Проверка – это средство контроля исполнения своих обязательств. Она может быть сторонняя, проводиться, к примеру, контролирующими госорганами, а может быть внутренняя, производиться в компании собственными силами в интересах организации.
Проверка должна отнимать минимум времени и не забирать на себя значительное количество других ресурсов (человеческих, материальных и пр.). В идеале она производится одним человеком, а результаты проверки максимально быстро распространяются по всем ответственным и заинтересованным лицам, внедряются в работу и способствуют устранению недочётов. В долгосрочной перспективе правильно работающий механизм контроля значительно увеличивает производительность труда.
В действительности до сих пор процедура проверки и контроля качества на многих даже крупных предприятиях не обладают достаточным уровнем автоматизации.
Проверка производится при помощи устаревших ручки и листа бумаги, результаты теряются. Сроки исправления нарушений и принятия исправленного растягиваются. Со всех сторон фиксируются потери и взаимное недовольство.
Сегодня мы хотим обратить ваше внимание на самый современный способ контроля, применение которого возможно даже в тех областях, о которых вы сейчас не задумываетесь. Об этом читайте в нашей статье.
Как проводить проверки и контроль качества
В идеале, перед тем, как проводить проверку, необходимо поставить чёткую задачу перед исполнителем. Согласитесь, озадачив мастера по ремонту помещения целью привести офис в порядок, необходимо уточнить множество нюансов, что и каким образом необходимо улучшить.
В идеале все эти пожелания должны быть не просто озвучены, а зафиксированы. Таким образом получится устранить человеческий фактор и спустя время не разбираться, то ли он не услышал, то ли вы забыли сказать.
Когда у исполнителя есть наглядный список того, что от него требуется, то и решение, которое он реализует, будет максимально приближено к желаемому, ведь он сможет в любой момент времени свериться с тем, о чём вы договорились.
После того, как исполнитель самостоятельно удостоверился в том, что работа выполнена правильно, он может обратиться к заказчику для сдачи объекта.
И здесь начинается большая часть проблем: заказчик боится принять объект, не заметив каких-то недочётов. Исполнитель опасается, что клиент будет придираться, и приёмка пройдёт не гладко. И это касается любой отрасли, принимаете ли вы работу сотрудника, отвечающего за раскладку товара в магазине, или проверяете, насколько новый парикмахер готов к работе в вашем салоне.
Чтобы заказчику не пришлось искусственно оттягивать момент принятия решения по результатам проверки, а исполнителю волноваться за оценку его труда, важно придерживаться следующих правил:
- обе стороны должны заранее быть ознакомлены с параметрами оценки;
- параметры оценки должны быть зафиксированы;
- во время процедуры проверки недопустимо изменения параметров и добавления новых.
Инструменты для проведения проверки: от устаревшего к новейшему
Всё в мире становится более продвинутым, везде пользователи стараются внедрить автоматизацию, уменьшить непосредственно ручной труд.
Совсем недавно проверки проводились только вручную. У контролёра был листок и ручка, где он мог зафиксировать все интересующие стороны параметры.
Минусов такой работы было множество:
- на запись требовалось много времени;
- в дальнейшем приходилось дополнительно переписывать информацию, систематизировать её, приводить в доступный для других пользователей вид;
- другие участники процесса страдали от независящих от них нюансов, того же почерка проверяющего, который из-за спешки мог становиться нечитаемым;
- записи терялись, фальсифицировались, их могли даже выкрасть;
- на согласование итоговых результатов уходило много времени. Если с данными должны были быть ознакомлены несколько сотрудников, то должностные лица сталкивались с новыми проблемами: кто-то болеет, кто-то в отпуске, кто-то работает на выезде и не может вовремя получить документы…
С появлением электронных носителей процесс проверки удалось несколько оптимизировать. Проверки начали реализовывать с помощью инструментов MS Office. Например, программы Excel. Здесь появилась новая возможность сохранения результатов, передачи их ответственным лицам. Стала возможна более быстрая фиксация результата, обработка данных. Удалось автоматизировать процесс, однако, остались значительные минусы, из-за которых многие так и не воспользовались этим более совершенным способом контроля.
- Неудобство мобильного использования. Работа с таблицами с мобильного устройства до сих пор для многих остаётся проблемой: здесь заявляет о себе проблема некорректного отображения на различных экранах. Многие пользователи отмечают, что пользоваться таблицами просто неудобно.
- Неумение рядового пользователя использовать функции Excel.
- Множество ненужных для целей контроля функций. Excel – это табличный процессор с множеством реализованных функций для автоматизации. Далеко не все из них нужны простому пользователю для осуществления проверки.
- Сложность взаимодействия. Передача информации от одного участника другому до сих пор представляет некоторую сложность.
- Неудобство внедрения дополнительных файлов в программу. К примеру, когда пользователю необходимо добавить фото или аудио документ непосредственно к определённому пункту.
- Также остаётся возможной фальсификация данных.
И вот на смену различным разрозненным форматам приходит новое - автоматизированные электронные чек-листы. Сегодня все переходит в сеть, и оптимальное решение – это то, которым можно воспользоваться с любого мобильного устройства. Эта идея была одной из тех, что поспособствовали появлению мобильного приложения, в котором реализованы функции контроля через систему чек-листов.
CheckOffice
CheckOffice – это платформа, которая выводит контроль на новый уровень скорости проведения, достоверности и результативности.
