Аудит в аптечных сетях

Аудит в аптечных сетях

Аудит аптек — это всесторонний анализ операций и процессов для проверки соблюдения нормативных требований. Внутренние или внешние проверки аптек, проводимые госорганами, сторонними организациями или сотрудниками компании, направлены на выявление нарушений в работе сотрудников, проверки соблюдения нормативных документов и внутренних правил компании.

Внутренний аудит аптек необходим не только для успешного прохождения плановых и внеплановых проверок проверяющих организаций, но и для оценки работы персонала в целом.

Цели внутреннего аудита:

1. Анализ и модификация систем проверки;
2. Обязательное сопровождение обратной связи о нарушениях и возможных особенностях проверки;
3. Корректировка и предупреждение о наличиях проблем и нарушений;
4. Специальное программное обнаружение проблем и выявление способов их решения за счет устранения несоответствий;
5. Профессиональная оценка качества работы системы;
6. Обнаружение несоответствий процессов внутреннего производства;
7. Проверка соответствия с внутренними действиями постановления нормативной документации.

Главные причины проведения аудита аптечной деятельности характеризуются улучшением работы и ее качества, быстрым прохождением проверок различного характера контролирующими органами, такими как Росздравнадзор и Роспотребнадзор.

Виды аудитов аптек

Такая проверка определяет надежность всей системы бухгалтерского учета и гарантирует полный контроль над отчетами и справками. Помимо этого, аудит определяет эффективность процессов, учет контрольной работы и достоверность отчетов аптечной деятельности. Критерии, по которым происходит оценка информационной основы, определяются корректностью отчетов бухгалтерии, соответствием с нормами и стандартами проверок бухгалтерского учета.

Данный аудит проверяет соблюдение в аптеки нормативных документов, стандартов, приказов, требований и норм. В данный аудит включена проверка соответствия лицензированным требованиям. Основным документом при проведении аудита на соответствие требованиям является матрица соответствия. В которой необходимо учитывать требования стандарта ISO 9001, отраслевых стандартов и др. 

Данный способ аудита проводят для проверки оптимальной работы бизнес-процессов, контроля за расходом ресурсов, улучшения экономических показателей. Аудит предназначен для понимания реального состояния дел, когда после аудита сравниваются показатели в динамике и составляется прогноз на их улучшение.

Новые усовершенствованные виды проверок осуществляются по мере развития внутренней систематизации проверок организации. Новые виды аудита определяют условия работы и качество поддержки, рост развития сотрудников и их профессиональные навыки работы. А также поддерживают минимальное влияние на окружающую среду и способствуют увеличению знаний о современных тенденциях роста.

Особенности внутреннего аудита аптеки

1. Внутренний аудит проходит согласно заранее установленному графику и анализируется руководителем субъекта розничной торговли.

2. Внутренний аудит проводится штатными сотрудниками, лицами, назначенными руководителем, и привлеченными лицами на договорной основе. Кроме того, допустимы и проверки независимого характера, где все результаты аудита и меры, по которым проводились необходимые проверочные работы, подкрепляются специальными договорными документами. 

3. Все этапы аудита, обнаруженные нарушения, рекомендации по их исправлениям оформляются документально.
4. Внутренняя проверка аптечных организаций проводится для того, чтобы выявить недостатки и дополнить необходимые рекомендованные требования, которые соответствуют нормам и стандартам законодательства Российской Федерации. Программа проверки обязана учитывать прошлые аудиты и проверки контролирующих органов.
5. Лицо, осуществляющее действие проверки и имеющее ответственность за ее результаты, должно предпринять все необходимые меры по устранению выявленных нарушений. В последующие проверки необходимо внести пункты с аудитом по исправлениям нарушений.
6. Руководство обязано с каждым аудитом повышать эффективность и качество, применяя результаты внутренней проверки и анализ данных систем с корректирующими действиями.

Советы по проведению внутреннего аудита аптек

1. Заранее составлять план проверок на год. 

2. При составление плана учитывать опыт прошлых проверок и аудитов. 

3. Учитывать области, в которых нарушения случаются чаще, и включить их в каждый этап аудита.

4. Исключить из плана области, по которым нарушений не бывает.

