Аудит в транспортной компании

Высокая конкуренция в бизнес-среде сегодня стимулирует компании постоянно заботиться о повышении своей эффективности. Это касается в том числе и транспортных предприятий, занимающихся перевозками. Слаженная и бесперебойная работа, продуманные маршруты, оптимизация расходов – все это позволяет сокращать издержки и увеличивать прибыль, повышая вместе с тем и привлекательность услуг для потребителя.

Зачастую, однако, руководство транспортной компании не видит слабых мест в организации деятельности предприятия. Разобраться с причинами возникающих проблем поможет «взгляд со стороны» – профессиональный аудит, выполненный специалистами. Аудит транспортной компании даст возможность выявить актуальные проблемы, потенциальные риски и точки роста, а также наметить пути дальнейшего развития.

Что такое аудит транспортной компании?

Аудит ТК, в отличие от схожей процедуры на предприятиях других отраслей, имеет свои особенности. Аудиторская проверка транспортной фирмы важна не только для самой компании, но и для потребителей ее услуг, поскольку перевозки – как людей, так и грузов – всегда сопряжены с определенным риском. Соответственно, эксплуатируемый транспорт должен отвечать всем необходимым стандартам, а маршрутные схемы – быть наиболее эффективными.

В большинстве случаев во главу угла ставится проверка технического состояния автопарка, изучение документации на транспортные средства. Однако не стоит забывать и о человеческом факторе – огромное значение имеет качество медицинского освидетельствования водителей, ведь именно от них во многом зависит безопасность перевозок.

Аудиторская проверка даст возможность выявить слабые места и ошибки в организации деятельности фирмы. А полученные результаты позволят исправить недочеты и уменьшить риски, связанные с аварийными ситуациями во время перевозок.

С точки зрения бухучета и налогообложения, транспортные компании также имеют свои особенности, связанные с содержанием автопарка. Аудит в данном случае позволяет оценить полноту соблюдения законодательства в отношении предоставляемых компанией услуг и избежать проблем.

Цели и возможности аудита

Аудит транспортной компании дает возможность сформировать полноценную дорожную карту изменений существующей логистики, которая при условии грамотного и полного внедрения позволит обеспечить оптимальный уровень сервиса при понятных и оправданных расходах. В некоторых случаях проверка может выявить необходимость полной перестройки существующих бизнес-процессов компании. Если на текущий момент предприятие не имеет возможности выполнить такую перестройку, изменения логистической системы могут быть внедрены постепенно.

Опытные аудиторы отмечают, что даже незначительные позитивные изменения, внедренные на основе тщательной проверки, могут дать ощутимый экономический эффект. Каких результатов можно ожидать?

• Сокращение расходов на ГСМ и уменьшение пробега автотранспорта за счет оптимизации маршрутов;
• снижение себестоимости перевозок;
• повышение качества сервиса с опорой на конкретные запросы и нужды клиентов;
• наращивание возможностей автопарка при неизменной численности машин.

Исследование и оптимизация – два «кита», без которых невозможна эффективная работа транспортной компании в российских условиях. Без аудита также невозможна грамотная организация логистики, а без продуманной логистики расходы легко могут перекрыть прибыль. Проверка позволит выявить те этапы, которые вызывают наибольшие издержки, и найти способы эти издержки сократить.

Эффективность работы транспортной компании зависит от множества факторов. И, даже если кажется, что проблем у предприятия нет, в большинстве случаев расходы могут быть сокращены еще на 10-20% – именно благодаря аудиту.

Какие меры могут быть приняты?

1. Оптимизация логистических схем и транспортной инфраструктуры.
2. Проработка новых, более удобных, маршрутов.
3. Замена арендуемого автопарка на собственный либо наоборот – в зависимости от нюансов работы предприятия.
4. Модернизация автопарка.
5. Замена типа транспорта.
6. Оптимизация имеющейся схемы ремонта и обслуживания техники.
7. Оптимизация процесса работы с клиентами.

Источниками избыточных расходов могут являться различные элементы транспортно-логистической системы предприятия. Среди них – сам автопарк, схема маршрутов, условия партнеров и подрядчиков (поставка ГСМ, обслуживание техники и т.д.), использование перегрузочных пунктов и др. Тщательный анализ каждого звена этой системы позволит найти уязвимые точки и проработать их, добившись тем самым максимальной эффективности работы при минимуме затрат.

Проведение аудита

Аудит транспортной компании выполняется по схеме «от общего к частному». Это означает, что на первом этапе изучаются глобальные цели и задачи предприятия, а также текущие показатели, а затем идет последовательное движение к детальному исследованию для выявления слабых мест и точек роста. Особое внимание уделяется тем стратегиям и целям, которые находятся в наиболее тесной связи с логистикой. Полученные данные позволяют определить те вопросы, ответы на которые дадут компании возможность добиться весомого конкурентного преимущества на рынке.

Выполнение аудита поручается независимым экспертам, имеющим опыт в организации подобного рода исследований. Эксперты должны обладать высокими компетенциями в сфере теории и практики логистики, уметь проводить анализ всей логистической схемы, определять ее сильные и слабые стороны, находить те тенденции, которые влияют на работу данной схемы, обнаруживать случаи неэффективного распределения ресурсов. К аудиту также могут быть привлечены сами сотрудники предприятия – представители различных подразделений: бухгалтерии, отдела продаж, IT и др.

