Такая глобальная цель требует выполнения множества задач. Они включают в себя и обработку данных об операции фирмы, и создание отчётов о состоянии дел компании для принятия взвешенных управленческих решений и получение ответов на актуальные вопросы.
Операционный аудит — это проверка операционных бизнес-процессов на соответствие стандартам, принятым в компании. Традиционно его проводят при помощи чек-листов.
Разновидности операционных процессов в ритейле
Операционные процессы ритейла можно подразделить на несколько основных направлений:
-
Складские
Всё, что связано со складом и работой с персоналом склада. Сегодня склад – это не просто место хранения товарных позиций, но и грамотно организованная площадь, которая позволяет упростить перемещение изделий в зал, учёт и анализ остатков, своевременно запланировать объём и сроки поставки нового товара.
Чтобы получить максимум от каждого метра пространства, создаются эффективные складские планограммы, регламентирующие использование площадей склада. Работникам остаётся лишь придерживаться их, что можно успешно проконтролировать при помощи электронных чек-листов.
Кроме того, на складе происходит множество операций, которые, хоть и не видны покупателю, но остаются не менее важными для конечного итога. Это и фиксация ценников, и переупаковывание, и отпаривание вещей, если ритейлер продаёт одежду, и крепление средств защиты от кражи. В общем, множество задач, каждая из которых не должна быть упущена.
- Операционные процессы в торговом зале
Выкладка, чистота и порядок, следование стандартам компании – всё ли соблюдается на территории вашего предприятия торговли?
Важно, что тот же момент выкладки – не единичный за день. Покупатели постоянно берут с полок товары, перекладывают их, двигают – в общем, нарушают порядок, заложенный ритейлером. Поэтому сотрудники должны циклически контролировать и упорядочивать изделия на полках.
Контроль цен – момент, который мы часто застаём в продуктовых магазинах. И сам факт, и процессы, которые запускаются при несвоевременном обновлении ценников. «Галь, неси ключи, у нас отмена» – этой классики жанра может быть намного меньше, если каждый товар будет пробиваться по цене, указанной на нём. Ошибка или злонамеренное нарушение правил выставления ценников влечёт за собой не только проблемы с покупателями, но и пристальное внимание контролирующих органов и последующие за ними штрафы.
- Мерчендайзинг торгового зала
Выкладка товаров в соответствии с регламентом, сезонностью и действующими акциями – это масштабная работа по сортировке большого пласта позиций. Здесь очень востребованы фотоотчёты, в которых всегда можно отобразить результат своей работы и сверить его с идеалом. Читайте статью о мерчандайзинге.
- Операционные процессы в зоне примерочных
Для магазинов, продающих одежду, особенно актуальна организация зоны примерки, ведь нередко именно там принимается решение о покупке. Важно и взаимодействие персонала с покупателем на всей территории магазина. Выглядит ли сотрудник в соответствии со стандартами компании, приветлив ли он, помог ли – это всё можно оценить и сделать выводы, которые помогут скорректировать политику управления.
Примерочная – зона, в которой также есть свои «горячие точки». Это чистота зеркала, пола, коврика. Отсутствие мусора, своевременно убранные вешалки с неподходящей одеждой. Зона, где сортируется оставленные покупателями модели, также должна не вызывать отторжения – порядок и своевременный вынос рассортированных вещей поможет товарным позициям не задерживаться в «мертвой зоне», а возвращаться на витрину для продажи. Чек-листы для ритейла можно найти тут.
- Кассовые операционные процессы
На кассе не должно быть заминок, ведь если, пройдя длинный путь от входа и до кассы, человек в шаге от покупки уйдёт, то это будет провал.
Сотрудник на кассе всегда должен быть оснащён всем необходимым. Анкеты для выдачи бонусных карт, сами карты, чековая лента, флаеры и многое другое. Проконтролировать наличие – задача, с которой проще справиться при помощи чек-листов.
На кассе всегда заполняются унифицированные отчёты, от точности заполнения которых зависит правильность отображения операций. Все операции также систематизированы и точно отвечают согласованным стандартам компании. Также как и общение сотрудника до мелких деталей отражено в рабочих скриптах, которые сначала изучаются кассиром, а затем успешно проверяются контролирующей стороной при аудите.
-
Визуальное оформление витрины.
То, как покупатель воспринимает товар, выставленный на витрине, имеет важное значение для конечного результата. Здесь нет мелочей, ведь именно визуальный эффект встаёт во главу угла при посещении магазина.
Освещение, чистота, актуальные рекламные плакаты и соблюдение стандартов компании – каждое из этих направлений важно само по себе, а вместе их можно оценить при помощи чек-листа.
Проблемы в ритейле
Эффективная работа по всем направлениям требует постоянного контроля. Но и здесь перед ритейлером встаёт ряд проблем:
Недостоверность данныхЧем больше отчётов, тем больше искушение сфальсифицировать их, предоставив данные, которые не соответствуют действительности, но выставляют персонал в лучшем свете.
Разные экраны
Зачастую сотрудники, организующие аудит, используют разные программы и средства для проведения проверки. Это усложняет процесс, делает его более длинным и на каждом этапе увеличивается риск совершения ошибки. К примеру, аудитору передали устаревшие проверочные листы или при проведении проверки в нескольких торговых точках он сам запутался в итоговых фотографиях и не знает, к какому филиалу относится каждая из них. Или он отправил отчёт в формате, который не открывается и т.д.
Отсутствие контроля как такового
Сложность организации, привлечение большого количества персонала и выделение множества рабочих часов сотрудников для реализации проверки заставляет некоторых и вовсе отказываться от этих процессов.
