Если у нас нет чёткого понимания, как проверить самостоятельно организацию на готовность к визиту представителя Роспотребнадзора, то мы испытываем обоснованную тревогу.
Подготовиться к проверке можно и нужно. Это не только избавит вас от рисков быть оштрафованными, но и может помочь оптимизировать усилия персонала в достижении результата. Обо всём этом в нашей статье.
Виды проверок
В первую очередь все проверки можно разделить на плановые и внеплановые. Плановые – те, что происходят с определённой периодичностью. Раз в 3 года, согласно графику, опубликованному на сайте Генеральной прокуратуры РФ.
Но есть и внеплановые проверки, которые могут застать врасплох. 8 официальных представителей контролирующих органов могут прийти с проверкой, но на это должны быть основания. О каждой инстанции и поводов для их визита расскажем ниже.
Роспотребнадзор. Порядок в магазине
Проверка Роспотребнадзора может быть:
- Документарная – анализу будут подвергнуты санитарные книжки, документы и акты компании.
- Выездная – проверят соблюдение прав потребителей, санитарных условий и правильность работы с товаром. Конкретные вопросы известны заранее, с ними можно ознакомиться и самому проинспектировать готовность компании к проверке.
- Контрольные мероприятия – например, контрольная закупка. Подготовка к такой проверке может заключаться лишь в правильном ведении бизнеса. Проверьте своё дело на наличие нарушений, тогда инспектор будет не страшен.
Налоговая. Приедет или нет?
Да, налоговая служба может не посещать организацию, осуществляя проверку удалённо. Это называется камеральная проверка. В этом случае специалисты изучают документацию компании без личного присутствия на месте.
Однако иногда налоговая осчастливливает компании своим визитом. Поводом к проверке может быть подозрительный рост или значительное снижение прибыли, разнящиеся цифры в данных службы и компании, непредставление организацией документации на проверку по первому требованию налоговой и т.д.
МЧС. Чтобы не было беды.
Министерство Российской Федерации по чрезвычайным ситуациям регулярно осуществляет плановую проверку магазинов и общепитов. А вот если на регулярном осмотре были выявлены нарушения или кто-то пожаловался на вас в МЧС, то ждите незапланированного визита. Это позволяет инстанции оценить устранены ли нарушения.
Проверка может касаться захламления, наличия и исправности систем огнетушения и оповещения, доступности аварийных выходов и т.д.
Полиция. Если дело принимает неожиданный оборот
Проверка полиции – нетипичная ситуация. Она связана с деятельностью органов по раскрытию дел. Если преступление было связано с данной организацией – в ней работал преступник или сам акт правонарушения был совершён в стенах заведения – то полиция придёт с проверкой.
Представители органов могут обойтись опросом ответственных лиц, а могут потребовать предъявить документы, которые могут относиться к делу.
Прокуратура. Найдёт виновных
Визит прокуратуры можно ждать, если в этот орган обратились с жалобой. Обыватели верят в силу прокуратуры и обращаются к ним с разносторонними проблемами.
Прокуратура обладает полномочиями для передачи дела соответствующему органу, который должен контролировать такого рода нарушение, например, нарушения в виде торговли просрочкой будут адресованы СЭС.
Трудовая инспекция. Проверит человечность
В трудовую инспекцию жалуются сотрудники и бывшие сотрудники. Они обращаются с требованием восстановить их трудовые права, к примеру, рассказывая о «серой» заработной плате или нарушениях в процессе предоставления отпусков.Россельхознадзор. Чтобы ягодка к ягодке
Здесь также поводом для визита будет жалоба покупателя. Потребитель может усомниться в качестве фруктов и овощей, наблюдая их неприятный и неаппетитный внешний вид. Или, к примеру, обнаружив насекомых в крупах.
Категории рисков предприятия
Риск штрафов и уголовного преследования
Первое, чего боится предприниматель, когда дело касается проверок, – это штрафные санкции. Иногда они существенно бьют по карману, иногда они ограничивают возможности трудовой деятельности, а бывает, и ограничивают свободу конкретного гражданина. Сложно недооценить важность подготовки к проверке, ведь она может закончиться с уходом инспектора, а может стать только началом для длительных разбирательств.
Риск потери доверия потребителя
Доверие потребителя – очень хрупкая субстанция. Сегодня, в век высоких технологий, когда информация разлетается со скоростью света, данные о выявлении существенных нарушений быстро «сливаются» в сеть и становятся достоянием общественности.
Риск ухода персонала
Время проверок традиционно связывается со стрессом. Если какая-либо инстанция будет уделять пристальное внимание к вашей организации, то сотрудники будут постоянно ощущать на себе дискомфорт и тревогу. Это не может не сказаться на возможном увеличении потока увольнений.
Чек-листы, как способ проверки
Разумеется, у каждого инспектора, будь то представитель СЭС или МЧС есть свой чек-лист. Проверка не терпит свободной формы и требует формализованного ответа на конкретные вопросы.
