CheckOffice глазами клиентов: опыт Decathlon

Общая информация
Клиент
Торговая сеть "Decathlon"
Теги
#Кейс
Поделиться

Скопировать ссылку

CheckOffice глазами клиентов: опыт Decathlon

Продолжаем рассказывать, как компании применяют инструменты CheckOffice. На этот раз поговорили с менеджером Decathlon по безопасности и эксплуатации магазинов в Москве и Московской области Павлом Лобакиным.

Ключевые достижения за время использования CheckOffice:


  1. Получили удобное мобильное приложение, которое всегда под рукой.

  2. Сокращение человеко-часов за счет уменьшения бумажной работы.

  3. Повышение качества отчетов и точности аналитики.

  4. Более удобная работа с магазинами: благодаря тому, что они стали автономнее, мы выезжаем в магазины только раз в год для плановой проверки. 

  5. Масштабируемость изменений: новые пункты чек-листа появляются у всех магазинов в режиме реального времени. 

Как Decathlon внедрял CheckOffice 

Мы начали тестировать приложение в августе 2019 года. Внедрение проходило в три этапа: 

  1. Август — декабрь 2019 года: сервис тестировал только я.

  2. Первая половина 2020 года: подписали договор, я подключил нескольких коллег из отдела безопасности. Теперь у нас стало четыре активных пользователя.

  3. Июль 2020 — настоящее время: развернули приложение в магазинах, логистике и сервисах Decathlon в России.

Соревновательный дух и селф-диагностика: как Decathlon стимулирует использование сервиса


Команда Decathlon

Мы используем CheckOffice не как инструмент контроля. Мы не делаем аудит или проверки. Вместо этого мы проводим диагностику. Основная задача — сравнивать процессы в магазине с «идеальной картинкой» и примерами, которые отражены в чек-листе. Это позволяет понять, что работает не так и какие действия нужно предпринять, чтобы достичь необходимого результата.

«Наша цель — повысить удовлетворенность клиентов, результаты и эффективность сотрудников. Благодаря CheckOffice знания и примеры о стандартах в процессах всегда актуальны и едины для всех пользователей нашего домена. Имея такой инструмент, сотрудники самостоятельно проводят разные типы диагностики, повышают знания и автономность, а вместе с этим повышается удовлетворенность клиентов и сотрудников»,
Павел Лобакин
Менеджер Decathlon по безопасности и эксплуатации магазинов в Москве и Московской области

Кроме того, мы организовали чемпионат для технических директоров магазина. Для участия нужно ежемесячно проходить диагностику по одной из тем безопасности. Например, в январе заполняют чек-лист по эвакуации. Те, кто сделал это вовремя, получают 3 балла, кто заполнил в феврале (опоздал :| ) — 2, а кто не заполнил — 0 :( 

Чтобы при работе с чек-листами сотрудники не приукрашивали действительность, мы оцениваем не количество нарушений, а прогресс. Проверяемые блоки повторяются каждые полгода: если в январе ты нашел 15 нарушений, а в августе при диагностике выявлено 5 — отлично, это +1 балл к результату. 

В начале каждого месяца мы обновляем таблицу с результатами, а вместе с ними — основные трудности, которые были выявленны в ходе диагностик (в веб-версии CheckOffice это делается быстро). Анализируя причины трудностей, мы при необходимости адаптируем процедуры. Благодаря этому взаимосвязанному процессу мы развиваем и повышаем эффективность внутренних процессов компании.

На какие отделы планируем расширять сервис

Мы создаем чек-листы для различных позиций в магазинах, логистике и сервисах, поэтому все больше сотрудников начинают использовать приложение в ежедневной работе. Думаю, в 2022 году у нас будет более 100 пользователей. 

Каждый чек-лист создается по запросу для отдельного магазина. При этом права на его редактирование есть только у одного подразделения. Это помогает избежать хаоса. В ближайшее время протестируем функцию, которая позволяет выдавать доступ к чек-листу определенным пользователям. Если она сильно повысит времязатраты администраторов — купим отдельную подписку для каждого магазина, чтобы они могли составлять любые нужные чек-листы сами.  

