Электронные чек-листы были разработаны с целью устранение основных ошибок таких как:
- ошибочное забывание вопроса (критерия) оценивания при проведении проверки, что приводит к непреднамеренному пропуску вопроса;
- пропуск вопросов из-за отвлекающего фактора;
- намеренный пропуск вопроса, а затем забывание вернуться к нему;
- преднамеренное утверждение о том, что вопрос был выполнен, когда он не был выполнен.
Контрольные списки впервые стали использовать пилоты в авиации. С целью не допустить ошибок был составлен полный перечень действий. Пилоты обязаны использовать чек-листы для выполнения рутинных протоколов для того, чтобы обеспечить правильную подготовку к каждому этапу полета. Второй пилот зачитывает критерии, подлежащие проверки, а первый пилот подтверждает надлежащее состояние соответствующих критериев (например, положение закрылок, давление в гидросистеме, установка радиовысометра и другие).
В дальнейшем чек-листы стали пользоваться большой популярностью в других профессиональных сферах: строительство, медицина, ритейл, промышленность, в ресторанном и гостиничном бизнесах. Ведь чек-листы — это недорогой способ повысить безопасность и качество обслуживания.
- По нарушениям;
- По объекту проверки;
- По объектам проверки;
- А также доступен отчёт «Исправление нарушений», который позволяет увидеть общую картину по работе с выявленными нарушениями.
Преимущества электронных чек-листов по сравнению с бумажными
1. Скорость обработки данных
Электронные чек-листы заполняются за меньшее время по сравнению с ручным заполнением таких же бумажных чек-листов.
2. Мультимедийные данные
В электронных чек-листах есть описание каждого вопроса, что делает чек-лист доступнее и понятнее для сотрудников, которые их используют. Например, форма вопроса может содержать фотографию или текст инструкции, как должна быть выполнена задача.
Точно также проверяющий может прикрепить фотографию, видео или комментарий к вопросу в чек-листе, тем самым указать на проблему.
3. Невозможность пропустить важные поля
Поля формы могут быть обязательны для заполнения, тем самым это гарантирует, что работники не смогут выполнить задание до тех, пор пока не предоставят полную информацию.
4. Все данные проверки доступны онлайн
Данные из заполненных форм и чек-листов доступны в режиме реального времени всем участникам проверки, что повышает качество контроля и облегчает проведения проверок. Если будут выявлены отклонения, то все заинтересованные сотрудники получат уведомления, что сокращает время для принятия корректирующих мер.
5. Использование готовых шаблонов чек-листов
Существует крупнейшая библиотека чек-листов в России, где собраны более 300 различных чек-листов. Пользователи CheckOffice могут брать готовые шаблоны и редактировать под себя. Также каждый пользователь может добавлять свои чек-листы, которые будут доступны только сотрудникам компании.
6. Соблюдение требований
В отличие от бумажных записей, которые могут быть легко потеряны или уничтожены, электронные формы хранятся в облачном хранилище. К любой проверки всегда есть доступ независимо от того, когда проверка проводилась: неделю назад или пять лет.
7. Аналитические отчёты
С помощью отчётов руководитель сможет определить слабые места компании, а именно: где именно происходят нарушения, по каким пунктам и как часто происходят нарушения, и конечно же, своевременно их устранить.
Например, в сервисе CheckOffice можно формировать отчёты:
Помимо этого, есть удобные фильтры, благодаря которым вы сами сможете сформировать отчет по тем критериям, которые интересуют вас в данный момент.
.png "Сервис CheckOffice")
Электронные чек-листы постепенно вытесняют бумажные чек-листы в качестве инструмента контроля и качества соблюдения стандартов работы.
Хотите попробовать единый инструмент CheckOffice, который включает все преимущества для сбора данных, хранения и аналитике. Попробуйте бесплатный демо-доступ по ссылке: https://reg.checkoffice.ru/registration.