Задачи, которые решает внутренний аудит
Важность внутреннего аудита сложно переоценить, ведь именно он обеспечивает эффективное функционирование всех подразделений организации. Он собирает информацию обо всех направлениях – от входной группы до зоны кассы, анализирует её и выдаёт рекомендации, с помощью которых можно оптимизировать работу персонала, снизить издержки и увеличить продажи.
К примеру, в ходе аудита крупного магазина одежды выясняется, что в самое проходное время сотрудники в зале стоят без дела, поскольку их количество позволяет с лихвой обеспечить порядок на полках. Тогда как единственный человек, работающий в зоне примерочных, не справляется. Из-за этого возникают задержки с возвращением неподошедшего товара на место продажи. Благодаря выявлению этого момента удаётся грамотно распределить силы персонала по предприятию торговли и увеличить продажи.
Методика проведения внутреннего аудита
Методика проведения внутреннего аудита ритейлером зависит от поставленных целей.
К примеру, владельца интересует прикассовая зона. Он хочет узнать, почему продажи этой прибыльной площадки не отвечают средним значениям отрасли. Разрабатывается комплекс оценочных параметров, которые помогут оценить правильность использования прикассовой зоны. Достаточно ли товара выложено на прилавок. Есть ли небольшая «заминка» перед оплатой или на кассе всегда пусто и человек проходит её без остановки. Предлагает ли кассир обратить внимание на товар. Всё это поможет выявить слабое место и устранить его, обеспечив рост прибыли.
Или руководителя интересует почему на полках всегда мало товара. Внутренний аудит поможет выяснить, есть ли проблема на складе, или задержка происходит по вине сотрудника, отвечающего за выкладку. Возможно, никто не виноват, а нужно лишь внести небольшие изменения в регламент и тогда продажи снова вырастут.
Как организовать проведение внутреннего аудита по чек-листам
Чек-листы давно стали частью внутреннего аудита. Для организации внутренней проверки потребуются квалифицированные знания ответственного за конкретные задачи персонала. Именно при помощи сотрудников составляются контрольные списки, которые охватывают все нюансы и подробности. Задействуются должностные инструкции, из которых берутся тезисы, позволяющие определить эффективность работы специалиста.
После составления чек-листа назначается ответственный. Это может быть как сотрудник компании, так и привлечённый специалист. Ему предоставляется распечатка контрольного списка. Иногда она может быть реализована в виде электронного документа, тогда проверка проводится при помощи дополнительного устройства.
Проводя проверку, он будет на каждом этапе фиксировать замечания и несоответствия. По завершении у него получится конкретный список нарушений, с которыми можно работать дальше. Он передаёт его руководству, где результаты аудита подлежат анализу.
Автоматизация операционного аудита
Составление чек-листа, корректировки, вносимые в него, передача контрольных вопросов ответственному и анализ результатов – всё это можно сделать в одном программном продукте – на платформе CheckOffice.
Попробуйте сервис чек-листов бесплатно.
Возьмём пример со складом. Необходимо проконтролировать работу сотрудников. Это можно сделать, не привлекая лишнего внимания быстро и достоверно. Например, так: администратора зала назначают ответственным за эту задачу. Ему приходит оповещение и он, находясь на рабочем месте, сразу приступает к проверке. На месте ли все члены команды? Все они заняты в рабочем процессе? Зафиксировать фото в моменте и тут же приложить его к результатам аудита – это возможно! Через несколько минут у руководства будет полный отчёт о работе каждого складского работника.
Кому будет полезно приложение CheckOffice?
-
Полевым сотрудникам
CheckOffice поможет в процессе обучения и на каждом этапе самоконтроля убедиться, что персонал сам следует стандартам компании. CheckOffice даёт возможность оперативно взаимодействовать с другими сотрудниками, делегировать, назначать ответственных и контролировать выполнение. Как выстроить работу сотрудников читайте тут.
-
Руководителям
При помощи мобильного приложения CheckOffice можно всегда иметь доступ к актуальным результатам проверки. Доносить до исполнителей требования компании становится ещё проще. Как использовать чек-листы для руководителей читайте здесь.
-
Владельцам
Правдивые и полные результаты проверок, построенные отчёты, на основании которых можно быстро сформулировать управленческие решения. CheckOffice ускоряет бизнес-процессы. Убедитесь в этом сами, протестируйте сервис CheckOffice.
Какие боли закрывает CheckOffice?
CheckOffice поможет закрыть самые насущные боли ритейлера:
-
Большое количество персонала и высокие затраты на заработную плату.
-
Низкое качество личной ответственности каждого сотрудника, незнание своих обязанностей, непонимание своих задач.
-
Нарушение трудовой дисциплины и невозможность выявления данных фактов.
-
Фальсификация отчётов и данных анализа.
-
Невозможность применения стандартизированных контрольных списков для нужд своего предприятия.
-
Сложность горизонтального и вертикального взаимодействия сотрудников.
Преимущества работы с Чек Офис
-
Уменьшение количества бумажной работы.
-
Индивидуальные чек-листы.
-
Возможность снизить затраты на персонал за счёт повышения квалификации каждого.
-
Использование привычных устройств и интуитивного приложения для проведения аудита.
-
Дополнительные функции контроля (фото, геолокация и пр.)
-
Упрощение взаимодействия в ходе проверки. Изменения в чек-листе можно внести сразу для всех участников.
Использование возможностей платформы с беспрецедентным уровнем безопасности хранения данных компании. Отсутствие необходимости самостоятельно поддерживать функционирование системы.
При минимальных затратах CheckOffice помогает продвигать бизнес вперёд. Вы можете прямо сейчас попробовать мобильные чек-листы в действии, скачав мобильное приложение. Получите первые результаты без трат и вложений и узнайте, какие выгоды принесёт вам полномасштабное использование платформы CheckOffice: reg.checkoffice.ru/registration.
