Сократить издержки реально: как сервис чек-листов экономит ваши деньги

Найти и уволить лодыря, отыскать и залатать дыру, через которую утекает выручка и убегают клиенты, пройти проверку без штрафов. Эти задачи может решить ваш заместитель за хорошую премию. Или приложение для чек-листов CheckOffice: без премии, без субъективных оценок и сваливания вины на коллег.

Оптимизация числа сотрудников

Кто прямо сейчас работает в вашей компании лучше всех? Да, вы. И иногда возникает ощущение, что тянешь всё один на себе. Разве что Иван Иванович очень старается: у него всегда хорошие отчеты, он мило улыбается и поддерживает на совещаниях. Но по факту Иван Иванович может быть типичным подхалимом, который полдня играет в танчики и пьет чай, а вот Тамара Сергеевна много спорит, недосыпает, но работает весь день и еще берет документы на дом. Но она не заметна, в отличие от ее вклада в общее дело. Вычислить Ивана Ивановича, которому пора дать пинок под зад, и Тамару Сергеевну, которой пора повысить оклад, часто мешают субъективные оценки. Хорошие отношения в команде – это важно, но еще более важно оценивать всех объективно. В этом поможет внутренний аудит. Да, нанимать аудитора – дорого, к тому же он тоже человек и может быть необъективен. Поэтому можно один раз организовать автоматизацию аудита и потом регулярно проводить проверки по готовому чек-листу. Например, так умеет CheckOffice. В нем легко собрать электронный чек-лист из шаблонов конструктора, а потом каждый месяц наблюдать, с кем из коллег пора расставаться, а кого хвалить при всех.

Меньше претензий от надзорных органов и отсутствие штрафных санкций

Если вы хоть раз платили штраф за то, что у огнетушителя вышел срок годности, или за то, что в магазине не висит инструкция о пожарной безопасности, вы знаете, что проверяющему не важно, как хорошо вы умеете эвакуировать себя и клиентов. Важно, чтобы все формальности, записанные мелким шрифтом в подзаконных актах, были выполнены. Если разбираться во всей бюрократии самому, можно забыть о прибыли – бюрократические формальности способны сжирать кучу времени и оставлять больше вопросов, чем ответов. Подготовить магазин к проверке по пожарной безопасности может пенсионер пожарной службы Степан Семенович. Или сервис для работы с чек-листами CheckOffice. Там есть готовый чек-лист на случай проверки пожарной безопасности: почти по такому же вас будет проверять инспектор. Убедитесь, что напротив всех пунктов стоят галочки, и можете даже не улыбаться инспектору – пройдете проверку без штрафов и проблем.

При этом если у вас сеть магазинов, Степану Семеновичу придется платить сверхурочные, а электронный чек-лист подстрахует разом все точки. Если на одной из них эвакуационный выход регулярно заваливают коробками от продукции, мобильный аудит CheckOffice даст возможность любому сотруднику отправить фото в приложении с комментарием, фиксацией геометки и точным временем события. Таким образом он поможет найти ответственного за беспорядок и своевременно принять меры. Степан Семенович так не сможет.

Рост выручки и числа лояльных клиентов

Допустим, у вас кафе. Кто учит ваших официантов? Круто, если у вас есть умудренная опытом администратор Алла Петровна, которая всё объяснит и расскажет про стандарты заведения новому официанту Пете. И Петя даже кивнет. Но Пете 20 лет, он учится на инженера, для него это просто подработка: ему бы сдать сопромат, а не про клиентов слушать. А ведь Петя и его качество обслуживания – вторая причина, по которой люди выбирают кафе. Это данные опроса 2000 человек: 67% опрошенных говорят, что выбирают заведение исходя из качества обслуживания. Первая причина – цена. То есть интерьер, в который вложены миллионы, меню от крутого шефа и безупречная чистота – всё меркнет рядом с работой Пети. Петя нахамил, клиент ушел навсегда, оставил злобный отзыв, оттолкнув еще пять потенциальных клиентов.

А могло быть наоборот. Если бы Аллу Петровну в процессе обучения Пети подстраховал мобильный чек-лист CheckOffice, Петя смог бы сам изучить профстандарты и заодно узнал бы в приложении для проведения аудита, по каким критериям будут оценивать его работу тайные покупатели. Петя будет знать, как правильно поприветствовать гостя, как рассказать о меню, как попрощаться. В конечном итоге ему это тоже выгодно – он получит больше чаевых. А кафе – больше довольных клиентов, которые захотят вернуться вместе с друзьями.

Выявление и устранение дыр в рабочих процессах

До того как стать топ-менеджером, вы были рядовым исполнителем и прекрасно знали, как пустить пыль в глаза начальству. Теперь вы сами начальство, и вам уже сложнее понять, где и как вас могут обмануть недобросовестные работники. Например, мерчандайзер Светлана ленится каждый день ездить в точку на окраине города, поэтому делает несколько разноплановых фото заранее, а отправляет их в тот момент, когда положено по должностной инструкции. Но эти махинации заканчиваются ровно в тот момент, когда вы устанавливаете для контроля ее работы мобильное приложение для проверок CheckOffice. Это мобильный аудит, который собирает данные от сотрудников в режиме реального времени и отслеживает геолокацию. Сервис для аудита CheckOffice не позволит Светлане и другим полевым работникам добавить фото и видео из галереи устройства, так что съездить в ту точку на окраине и расставить товар как положено всё же придется.

Наш клиент «D5 Ремонт» с иронией вспоминает дни, когда контроль качества проводили по старинке: прораб приезжал принимать работу штукатуров и записывал замечания на листочек. Однажды листочек потерялся, работа встала, клиент ушел. Зато пришло понимание, что подход к работе пора менять. Они поставили себе на службу сервис чек-листов CheckOffice. Создали собственные чек-листы, по которым сначала стали принимать работы, а потом расширили использование сервиса на все этапы ремонта. Сейчас через CheckOffice принимают квартиру у заказчика, работу дизайнера и даже прогоняют через требования технадзора, принимающего работу у исполнителей.

«У нас появилась точная, собранная в одном месте статистика ошибок, мы стали их анализировать и продумывать, как их не повторять. А это значит не терять деньги и не тратить ресурсы на переделку», – рассказывает Николай Фомин, сооснователь и управляющий партнер «D5 Ремонт». 

Подробнее о том, как с CheckOffice они повысили прибыль на 30% и превратили его в инструмент обучения, здесь.

CheckOffice поможет сэкономить и на обучении персонала, и на штрафах от надзорных органов, и на ошибках, которые отталкивают клиентов. К тому же CheckOffice – это готовое решение, он сэкономит ваш бюджет на разработку и поддержку собственной системы, уменьшит потери и головную боль руководителя компании.