Выявление нарушений грозит собственнику АЗС немалыми штрафами. Для того, чтобы их избежать, следует своевременно готовиться к проверкам со стороны контролирующих органов. И лучшей подготовкой становится внутренний аудит АЗС, провести который сегодня можно своими силами – с помощью удобных пошаговых чек-листов. Такая схема давно и успешно применяется в продуктовом ритейле. Систематические самопроверки позволяют заблаговременно выявлять и устранять нарушения, избегая тем самым серьезных штрафных санкций.
Зачем нужен аудит АЗС?
Работа автозаправочных станций имеет множество специфических нюансов. Далеко не все руководители АЗС принимают во внимание все эти нюансы – причем не обязательно нарушения могут быть связаны с умышленной попыткой сэкономить. Нередко владельцы бизнеса просто не знают о тех или иных аспектах или не считают их существенными. Однако, в конце концов, АЗС может понести существенные убытки.
Практика показывает, что сегодня наиболее частыми проблемами предприятий, реализующих ГСМ, являются следующие:
-
Устаревшее или не полностью исправное оборудование;
-
случаи недолива или несанкционированных сливов топлива;
-
утечки топлива;
-
нарушение санитарных норм и правил безопасности при эксплуатации оборудования АЗС.
Эти и другие нарушения могут стать причиной как штрафов, так и более существенных последствий, таких как пожары и другие техногенные бедствия. От перечисленных проблем надежно защищает грамотный полноценный аудит. Представляя собой полномасштабную проверку всех важных аспектов работы АЗС, аудит дает возможность оперативно выявить слабые места и исправить нарушения, предотвратив значимые последствия.
В процессе аудита появляется возможность определить ключевые проблемные точки – это достигается за счет тщательных проверок работы персонала, обследования технического оснащения АЗС и проверки на соответствие предприятия актуальным нормам безопасности. Большой плюс аудита – возможность выявить причину убытков, которые зачастую несут владельцы АЗС. Нередко такая причина заключается в протечке топливного резервуара или неправильной настройке топливораздаточных колонок. Аудит позволит выявить и устранить ее, сократив урон бюджету предприятия.
Возможность избежать ненужных и зачастую весомых расходов – наиболее значительная причина проведения аудита. Так, только в 2020 году общая сумма штрафов, наложенных на российские АЗС, составила более 50 миллионов рублей. Регулярные и внеплановые проверки давно стали привычным явлением – а в последнее время к ним добавились еще и скрытые инспекции, проводимые с привлечением тайных покупателей.
Нарушения фиксируются примерно в половине случаев и влекут за собой немалые штрафы. И лучшим способом борьбы с такими санкциями становится систематический самоконтроль.
Советы по внутреннему аудиту
Внутренний аудит АЗС позволяет оценить ключевые аспекты, на которые обычно обращают внимание контролирующие органы. Среди этих аспектов:
-
Качество работы персонала;
-
состояние оборудования;
-
состояние территории автозаправочного комплекса;
-
наличие всей необходимой документации и ее актуальность;
-
бизнес-процессы, обеспечивающие функционирование АЗС.
Особое внимание при проверках уделяется процессу заправки автомобилей. Могут быть проверены следующие нюансы:
-
Отпуск топлива не производится в пластиковую или стеклянную тару;
-
заправка транспортных средств выполняется в порядке очереди;
-
при сливе топлива раздаточные колонки помечаются соответствующими предупреждающими табличками;
-
в случае разлива топлива эти места соответствующим образом обрабатываются и очищаются;
-
на территории АЗС установлены таблички, оповещающие пассажиров автобуса о необходимости покинуть салон на время заправки, а мотоциклистов – о необходимости заглушить двигатель при въезде на территорию АЗС;
-
на АЗС работает система видеонаблюдения и звукового оповещения;
-
в наличии исправные огнетушители;
-
на сотрудниках надета спецодежда.
Кроме того, могут быть проверены документы, регламентирующие работу автозаправочного комплекса. В частности:
-
Документация, определяющая принципы и особенности работы АЗС;
-
учетные документы организации;
-
журналы отчетов;
-
книга жалоб и предложений;
-
инструкции для персонала;
-
прайсы на реализуемые товары и услуги;
-
паспорта эксплуатируемого оборудования.
Как контролировать АЗС?
Регулярный аудит на автозаправочной станции может быть организован собственными силами персонала. При этом каждый из сотрудников может иметь в своем распоряжении собственный чек-лист, который делает акцент на определенных аспектах. Например, механики могут сконцентрироваться на проверке оборудования, менеджер – на оценке работы операторов и т.д.
К проведению аудитов могут привлекаться супервайзеры. В их задачу входит оценка технического состояния оборудования АЗС, проверка работы операторов, функционирования магазина, кафе и прочих объектов на всей территории заправочного комплекса.
Некоторые владельцы АЗС привлекают к проверкам тайных покупателей, однако это скорее дополнительный инструмент, чем основной. Покупатель может оценить лишь те аспекты, которые доступны рядовому потребителю. В то время как персонал заправочного комплекса имеет доступ к документации АЗС и внутренним помещениям, которые при проверке Роспотребнадзором будут изучены в первую очередь.