С 2018 года использование чек-листов при отдельных видах проверки закреплено законодательно. В контрольные вопросы входят самые важные, позволяющие точно оценить вероятность наступления неблагоприятных событий в стенах компании.
Вопросы в чек-листе контролирующего лица могут касаться как непосредственно заведения, так и документации.
Что проверяют инспекторы
Цель любой проверки – выявление нарушений действующего законодательства. Проверка может касаться:
- устройства помещения, в котором осуществляется деятельность организации;
- оборудования, используемого в ходе работы;
- товаров, реализуемых на территории предприятия;
- правильности оформления документов и т.д.
Как подготовиться к проверкам
.png "Сервис электронных чек-листов CheckOffice")
Мы уже упоминали о чек-листах, как об инструменте, который используют инспекторы. Но их же может использовать и предприниматель.
CheckOffice – это платформа мобильного аудита полного цикла на основе чек-листов. Это может быть контрольный лист, который поможет по пунктам оценить качество работы клининговой службы или работу call-центра. А может быть чек-лист, помогающей трудовой инспекции оценить правомерность вашей трудовой деятельности.
На сайте размещён бесплатный каталог чек-листов. Но это не просто напечатанная страница, где нужно отвечать на вопросы. Это приложение, где введение данных по контрольным вопросам может стать только началом работы управленческого персонала.
Есть целый раздел «Проверка ГИТ». Он включает в себя такие подборки вопросов, как:
- чек-лист соблюдения общих требований по установлению режима работы и учёта рабочего времени;
Таким образом, этот ресурс становится палочкой-выручалочкой любого кадровика, который может пошагово проверить правильность своих действий. Также это может стать подспорьем для проведения внутренних проверок, дабы выявить проблемы в документальной части до прихода проверяющих лиц.
Кроме того в каталоге имеется большой ассортимент чек-листов для конкретных видов деятельности.
Ещё один раздел – охрана труда и пожарная безопасность. Те самые проверки представителями МЧС, которые могут дорого обойтись невнимательным к бюрократии руководителям. Здесь есть контрольные листы для оценки как пожарной безопасности в целом, так и соответствия нормам и требованиям конкретных сотрудников. Также есть разбивки по профилю работы организации: отель, строительный и продуктовый магазин будет иметь разный набор вопросов.
Как это работает?
Прямо в приложении, с любого мобильного устройства. С одной стороны можно просто использовать чек-листы для выявления недочётов. С другой можно воспользоваться расширенными возможностями сервиса, привлекать к проверкам других сотрудников, обсуждать результаты проверки в режиме онлайн, обмениваться мнениями, прилагать к итогам доказательства в виде фото/аудио сопровождения.Проверки при Covid-19
КОВИД вносил свои изменения в работу компаний, и сегодня требования безопасности продолжают править бал.
Некоторые требования сегодня носят рекомендованный характер, и их соблюдение зависит лишь от внутренней ответственности руководства. А есть условия, которые обязаны соблюдать компании, работающие с людьми.
К ним относится организация социальной дистанции, обеспечение работников масками, антисептиками, осмотр работников на предмет признаков опасной инфекции, проверка температуры тела и т.д. Соблюдение этого регламента безопасности проверяет инспекция. Но, как и в случае с проверками МЧС и Роспотребнадзора, к визиту контролирующего органа можно и нужно подготовиться.
Ознакомиться с требованиями Роспотребнадзора можно в свободном доступе СП 3.1.3597-20 «Профилактика новой коронавирусной инфекции (COVID-19)». Но для многих эта информация представлена не в самом удобном формате. Куда проще сверяться со списком контрольных вопросов, которые дадут ответ, готова ли ваша компания работать в условиях пандемии.
На сайте CheckOffice размещён целый раздел, посвящённый проверкам, связанным с мерами, применяемыми для предотвращения распространения Covid-19. Здесь есть контрольные вопросы, к примеру, о правильности дезинфекции.
Именно штрафы по недостаточным мерам дезинфекции помещения получает большая часть компаний (73%). На втором месте наличие приборов, очищающих воздух – более половины организаций не могут пройти и такую проверку. Не забывайте и про СИЗ. Так, отсутствие масок может стать причиной не только штрафа, но и закрытия предприятия.
Выводы
Проверки – это важная составляющая работы любой организации. И если они неизбежны, то важно научиться готовиться к ним и проходить их с минимальными «потерями».
Для этого можно использовать современные инструменты, такие как CheckOffice. С их помощью можно не только найти бреши в каком-либо направлении, проверяемом инспекторами, но и увеличить эффективность работы каждого отдельного сотрудника.
Руководство платит зарплату за выполнение конкретных функций, будь то уборка/дезинфекция помещения, организация закупок или что-то другое. Но зачастую именно отсутствие контроля сводит на нет все усилия по созданию слаженно функционирующего организма компании.
Внедряйте современные сервисы мобильного аудита для собственного удобства и для развития своей организации: https://reg.checkoffice.ru/registration.