Чек-листы проверок контролирующих органов также будут внесены в сервис, чтобы магазин мог самостоятельно проверять соответствие требованиям.

Чем пользовались раньше и что было не так

Сначала мы проводили проверки по Excel. Пытаясь сделать их удобнее, перешли на Google Документы, но и там было много проблем: сбои, многое приходилось делать руками, создавать архивы, нельзя было смотреть единую статистику по всем магазинам. Чтобы проанализировать нарушения, нужно было пересмотреть десятки файлов, а чтобы внести изменения в чек-лист — разослать документы по всем магазинам. При этом часто кто-то их не видел или заполнял неактуальную версию. 

Тогда мы начали искать специализированное решение. Один сервис оказался слишком простым и не позволял строить аналитику, другой — слишком сложным, с множеством функций, которыми мы никогда не будем пользоваться, но за которые придется платить. О CheckOffice я услышал от наших партнеров, и он стал золотой серединой: user friendly-приложение, удобная аналитика и другие инструменты. Еще нам было важно, что команда сервиса находится в России и оперативно обеспечивает поддержку. 

Какими инструментами CheckOffice мы пользуемся

Пока сосредоточены на главном функционале и не используем много дополнительных фич. Основное — это чек-листы, архив с фото, примеры (удобно для новых сотрудников), комментарии и аналитика через веб-интерфейс. 

Автозадачи и модуль планирования пока не используем — назначаем расписание проверок в своих календарях. Иногда сверяем свои чек-листы с библиотекой готовых на сайте CheckOffice. При составлении чек-листов мы опираемся на ГОСТы, и будет здорово, если в библиотеке появятся стандартизированные на уровне государства формы, например, чек-лист проверки Роспотребнадзора, МЧС и так далее.

Нравится, что ребята постоянно обновляют и совершенствуют приложение. За время использования добавилась возможность копировать пункты одним нажатием и многое другое. 

Первые результаты и советы по внедрению

Со специализированным чек-листами мы однозначно стали эффективнее. С Google Документами на заполнение одного отчета у меня уходило три часа, и такой надо было составить для 17 магазинов. Сейчас время на один отчет сократилось до 40 минут или меньше, и заполнять его, конечно, тоже стало легче. Отчет отвечает всем нашим требованиям: наглядность, фиксация фото, комментарии, выгрузка и отправка ссылкой.

Для сотрудников внедрение подобного сервиса на первых порах может выглядеть как дополнительная работа. Но если раньше проверка проводилась раз в год и менеджеру приходилось в сжатые сроки отрабатывать сразу все выявленные нарушения, то теперь проверки запланированы, регулярные диагностики дают равномерно высокий результат. 

При этом мы прислушиваемся к обратной связи сотрудников. Например, сначала составили слишком большой чек-лист, перегруженный деталями, не было логики в последовательности блоков, и его было неудобно заполнять. По запросу магазина пофиксили это. И так со всеми другими возникавшими вопросами. 

«Сотрудникам нужно время, чтобы привыкнуть к использованию приложения, как и к любому новому инструменту. Но я уверен, что если мы предложим вернуться к Google Документам — желающих среди сотрудников не найдется.»,
Павел Лобакин
Менеджером Decathlon по безопасности и эксплуатации магазинов в Москве и Московской области
Библиотека чек-листов от CheckOffice
Воспользуйтесь готовыми решениями для вашего бизнеса от специалистов нашего сервиса.
Узнать больше

Начните свой путь
к автоматизации бизнес аудитов

Улучшите свой бизнес вместе с CheckOffice

Кейсы клиентов

Все кейсы
Тойота Центр Бишкек: как мы повысили маржинальность и получили конкурентное преимущество благодаря CheckOffice
Современные решения для повышения надежности работы оборудования: опыт SLK Cement
12.10.2021
«Бизнес Кар»: как оптимизировать численность персонала в два раза и повысить компетентность сотрудников благодаря CheckOffice
31.08.2021
CheckOffice глазами клиентов: опыт Decathlon
04.08.2021
Как мы повысили прибыль на 30% и превратили CheckOffice в инструмент обучения: опыт «D5 Ремонт»
27.07.2021

Будь в курсе последних новостей!

Подписавшись, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies
Понятно