Как подготовиться к проверкам Роспотребнадзора
Позиция Роспотребнадзора в отношении АЗС такова: автозаправочная станция представляет собой розничную торговую точку, специализирующуюся на продаже топлива. При этом специфика АЗС такова, что предварительно оценить качество товара возможности нет; невозможен также возврат или обмен оплаченного топлива. Кроме того, АЗС относятся к объектам повышенного класса опасности, имеющим негативное влияние на окружающую среду. Поэтому в отношении автозаправочных станций и комплексов действуют особые правила, утвержденные Приказом Министерства энергетики Российской Федерации 01.08.2011 г. Правила эксплуатации АЗС РД 153-39.2-080-01 регламентируют обязательное наличие на заправочной станции следующих сведений:
-
Форма собственности данной организации и организационно-правовая форма, с указанием наименования организации либо ФИО ИП.
-
Номер АЗС (при его наличии, если АЗС входит в сеть заправочных станций).
-
Реквизиты организации с указанием номера телефона и точного адреса.
-
Перечень товаров и услуг, реализуемых на территории данной АЗС, с указанием цены каждого товара (услуги).
-
Режим работы.
-
ФИО сотрудников.
-
ФИО сотрудников, отвечающих за пожарную безопасность.
-
Сведения о работе с оборудованием (в первую очередь, с топливораздаточными колонками).
-
Правила поведения водителей при въезде на территорию АЗС и во время заправки.
-
Очередность при обслуживании.
-
Данные об организации движения автомобильного транспорта на территории заправочного комплекса.
Согласно статистике, самыми частыми нарушениями, которые выявляет Роспотребнадзор, являются следующие:
-
нарушения прав потребителей,
-
нарушения санитарных норм при обращении с отходами,
-
нарушения санитарно-эпидемиологических норм при эксплуатации зданий, расположенных на территории АЗС.
Владея информацией о том, на что в первую очередь обращают внимание инспекторы, и зная положения указанных выше Правил, владелец АЗС может составить подробный и понятный чек-лист регулярных проверок.
Как проводить аудит АЗС с помощью чек-листов
Практика показывает, что на создание глубоких чек-листов, которые охватывали бы все значимые аспекты работы АЗС, своими силами уходит около 6 месяцев. Такой длительный срок связан с тем, что чек-лист должен пройти путь от общего перечня вопросов и пунктов до четкой схемы точек контроля. Нередко при этом из виду упускаются какие-то нюансы, которые, однако, в дальнейшем могут стать причиной наложения штрафов. Кроме того, нет никаких гарантий, что за время подготовки чек-листа на АЗС не нагрянет проверка.
Поэтому наиболее простым способом становится использование уже готовых чек-листов, разработанных специалистами. Сервис мобильного аудита CheckOffice предлагает обширную библиотеку бесплатных чек-листов для АЗС, которые можно скачать в удобном формате. В перечень вопросов могут быть добавлены те пункты, которые характерны только для конкретной АЗС. Чек-листы постоянно обновляются и учитывают все самые актуальные требования Роспотребнадзора.
Использование чек-листов позволяет сократить время на формирование «контрольных точек» до пары дней. Такие чек-листы могут служить ежедневными «шпаргалками» для сотрудников, ответственных за внутренний аудит. Они значительно сокращают время на выполнение проверки и позволяют отслеживать устранение выявленных недочетов.
Чек-листы интегрируются в удобную систему проверок, реализованную посредством мобильного приложения. Благодаря этому, сотрудники избавляются от утомительной бумажной работы, а аналитика становится доступной в любой момент с любого устройства, на котором установлено приложение CheckOffice.
Чек-листы дают возможность быстро оценивать работу АЗС в комплексе по перечню критериев, от внешнего вида персонала до наличия необходимой документации. Удобство использования чек-листов заключается еще и в группировке проверок по типам: проверка сооружений на территории АЗС, проверка электрических сетей, проверка оборудования, изучение качества работы персонала и др. Каждый пункт проверки может быть прокомментирован и снабжен фотографиями.
Программное решение для проведения аудита
.png "Main(menu_expanded).png")
CheckOffice – это сервис мобильного аудита на основе чек-листов, специально созданный для упрощения регулярных внутренних проверок. Сервис избавляет владельцев автозаправочных станций от необходимости нанимать сторонних специалистов и позволяет проводить аудит своими силами. Преимущества сервиса:
-
Значительная экономия средств на оплату сторонних специалистов для проведения регулярного аудита;
-
упрощение проверок и сокращение затрачиваемого на них времени;
-
обеспечение полного цикла работ по выявлению и устранению нарушений;
-
использование удобных чек-листов и автоматизация работы с ними при помощи мобильного приложения;
-
четкий контроль соблюдения стандартов компании и обеспечение качества работы персонала;
-
ускорение обмена информацией;
-
оптимизация рабочего времени и повышение производительности труда;
-
исключение бумажной работы и, таким образом, дополнительное сокращение временных затрат.
Вывод
Специфика работы АЗС такова, что для обеспечения слаженного функционирования необходимо учитывать большое количество нюансов. Однако далеко не всегда руководители автозаправочных станций имеют возможность контролировать их соблюдение. Упростить внутренние проверки и ускорить устранение недочетов, которые могут привести к солидным штрафам, позволяют удобные чек-листы.
Сервис мобильного аудита CheckOffice разработал библиотеку бесплатных чек-листов для владельцев АЗС. Скачать чек-листы можно по ссылке https://checkoffice.ru/lib/category/oil. Информация регулярно обновляется и полностью соответствует актуальным требованиям, предъявляемым Роспотребнадзором к автозаправочным станциям. Использование чек-листов позволяет оперативно выявлять и устранять нарушения, а также выполнять регулярные проверки своими силами, без привлечения сторонних специалистов.
Попробовать бесплатно сервис электронных чек-листов: https://reg.checkoffice.ru/registration
