Бизнес выходит из-под контроля, эффективность стремится к нулю – страшный сон предпринимателя, не использующего CheckOffice.
Пора исправлять ситуацию. Сегодня расскажем и наглядно покажем топовые возможности сервиса. CheckOffice – адекватный, понятный и гибкий инструмент – легко адаптируется под любую сферу бизнеса и под каждого клиента: от OBI до Baon.
Пора исправлять ситуацию. Сегодня расскажем и наглядно покажем топовые возможности сервиса. CheckOffice – адекватный, понятный и гибкий инструмент – легко адаптируется под любую сферу бизнеса и под каждого клиента: от OBI до Baon.
Наш девиз – автоматизировать всё, что можно, с помощью электронных чек-листов. Проведение аудитов, мониторинг стандартов качества, операционный контроллинг – это тоже про нас.
Сервис чек-листов для бизнеса состоит из двух частей:
- Web-интерфейс – через него в сервис заносится информация о пользователях, объекты проверок и чек-листы, формируются отчеты.
- Мобильное приложение – через него проводятся проверки.
8 топовых возможностей сервиса
1. Конструктор чек-листов
В CheckOffice есть классный конструктор чек-листов, в котором вы можете создавать собственные. А также огромная библиотека из 500+ чек-листов по всем отраслям.
Чтобы создать персональный электронный чек-лист, пройдите регистрацию в сервисе. Затем в разделе «Управление» выберите подкатегорию «Шаблоны чек-листов». Далее в правом верхнем углу нажмите «Добавить чек-лист».
Чтобы создать персональный электронный чек-лист, пройдите регистрацию в сервисе. Затем в разделе «Управление» выберите подкатегорию «Шаблоны чек-листов». Далее в правом верхнем углу нажмите «Добавить чек-лист».
Что можно добавить:
-
«Раздел» – это группа, в которую входят «Категории»
- «Категория» – входят пункты заполнения
- «Да/Нет/NA» – пункты, в которых можно выбрать один вариант ответа. Для удобства варианты ответа можно редактировать
- «Выбор из списка» – возможность предложить свои варианты ответов
- «Числовое значение» – возможность выбирать числа и единицы измерения. Это очень удобно, если у вас есть необходимая масса, цена и т.д.
- «Текстовое поле» – ввод любого текста
2. Обеспечение достоверности информации
Если все сотрудники реально будут находиться на рабочем месте в рабочее время, эффективность и продуктивность вырастут на 30%. Мы это знаем, поэтому внедрили в сервис чек-листов функционал, предотвращающий загрузку неактуальных фотографий и позволяющий отслеживать местоположение сотрудников в момент проведения проверки.- Запрет загрузки фотографий из галереи. Сотрудники смогут загружать только фотографии, сделанные «здесь и сейчас», – никаких селфи из галереи.
- Привязка к геопозиции. При проведении проверки сервис электронных чек-листов определяет геопозицию на момент начала и завершения проверки, а также геопозицию объекта, на котором проводилась проверка. Плюс ко всему можно установить считывание геопозиции при ответе на пункт проверки. Как ни крути, работать из Таиланда, если офис в Москве, не получится.
3. Формирование отчета по нарушениям
Данный отчет дает возможность сравнить разделы, категории и пункты чек-листов по количеству выявленных нарушений. Отчет по нарушениям формируется в виде диаграммы с процентным соотношением нарушений, а также в количественных показателях и графиках.
С помощью фильтров можно выбрать критерии, по которым будет сформирован отчет:
-
Чек-лист
- Тип отчета (раздел или категория чек-листа)
- Период
- Пользователь
- Зона ответственности
- Объект проверок
4. Формирование отчета по проверке
«Есть ли жизнь после проверки?» – один из самых популярных вопросов наших новых клиентов. Есть! После завершения проверки сервис автоматизации чек-листов формирует детальный отчет, в котором указаны:- Объект, на котором проводилась проверка
- Дата проведения проверки
- Время начала и завершения проверки, общая длительность
- Название чек-листа, по которому проводилась проверка
- ФИО сотрудника, который назначил проверку и который проводил ее
- Управляющий объектом
- Количество выявленных нарушений
- Устройство, с которого проводилась проверка, и его координаты
- Результат проверки в балльном и в процентном соотношении
Самое важное – в отчете отображаются ответы на все пункты чек-листа, а также прикрепленные к ним вложения (фото, аудио, штрихкоды, видео, геопозиции, комментарии закрепленные за пунктами задачи на исправление нарушений.
Отчет по проверке CheckOffice максимально упрощает процесс аудита в компании.
5. Календарь проверок
Календарь проверок – это комфортное и удобное отображение всех проверок, которые автоматически группируются по статусам.
Статусы проверок:
-
Назначено: назначенная проверка, к которой еще не приступили
- В работе: проверка в работе
- Завершена: проверка завершена, все ответственные получили отчет и задачи
- Просрочена: назначена: проверка просрочена и к ней еще не приступили
- Просрочена: в работе: проверка просрочена и находится в работе
6. Модуль “Планирование проверок”
Планирование проверок – удобный и эффективный инструмент для составления или переноса уже имеющегося графика проверок, который позволяет единовременно занести проверки в сервис и в дальнейшем получать по ним отчетность.Его главные преимущества:
-
Гибкая настройка;
- Возможность пользователю самому задать алгоритм периодичности проверок, а также исключать из графика проверок праздничные и выходные дни.
- Возможность массового назначения проверок – используя её, вы сможете запланировать проверки сразу нескольким сотрудникам или группам сотрудников.
7. Модуль «Автозадачи»
Этот модуль позволяет закрепить за каждым пунктом чек-листа ответственное лицо. Если будет выявлено нарушение, сервис для аудита автоматически назначит ответственному сотруднику задачу по его устранению. Эффективность модуля – в его гибких настройках.
Как только изменится статус задачи, всем ее участникам придет e-mail уведомление, а также push-уведомление в мобильном приложении CheckOffice.
Ищите модуль «Автозадачи» в разделе «Управление».
Online
Борьба с нарушениями в бизнесе: как быстро реагировать на отклонения c помощью модуля задач и автозадач CheckOffice
21 марта 2024
11:00 - 12:00
8. График «Динамика нарушений»
Он встречает вас на главном экране приложения для проведения аудита CheckOffice и отображает сводную информацию по количеству завершенных проверок, выявленных нарушений и среднему результату проверок.C помощью графика «Динамика нарушений» вы сможете быстро анализировать, как определенные события в компании влияют на количество выявленных нарушений.
Вывод
Сервис чек-листов CheckOffice – это готовое решение аудита, которое содержит в себе не только инструменты для контроля качества работы, но и другие эффективные фишки для развития бизнеса. Кстати, попробовать и влюбиться в сервис электронных чек-листов можно бесплатно.