Она включает в себя всё самое необходимое для осуществления проверок, при этом, оставаясь понятной для неподготовленного пользователя.
Интуитивное управление позволяет быстро разобраться и начать работу с сервисом, а CheckOffice в свою очередь становится средоточием всех контрольных процессов, происходящих внутри компании. Любая задача, требующая разносторонней оценки, может быть вынесена на повестку дня и быстро решиться, под внимательным взглядом причастных лиц.
С одной стороны это поможет сотрудникам безошибочно выполнять свои функции, с другой платформа может стать помощником в адаптации нового персонала, всегда оставляя доступными инструменты для самоконтроля. Один инструмент – множество выгод.
Бесплатная библиотека чек-листов
Мы учли ваши потребности и создали библиотеку готовых чек-листов по самым популярным направлениям. Это более 500 контрольных листов, реализованных в удобном электронном формате и доступных с любого мобильного устройства, будь то смартфон или планшет.
Чтобы воспользоваться готовым решением, можно ввести название интересующего листа в строку поиска на странице библиотеки или обратиться к списку категорий, в котором можно выбрать нужное направление. Розничная торговля или спорт? Проверка работы клининга или call-центра? Самые острые вопросы доступны в удобном формате чек-листа, достаточно только коснуться экрана, чтобы выбрать ответ, а если он требует развёрнутого комментария, то добавить его.
В перечень бесплатных чек-листов входят и такие востребованные списки, как проверки государственными органами. Список контрольных вопросов может быть дублёром тех параметров, по которым вашу организацию будет проверять инспектор пожарной безопасности или роспотребнадзора.
Как создать свой чек-лист
Если не одно из опубликованных решений не подходит под вашу задачу, то создатели сервиса оставили возможность для формирования чек-листа на основе собственных параметров.
Для начала пользователю необходимо определить, какие критерии и вопросы нужно затронуть в процессе проверки. В чек-листе реализована возможность выбора параметров ответов, это может быть традиционное ДА/НЕТ или любой вариант по выбору пользователя. Можно добавить возможность ответа по принципу выбора значения на шкале, подтверждения данных из предложенного списка или дать возможность предоставить числовой ответ.
Созданный список контрольных вопросов можно распечатать, но намного удобнее воспользоваться всеми возможностями мобильного аудита прямо из приложения. Платформа имеет большой потенциал для реализации управленческих задач, позволяя быстро и результативно взаимодействовать всем участникам, отвечающим за конкретное направление. При возникновении сложностей всегда можно обратиться к чат-боту, который поможет 24/7.
Преимущества сервиса
Сервис уже по достоинству оценили предприниматели, которые отметили, что CheckOffice помогает оптимизировать процесс проверки и это помогает компании получать реальную выгоду.
Какие инструменты CheckOffice отличают его от других ресурсов?
Фиксация геолокации
Приложение фиксирует местоположение сотрудника вместе с датой и временем проверки. Таким образом, можно гарантировать, что пользователь действительно присутствовал в нужной точке в указанное время.
К примеру, необходимо регулярно проверять сеть аптек города. Сделав однажды фото на каждой точке, нерадивый сотрудник может публиковать отчёты вновь и вновь, указывая ложные данные и старые фото. В случае, когда отчёт заполняется непосредственно в месте проведения при помощи CheckOffice, фальсификация данных исключена.
«Живые фото»
Система позволяет добавить фотографию к отчёту, которая будет снабжена указанием места и времени её создания, что, опять же, делает отчёт более достоверным.
Аналитика
В сервисе реализованы аналитические отчёты, результаты которых помогут в принятии управленческих решений. Встроенные отчёты помогут определить загруженность персонала, быстро выявить объекты, на которых фиксируется меньше всего нарушений и самые проблемные точки. Результаты предоставляются в разных форматах диаграмм, отчётов и даже возможно отображение текущего состояния проверок на карте.
Автономность работы
Приложение CheckOffice может работать в автономном режиме, что особенно оценят сотрудники, страдающие от перебоев в сети. Неважно, из-за чего пропал сигнал: подвальное помещение, «слепая зона» или недостаток средств на счёте: работа будет продолжаться, даже если вы offline.
Кроссплатформенность
Данные, зафиксированные в приложении с телефона, синхронизируются с планшетом и компьютером, не требуют ручного переноса. Это экономит ваше время и позволяет сконцентрироваться на важных задачах.
Push-уведомления
Не нужно пользоваться дополнительными мессенджерами чтобы своевременно оповещать сотрудников о создании новой задачи – настройка Push-уведомлений позволит информировать о новой проверке или задаче ответственное лицо.
Вывод
В лидеры отрасли выбиваются те, кто использует самые прогрессивные инструменты. Не тратят время на устаревшую бумажную волокиту, а оптимизируют рабочее время за счёт новых программных продуктов.
CheckOffice предоставляет возможность протестировать свои решения, выбрав самую насущную проблему бизнеса. А после того, как вы оцените эффективность использования этой платформы, сможете внедрить её и в другие направления деятельности.
Приложение станет надёжным помощником в прохождении проверок различными сторонними инстанциями и будет рабочим инструментом для контроля работы персонала. Для сотрудников он также будет выгоден: все параметры оценки их деятельности зафиксированы и точно известны. Меньше конфликтных ситуаций, недопонимания, недоработок. Выше скорость принятия решений, устраняющих недочёты, проще взаимодействие между персоналом, эффективнее труд каждого отдельного сотрудника.
