Контроль работы кухни — важная задача для успешной работы ресторана. Поварам и персоналу необходимо регулярно выполнять множество операций, и даже небольшая ошибка может повлиять на качество и внешний вид готовых блюд.
В этой статье расскажем о том, как с помощью электронных чек-листов можно контролировать процессы на кухне, повышать прозрачность работы и снижать влияние человеческого фактора.
Бумажный и электронный чек-лист — в чем разница?
Чек-лист — это последовательность пунктов, которые необходимо выполнить либо проверить. С его помощью можно контролировать чистоту рабочих мест, проверять наличие нужных ингредиентов, санитарное состояние и соблюдение технологических процессов на кухне.
Читайте также: Что такое электронный чек-лист
При этом «классические» бумажные чек-листы не всегда эффективны. Представим владельца ресторана, который захотел наладить систему контроля качества при помощи бумажных чек-листов. Ему нужно контролировать работу кухни, соблюдение санитарных норм и законодательных требований. Рано или поздно он столкнется с рядом проблем:
- Результаты проверок по бумажным чек-листам нужно обрабатывать вручную. Таких чек-листов может накопиться несколько десятков — и каждый из них руководителю придется внимательно просматривать.
- Невозможно оперативно устранять нарушения.
- Нет гарантии достоверности результатов — не все сотрудники готовы признавать свои ошибки и честно отмечать нарушения.
- Результаты таких проверок сложно проанализировать в динамике и выявить закономерности, чтобы принять какие-то управленческие решения.
Похожая ситуация и с электронными таблицами, например в Excel – отсутствие фото и видеофиксации повышает риск получения недостоверных данных.
Чтобы упростить работу с проверками, задачами и нарушениями, можно использовать сервис мобильного аудита CheckOffice.
- Экономьте время. В сервисе можно быстро создавать и заполнять электронные чек-листы, а полученные результаты будут сразу отправляться в личный кабинет руководителя.
- Получайте достоверные данные. При заполнении электронных чек-листов можно добавить вложения: фото или видео, текстовый комментарий, поставить подпись или приложить аудиозапись. Это снизит влияние человеческого фактора.
- Работайте с задачами. Главный смысл проверок — устранение нарушений. В CheckOffice можно назначать задачи прямо из проверки, отслеживать их статус и контролировать выполнение.
- Анализируйте данные. Собранные в результате проверок данные автоматически формируются в таблицы и графики, чтобы сделать восприятие информации простым и наглядным.
Как крупные сети ресторанов автоматизируют контроль с помощью электронных чек-листов
В сети Старик Хинкалыч раньше проводили проверки по бумажным чек-листам. Но когда ресторанов стало больше, контролировать работу стало сложнее. Тогда начали искать сервис, который помог бы оцифровать процесс контроля. Решили попробовать CheckOffice.
Сейчас все проверки разделены на 2 группы: аудиты качества сервиса и аудиты кухни. В контроль качества сервиса входят несколько проверок.
- Полная проверка операционным директором. Это большой чек-лист, там около трехсот пунктов. Проверяют все: от прилегающей территории до маркировки полуфабрикатов.
- “Восьмерка управляющих”. Это ежедневный аудит управляющих, который проводят 2 раза в день. Он помогает понять, готов ли ресторан к потоку гостей.
- Чек-листы для администраторов. Эти проверки нужны, чтобы контролировать зал перед открытием и закрытием смены.
- Чек-лист оценки работы официанта. Наблюдатель находится рядом с официантом, проверяет использование речевых модулей и соблюдение стандартов.
А чтобы контролировать работу кухни, бренд-шефы ежемесячно посещают рестораны и проверяют соблюдение санитарных норм, качество полуфабрикатов, знание тех. карт, чистоту производства, маркировки.
За полтора года работы с CheckOffice значительно улучшились результаты проверок. В сети стали экономить время на планирование и проведение аудитов. Также CheckOffice помог снизить риски, которые связаны с внешними проверками со стороны Роспотребнадзора и налоговой, потому что в чек-листы включены вопросы, которые связаны с документацией.
Старик Хинкалыч: как мы сократили количество нарушений в ресторанах на 45%
Читайте также: Внутренние проверки в ресторанах: эффективные методы и инструменты
Еще один пример автоматизации контроля — сеть заведений ПиццаФабрика. Там проверками по чек-листам занимается отдел контроля качества, который состоит из восьми сотрудников. Аудиты проводят в онлайн и офлайн-форматах — это нужно, чтобы оценивать разные аспекты работы заведений. В процессе используют несколько инструментов для сбора данных: от камер видеонаблюдения до видеозаписей с телефонов сотрудников.
