-листов и их легко масштабировать на любое количество предприятий, а также погружать с помощью них новых сотрудников.
-
Повысился уровень образованности охранников: кто-то пришел с кнопочным телефоном, а теперь — уверенный пользователь ПК и смартфона.
Более подробно вы можете прочитать — «Кейс Бизнес Кар».
2. Сеть магазинов Decathlon
Чек-листы как инструмент для повышения удовлетворенности клиентов.
Начало 2020 года — внедрение чек-листов в отдел безопасности. Середина 2020 года — контрольные списки в магазинах, логистике и сервисах компании.
Благодаря чек-листам, знания и примеры о стандартах в процессах всегда актуальны и едины для всех сотрудников наших магазинов. Имея такой инструмент, работники самостоятельно проводят разные типы диагностики, повышают знания и автономность, а вместе с этим повышается удовлетворенность клиентов.
Используя чек-листы:
-
Получили удобное мобильное приложение, которое всегда под рукой.
-
Сокращение человеко-часов за счёт уменьшения бумажной работы.
-
Повышение качества отчетов и точности аналитики.
-
Более удобная работа с магазинами: благодаря тому, что они стали автономнее, мы выезжаем в магазины только раз в год для плановой проверки.
-
Масштабируемость изменений: новые пункты чек-листа появляются у всех магазинов в режиме реального времени.
Более подробно вы можете прочитать — Кейс сети магазинов Decathlon.
3. Компания «D5 Ремонт»
Повышение прибыли с помощью чек-листов.
Внедрение чек-листов в отдел технического надзора. Спустя два года чек-листы используются всей компанией на всех этапах работ. Контрольные списки использует руководитель проекта, когда в самом начале принимает квартиру у заказчика. Направление дизайна и проектирования. Технадзор, принимающий работу у исполнителей.
Работа с чек-листами позволила:
-
Сократить время первого выезда на объект на полчаса.
-
Повысить прибыль на 30%.
-
Сократить время ремонта.
-
Выявить системные ошибки и избегать их.
-
Снизить человеческий фактор.
Эффективное использование контрольных списков с помощью приложения CheckOffice
CheckOffice – это сервис мобильного аудита на основе чек-листов.
Сервис упрощает работу как руководителям, так и штатным сотрудникам; обеспечивает полный цикл работ по выявлению и устранению нарушений, автоматизирует работу с чек-листами с помощью мобильных устройств и позволяет:
-
контролировать соблюдение стандартов компании и качество работы сотрудников;
-
ускоряет получение и передачу информации;
-
оптимизирует время работы персонала;
-
повышает производительность труда.
Мобильное приложение позволяет полностью отказаться от бумажной работы и концентрироваться на действительно важных бизнес-процессах.
Вывод
Эффективные контрольные списки сотрудников — это те, которые не перегружены информацией, не сбивают с толку пользователей и не отвлекают от текущей задачи. Напротив, они помогают ускорить процесс, одновременно гарантируя, что задача будет выполнена максимально профессионально.
Используя сервис CheckOffice, вы создаёте надёжные контрольные списки, которые будут ежедневно улучшать ваш бизнес и продуктивность ваших сотрудников. Протестируйте сервис сейчас и избавьтесь от бумажной волокиты.