5. Разбить внутренний аудит на отдельные процессы, такие как отпуск продукции, хранение лекарственных средств, ведение документации. Акцентировать внимание на тех процессах, которые напрямую влияют на качество работы аптеки и персонала.

6. После каждого аудита подводить итоги и включать в следующие аудиты этапы проверок исправления нарушений.

Проверки аптеки надзорными органами

• Контрольная закупка
• Сбор образцов для исследования
• Исследование предметов и проверка документов
• Обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств

• соблюдение требований к расположению лекарственных средств на полках и витринах аптеки
• соблюдение требований к хранению термолабильных препаратов
• соблюдение требований размещения препаратов, отпускаемых по рецепту врача
• соблюдение требований к отпуску рецептурных препаратов
• наличие препаратов из Перечня ЖНВЛП и Перечня минимального ассортимента лекарственных средств

• У проверяющего должно быть подписанное постановление о проведении проверки, в котором указаны вид, основание, дата и срок проведения проверки. 
• Все лица, участвующие в проверке, должны быть указаны в постановлении. Проводить проверку только согласно указанной теме в распоряжении.
• Проверка должна проходить в присутствии руководителя организации или его законного представителя.

Советы при проведении проверок:

• Не волноваться. Из-за волнения вы можете совершить ошибку (отпустить лекарство без рецепта, не выбить кассовый чек и т.д.). Выполнять свою работу, как и в любой другой день.

• Некоторые проверяющие могут использовать против вас психологические методы воздействия и провокации. Вы не должны на них поддаваться. Следует сообщить проверяющему о недопустимости таких мер и приёмов. 

• При отсутствии документов, подтверждающих полномочия проверяющих, они могут начать вам угрожать и ссылаться на огромные штрафные санкции. Вам следует помнить, что проверка начинается только после предоставления соответствующих распоряжений, оформленных по всем правилам.

• При сомнениях в адекватности и профессиональных компетенциях проверяющих вы можете вести фотофиксации и видеофиксации. Которые будут являться доказательством вашей правоты в случае спорных ситуаций.

• Помните, никакие оплаты не могут проводиться на месте. Все нарушения фиксируются в протокол об административном правонарушении, который направляется в суд. И уже суд выносит решение о штрафных санкциях или иных мерах пресечения.

Интерфейс сервиса CheckOffice

Программное решение для проведения аудита аптек чек-листами

Сервис CheckOffice упрощает работу как руководителям, так и штатным сотрудникам; обеспечивает полный цикл работ по выявлению и устранению нарушений, автоматизирует работу с чек-листами с помощью мобильных устройств и позволяет:

• контролировать соблюдение стандартов компании и качество работы сотрудников;
• ускоряет получение и передачу информации;
• оптимизирует время работы персонала;
• повышает производительность труда.

При разработке проверочных листов необходимо понимать, что Росздравнадзором рассмотрены не все вопросы в отношении процессов, проверку которых необходимо осуществлять. На какие-то процессы придется разрабатывать проверочные листы самостоятельно, например:

• соблюдение правил ценообразования;
• соблюдение санитарных требований к помещению;
• соблюдение санитарных требований к оборудованию, начиная от санитарного состояния и заканчивая требованием к микроклимату;
• соблюдение санитарно-гигиенические требований к персоналу, начиная от обучения и заканчивая прохождением медицинских осмотров;
• соблюдение санитарных требований к уборке помещений - наличие СОПа (другого внутреннего нормативного акта), регламентирующего порядок уборки;
• периодичность (наличие и соблюдение графика уборок);
• требования к уборочному инвентарю и дезсредствам (наличие в достаточном количестве, соблюдение правил их использования, правила хранения; наличие  программы производственного контроля.

Бесплатная библиотека готовых чек-листов позволит существенно сократить время на создание своих собственных контрольных списков.

Вывод

Подход, основанный на повышении качества предоставления услуг, требует проведения аудитов через запланированные интервалы для оценки эффективности внедрения и поддержания системы качества, а также для определения соответствия процессов и продукции установленным параметрам и спецификациям. Аудит, проводимый хорошо обученным и тщательно подготовленным аудитором, может быть очень полезным, поскольку он позволяет выявить области, требующие реального улучшения. Когда сотрудники и менеджеры начинают рассматривать аудит как возможность для улучшения, они начинают рассматривать аудиторов как продуктивных членов одной команды.