Так, во время онлайн-проверки с помощью электронных чек-листов контролируют:
- Сроки годности
- Входит ли конкретный ингредиент в перечень согласованной продукции — это нужно, чтобы вкус и качество блюд всегда соответствовало стандартам
- Качество заготовок, которые делаются вручную — например, теста
- Санитарные требования
- Состояние помещений — чистота плитки, вытяжек и так далее
- Требования пожарной безопасности
- Исправность оборудования
- Наличие различных журналов, медицинских книжек и другой документации
- Чистоту в зале, состояние мебели и исправность техники
Минимум раз в год менеджер контроля качества лично выезжает на предприятие, чтобы провести офлайн-проверку. Она обычно более углубленная. В процессе сотрудники отдела контроля общаются с работниками заведения, лично проверяют полуфабрикаты, сроки годности, оценивают технологические процессы.
Так удалось достичь значительных результатов:
-
Увеличилось количество проверок. Раньше в сети проводили максимум 50 проверок в месяц, поэтому не было возможности увидеть полную картину работы заведений. Сейчас количество проверок увеличилось в среднем до 200 — 300 в месяц.
-
Сократилось число нарушений. Например, количество нарушений по технологиям приготовления сократилось на 75%.
-
Появилась возможность проводить проверки в разных форматах. Для большинства из них сотрудникам отдела контроля не нужно выезжать на предприятия лично — это сильно экономит время.
-
В сети пересмотрели и актуализировали чек-листы, а также добавили новые проверки, например, проверки зала.
-
Сотрудники стали серьезнее относиться к проверкам. Раньше контроль был более «расслабленным», теперь же результаты проверок вошли в KPI сотрудников.
-
Увеличилась скорость проведения проверок. Для заполнения бумажных чек-листов требовалось гораздо больше времени, предприятия могли ждать результатов аудита до трех дней. Сейчас этот процесс стал быстрее в разы — среднее время проведения проверки сократилось на 49%.
-
Появилась возможность прикреплять фото и видео, сканы документов к проверкам и задачам. Все данные хранятся в одном месте — это удобно как для отдела контроля качества, так и для заведений. В спорных случаях предприятия могут привести какие-то свои аргументы, прикрепить вырезки с видеокамер, фотографии. Это важно, потому что появляется возможность вести диалог.
Третий пример — сеть кофеен One Price Coffee. Сети удалось автоматизировать контроль качества и вдвое сократить время на проведение аудитов, обработку и анализ результатов. Сейчас там проводят проверки по нескольким направлениям:
- Аудит кофейни
- Качество напитков
- Качество обслуживания
- Выкладки и оформление витрин
- Оформление рекламными материалами
Первые два вида проверок супервайзеры и шеф-бариста проводят в кофейнях при плановом посещении, а за работой бариста и выкладкой продукции на витринах следят с помощью аудио- и видеонаблюдения и фотоотчетов.
Благодаря электронным чек-листам в CheckOffice в сети проводят проверки и фиксируют результаты на 50−60% быстрее. Удалось на 68% улучшить соблюдение стандартов обслуживания гостей, на 8% — качество приготовления напитков и на 12% — соблюдение стандартов выкладки продукции и оформления кофейни. Как следствие, рейтинг кофеен в Яндекс Картах, Google Картах и 2ГИС вырос на 25%.
Как повышать качество сервиса, не нанимая лишний персонал, — опыт One Price Coffee
Как выстроить систему контроля на кухне с помощью электронных чек-листов
Создайте чек-листы под процессы кухни
Разработайте подробные чек-листы для ключевых процессов: например, для проверки рабочей зоны, чистоты помещения, исправности оборудования, наличия продуктов, соблюдения технологических норм.
Каждый пункт должен быть конкретным. В CheckOffice чек-листы легко корректировать и дополнять по мере изменения стандартов.
Регулярно планируйте и проводите проверки
Организуйте проверки — они могут быть ежедневными, перед открытием или закрытием смены и т.д. Сотрудники будут использовать мобильное приложение, чтобы заполнять чек-листы, добавлять фото, видео, аудио и другие вложения.
Назначайте задачи и контролируйте их выполнение
При обнаружении нарушений создавайте задачи и назначайте их ответственным сотрудникам. Так появится возможность быстро исправлять проблемы и повышать качество работы кухни.
Отслеживайте аналитику и отчетность
Отчеты помогут выявить системные проблемы, оценить эффективность персонала и оптимизировать процессы на кухне.
Обучайте персонал
Чек-листы служат инструментом не только контроля, но и обучения — с их помощью новые сотрудники смогут быстро ознакомиться со стандартами работы.
Например, в сети заведений BarRestoGroup обучают сотрудников прямо во время аудитов. Операционный директор сети проводит проверки и дает сотрудникам небольшие комментарии и советы по улучшению рабочего процесса.
К каждому пункту чек-листа добавлено описание, которое включает в себя небольшие пояснения. Если сотрудник пришел из другой ресторанной группы, или, например, не в курсе правил пищевой безопасности, то с помощью чек-листа он может узнать что-то новое, изучить стандарты и требования.
Внутренние аудиты в ресторанах и работа с тайными гостями — как в сети BarRestoGroup используют CheckOffice
Читайте также: Как выстроить систему обучения сотрудников в общепите
