Продолжаем рассказывать, как компании применяют инструменты CheckOffice. На этот раз поговорили с менеджером Decathlon по безопасности и эксплуатации магазинов в Москве и Московской области Павлом Лобакиным.
Ключевые достижения за время использования CheckOffice:
Получили удобное мобильное приложение, которое всегда под рукой.
Сокращение человеко-часов за счет уменьшения бумажной работы.
Повышение качества отчетов и точности аналитики.
Более удобная работа с магазинами: благодаря тому, что они стали автономнее, мы выезжаем в магазины только раз в год для плановой проверки.
Масштабируемость изменений: новые пункты чек-листа появляются у всех магазинов в режиме реального времени.
Как Decathlon внедрял CheckOffice
Мы начали тестировать приложение в августе 2019 года. Внедрение проходило в три этапа:
Август — декабрь 2019 года: сервис тестировал только я.
Первая половина 2020 года: подписали договор, я подключил нескольких коллег из отдела безопасности. Теперь у нас стало четыре активных пользователя.
Июль 2020 — настоящее время: развернули приложение в магазинах, логистике и сервисах Decathlon в России.
Соревновательный дух и селф-диагностика: как Decathlon стимулирует использование сервиса
Мы используем CheckOffice не как инструмент контроля. Мы не делаем аудит или проверки. Вместо этого мы проводим диагностику. Основная задача — сравнивать процессы в магазине с «идеальной картинкой» и примерами, которые отражены в чек-листе. Это позволяет понять, что работает не так и какие действия нужно предпринять, чтобы достичь необходимого результата.
Кроме того, мы организовали чемпионат для технических директоров магазина. Для участия нужно ежемесячно проходить диагностику по одной из тем безопасности. Например, в январе заполняют чек-лист по эвакуации. Те, кто сделал это вовремя, получают 3 балла, кто заполнил в феврале (опоздал :| ) — 2, а кто не заполнил — 0 :(
Чтобы при работе с чек-листами сотрудники не приукрашивали действительность, мы оцениваем не количество нарушений, а прогресс. Проверяемые блоки повторяются каждые полгода: если в январе ты нашел 15 нарушений, а в августе при диагностике выявлено 5 — отлично, это +1 балл к результату.
В начале каждого месяца мы обновляем таблицу с результатами, а вместе с ними — основные трудности, которые были выявленны в ходе диагностик (в веб-версии CheckOffice это делается быстро). Анализируя причины трудностей, мы при необходимости адаптируем процедуры. Благодаря этому взаимосвязанному процессу мы развиваем и повышаем эффективность внутренних процессов компании.
На какие отделы планируем расширять сервис
Мы создаем чек-листы для различных позиций в магазинах, логистике и сервисах, поэтому все больше сотрудников начинают использовать приложение в ежедневной работе. Думаю, в 2022 году у нас будет более 100 пользователей.
Каждый чек-лист создается по запросу для отдельного магазина. При этом права на его редактирование есть только у одного подразделения. Это помогает избежать хаоса. В ближайшее время протестируем функцию, которая позволяет выдавать доступ к чек-листу определенным пользователям. Если она сильно повысит времязатраты администраторов — купим отдельную подписку для каждого магазина, чтобы они могли составлять любые нужные чек-листы сами.
Чек-листы проверок контролирующих органов также будут внесены в сервис, чтобы магазин мог самостоятельно проверять соответствие требованиям.
Чем пользовались раньше и что было не так
Сначала мы проводили проверки по Excel. Пытаясь сделать их удобнее, перешли на Google Документы, но и там было много проблем: сбои, многое приходилось делать руками, создавать архивы, нельзя было смотреть единую статистику по всем магазинам. Чтобы проанализировать нарушения, нужно было пересмотреть десятки файлов, а чтобы внести изменения в чек-лист — разослать документы по всем магазинам. При этом часто кто-то их не видел или заполнял неактуальную версию.
Тогда мы начали искать специализированное решение. Один сервис оказался слишком простым и не позволял строить аналитику, другой — слишком сложным, с множеством функций, которыми мы никогда не будем пользоваться, но за которые придется платить. О CheckOffice я услышал от наших партнеров, и он стал золотой серединой: user friendly-приложение, удобная аналитика и другие инструменты. Еще нам было важно, что команда сервиса находится в России и оперативно обеспечивает поддержку.
Какими инструментами CheckOffice мы пользуемся
Пока сосредоточены на главном функционале и не используем много дополнительных фич. Основное — это чек-листы, архив с фото, примеры (удобно для новых сотрудников), комментарии и аналитика через веб-интерфейс.
Автозадачи и модуль планирования пока не используем — назначаем расписание проверок в своих календарях. Иногда сверяем свои чек-листы с библиотекой готовых на сайте CheckOffice. При составлении чек-листов мы опираемся на ГОСТы, и будет здорово, если в библиотеке появятся стандартизированные на уровне государства формы, например, чек-лист проверки Роспотребнадзора, МЧС и так далее.
Нравится, что ребята постоянно обновляют и совершенствуют приложение. За время использования добавилась возможность копировать пункты одним нажатием и многое другое.
Первые результаты и советы по внедрению
Со специализированным чек-листами мы однозначно стали эффективнее. С Google Документами на заполнение одного отчета у меня уходило три часа, и такой надо было составить для 17 магазинов. Сейчас время на один отчет сократилось до 40 минут или меньше, и заполнять его, конечно, тоже стало легче. Отчет отвечает всем нашим требованиям: наглядность, фиксация фото, комментарии, выгрузка и отправка ссылкой.
Для сотрудников внедрение подобного сервиса на первых порах может выглядеть как дополнительная работа. Но если раньше проверка проводилась раз в год и менеджеру приходилось в сжатые сроки отрабатывать сразу все выявленные нарушения, то теперь проверки запланированы, регулярные диагностики дают равномерно высокий результат.
При этом мы прислушиваемся к обратной связи сотрудников. Например, сначала составили слишком большой чек-лист, перегруженный деталями, не было логики в последовательности блоков, и его было неудобно заполнять. По запросу магазина пофиксили это. И так со всеми другими возникавшими вопросами.
