Что такое чек-лист
Чек-лист — это список, состоящий из пунктов, которые нужно выполнить либо проверить. Сначала чек-листы использовались только в технических отраслях, чтобы проверить выполнение сложных задач, например, готовность самолета к взлету. Сейчас этот инструмент используют в разных сферах бизнеса.
Зачем чек-листы нужны бизнесу
Контроль важен для любого типа бизнеса: в ритейле нужно контролировать работу персонала, качество продукции, общее состояние магазинов, в промышленности — состояние оборудования и технических систем, в медицине — качество лекарственных препаратов, медицинских изделий и так далее. Существуют и внешние проверки со стороны государства.
Следить вручную за соблюдением всех стандартов сложно из-за большого объема данных и влияния «человеческого фактора». Оптимальным решением будет использовать дополнительные инструменты для проведения проверок — чек-листы.
Что такое электронный чек-лист
Электронный чек-лист — это тот же чек-лист, только в цифровом виде. Он помогает избежать бумажной волокиты, упрощает проведение проверок и работу с нарушениями.
Читайте также: Основные ошибки при проведении внутренних аудитов: как избежать ловушек?
Обычный и электронный чек-лист — в чем разница
«Классические» бумажные чек-листы не всегда эффективны. Представим владельца ресторана, который захотел наладить систему контроля качества при помощи бумажных чек-листов. Ему нужно контролировать работу кухни, официантов, соблюдение санитарных норм и законодательных требований. Рано или поздно он столкнется с проблемами:
- Результаты проверок по бумажным чек-листам нужно обрабатывать вручную.
- Невозможно оперативно устранять нарушения.
- Нет гарантии достоверности результатов – не все сотрудники готовы признавать свои ошибки и честно фиксировать нарушения.
- Результаты таких проверок невозможно проанализировать в динамике и выявить закономерности.
Похожая ситуация и с электронными таблицами, например в Excel – в них нельзя структурировать фото и добавить видео. Это повышает риск получения недостоверных данных.
Читайте также: Как составить полезный чек-лист?
Примеры электронных чек-листов
У нас есть бесплатная библиотека чек-листов. Сейчас там больше 1100 чек-листов для разных сфер бизнеса. Их можно скачать в формате PDF или сразу добавить в CheckOffice, чтобы протестировать сервис на реальных объектах.
Как работать с электронными чек-листами
Механизм работы с электронными чек-листами в CheckOffice простой. В конструкторе создаются чек-листы на основе регламентов бизнеса, затем назначаются сотрудникам. Они проводят проверку: отмечают пункты, добавляют фото и видео, фиксируют нарушения. Результаты поступают руководителю в личный кабинет. Он видит несоответствия и ставит задачи сотрудникам.
Так, в лабораториях Гемотест по чек-листам контролируют работу сотрудников, чистоту входной группы и самих отделений, ведение журналов, внешний вид работников, маркировку расходных материалов и многое другое.
Лаборатория Гемотест: как автоматизировать контроль стандартов в медицинской лаборатории
Процесс контроля в лабораториях выстроен в сервисе CheckOffice и состоит из четырех этапов:
- Назначение проверок. В начале каждого квартала автоматически назначают проверки.
- Проведение проверок. Старшие медсестры или старшие администраторы в соответствии с графиком приезжают в лабораторные отделения и проводят проверки. В своей работе они используют только мобильное приложение: отвечают на пункты чек-листа, прикладывают фотографии, комментарии и другие вложения.
- Анализ результатов и постановка задач. Все данные отслеживаются специалистами по стандартам. Руководство рассматривает отчеты о проведенных проверках, особое внимание обращают на фотографии.
- Работа с нарушениями. Если отклонения от норм и стандартов все-таки выявлены, старшая медсестра должна снова посетить лабораторное отделение, исправить нарушение и через CheckOffice предоставить подтверждающую фотографию. Тогда цикл работы считается завершенным. Возобновляется он с наступлением нового квартала или месяца.
Lamoda также использует электронные чек-листы в CheckOffice. Основные пользователи — сотрудники направления качества доставки, работники, которые отвечают за охрану труда, за пожарную безопасность и IT-департамент. Есть и другие направления в компании, которые заинтересованы в том, чтобы использовать CheckOffice — например, новые розничные магазины Lamoda Sport.
Как улучшить качество доставки и автоматизировать контроль работы ПВЗ и складов - опыт Lamoda
В результате в компании оптимизировали время, которое раньше тратили на обработку бумажных чек-листов и таблиц. За счет перераспределения нагрузки сотрудники могут проводить большее число проверок. Проверки стали проще и понятнее для всех сотрудников: от работников ПВЗ до руководителей. Появилась возможность получать отчеты “здесь и сейчас” — по результатам аудитов сотрудники сразу могут начать работу с нарушениями.
В сети магазинов КуулКлевер электронные чек-листы используют, чтобы удаленно контролировать работу сотрудников и быстро устранять нарушения. Инструмент применяют сразу несколько отделов компании: отдел управления магазинами, отдел управления ассортиментом и отдел по подбору персонала.
КуулКлевер: как возможность быстро собирать данные и видеть магазины изнутри может повысить прозрачность работы
Благодаря чек-листам появилась возможность видеть торговые точки изнутри и быстро собирать данные, а руководитель может рассмотреть работу сотрудников в динамике и отследить нарушения.