Сложный комплексный аудит – задача для профессионалов, однако базовое исследование может быть выполнено силами самих сотрудников. Если у руководства компании нет возможностей или желания обращаться за дорогостоящей и зачастую длительной услугой, можно воспользоваться удобной библиотекой бесплатных чек-листов от сервиса мобильного аудита CheckOffice.

Методы и этапы аудита

Существуют следующие методики, используемые для проведения аудита транспортной компании:

• визуальная оценка – оценка технического состояния автопарка компании;
• устное интервью с сотрудниками фирмы;
• анализ документации предприятия;
• фото– и видеосъемка.

Этапы аудита:

• проверка лицензий и иных разрешительных документов транспортной компании;
• оценка организации работы водителей на предмет ее соответствия актуальным законодательным нормам, в частности, проверка режима труда и отдыха;
• оценка условий, создаваемых руководством компании для повышения квалификации сотрудников;
• анализ правильности организации предрейсовых медицинских осмотров водителей;
• оценка состояния автотранспорта компании, анализ на предмет соответствия требованиям ГИБДД.

Виды аудитов

Аудит транспортного предприятия подразделяется на внешний и внутренний. Внешний аудит – это выполнение достаточно масштабного анализа, связанного с опросом клиентов компании. Главная задача данного вида аудита заключается в сборе сведений о взаимодействии поставщика услуг с потребителем, а также в определении эффективности обслуживания. Анализ полученной информации дает возможность разработать более эффективную стратегию логистики. Кроме того, впоследствии менеджеры могут воспользоваться этими сведениями для создания персонализированных предложений.

Внутренний аудит включает в себя собеседование с руководством и сотрудниками компании, изучение автопарка, технической и бухгалтерской документации.

Критерии оценивания

Что касается критериев, по которым выполняется аудит транспортной компании, они в каждом случае разрабатываются индивидуально – в зависимости от поставленных целей и задач исследования. Ниже приводится достаточно общий перечень критериев оценки.

1. Процесс работы с заказами на перевозку, выбор транспортных средств и маршрута, отслеживание передвижения автомобиля;
2. Загрузка и закрепление груза;
3. Регламенты обучения водителей;
4. Техобслуживание и ремонт транспортных средств (если у компании имеется свой автопарк);
5. Регламент действий в нестандартной ситуации;
6. Обеспечение качества услуг.

Этот перечень весьма условен и может быть дополнен и расширен.

Совет

Зачастую к проведению транспортного аудита прибегают компании перед предстоящей проверкой со стороны надзорных органов. Такая позиция вполне оправдана – ведь именно аудит позволяет заблаговременно выявить слабые места, найти и исправить ошибки в регламентах и документах и избежать санкций. Так, аудиторская проверка помогает выявить нарушения транспортного законодательства в таких сферах, как:

• лицензирование деятельности предприятия (в тех случаях, когда необходимость получения лицензии предусмотрена российским законодательством);
• организация работы водителей согласно актуальным требованиям ГИБДД, в том числе – соблюдение режима труда и отдыха;
• соответствие сотрудников предприятия квалификационным требованиям и нормам;
• организация медицинских осмотров водителей;
• соответствие транспортных средств собственного автопарка компании требованиям ГИБДД;
• ведение документации предприятия, документооборот;
• организация техобслуживания и ремонта транспортных средств.

Как проводить аудит с помощью чек-листов

Аудиторская проверка – это залог безопасной, эффективной и стабильной работы компании, залог ее успеха. Аудит позволяет выявить все риски, в том числе связанные с возможным непреднамеренным нарушением законодательства РФ, обнаружить слабые места в деятельности предприятия, исключить санкции со стороны проверяющих органов. Аудит также устанавливает компетентность сотрудников компании, эффективность рабочих схем и маршрутов, выявляет необходимость в принятии мер, направленных на сокращение экономических затрат.

Сложная процедура аудита, однако, может быть значительно упрощена за счет использования готовых удобных чек-листов. Сервис мобильного аудита CheckOffice подготовил обширную библиотеку бесплатных чек-листов для бизнеса, в том числе – для транспортных компаний. Найти ее и скачать подходящие материалы можно по ссылке: https://checkoffice.ru/library/transport-i-logistika/.

Все чек-листы подготовлены специалистами, имеющими опыт в проверках транспортных компаний, и строго соответствуют актуальным требованиям, предъявляемым сегодня к логистике, в том числе в части соблюдения законодательства. Материалы регулярно обновляются и дополняются, что позволяет всегда иметь под рукой наиболее полный перечень вопросов.

Сервис CheckOffice упрощает работу как руководителям, так и штатным сотрудникам. Использование сервиса дает возможность в кратчайшие сроки выполнить аудит своими силами, без лишних расходов. Удобное мобильное приложение, разработанное CheckOffice, автоматизирует работу с чек-листами и позволяет полностью отказаться от бумажной работы, сконцентрировавшись на действительно важных бизнес-процессах.

Вывод

Аудит транспортной компании – необходимое мероприятие, которое дает возможность выявить уязвимые места и нарушения, определить точки роста бизнеса и оптимизировать рабочие схемы, сократив издержки. Однако вместе с тем аудит может стать затратной и длительной процедурой. Чтобы этого избежать, сервис мобильного аудита CheckOffice предлагает воспользоваться удобной библиотекой бесплатных чек-листов.

Все материалы в данной библиотеке разработаны с учетом актуальных требований законодательства, постоянно обновляются и дополняются. Специальное мобильное приложение упрощает работу с чек-листами и дает возможность быстро провести аудит без привлечения сторонних работников. Попробуйте весь функционал бесплатно: https://reg.checkoffice.ru/registration.