Несмотря на это многие компании отдают предпочтение собственным сотрудникам и организуют на предприятии целые отделы, отвечающие за внутренний аудит.
Внутренний аудит весьма обширен и затрагивает большой массив данных, поэтому любой инструмент, который поможет их систематизировать для выделения правильных выводов, становится весьма уместным. В данной статье мы расскажем о том, как можно облегчить задачи по проведению внутреннего аудита, сэкономив деньги компании, за счёт использования чек-листов.
Задачи внутреннего аудита
Внутренняя аудиторская проверка предприятия направлена на оценку и анализ продуктивности деятельности. Она же должна выявить слабые стороны, чтобы дать рекомендации по снижению рисков и найти направления, в которых заложен нераскрытый до сих пор потенциал.
На основании результатов внутреннего аудита руководство компании сможет оптимизировать финансово-хозяйственную деятельность и сделать более эффективными управленческие моменты.
В целом, все задачи внутреннего аудита можно поделить на 3 направления:
-
Обеспечение эффективной работы компании;
-
защита интересов компании и владельцев;
-
предоставление помощи и разъяснений исполнителям на местах для более эффективной работы каждого сотрудника.
Получается, что внутренний аудит нужен каждому – как владельцу, так и отдельному сотруднику, и компании в целом. А ещё он важен в глобальном плане, поскольку готовит организацию к проверкам. Своевременное выявление ошибок в документации или несоответствий в деятельности и предоставляемых данных может предотвратить серьёзные проблемы с госорганами.
Методика проведения внутреннего аудита
Внутренний аудит охватывает множество методик. Выбор зависит от конкретной задачи, которую преследует владелец.
Все методы проведения внутреннего аудита можно разделить по нескольким признакам:
1. По сфере применения:
-
Общие;
-
частные.
2. По целевой функции:
-
Общенаучные;
-
конкретные.
3. По способу проверки информации из документации;
-
Документальная проверка;
-
фактическая проверка.
4. По форме отображения данных в учётной документации:
-
Проверка отдельного бух.документа;
-
проверка фактов хоз.деятельности из нескольких взаимосвязанных документов;
-
проверка однородных фактов хоз.деятельности.
Как организовать проведение внутреннего аудита по чек-листам
Организация внутреннего аудита отнимает много времени, как и его проведение. Поэтому каждый ответственный сотрудник будет рад вспомогательному инструменту. Это поможет персоналу сконцентрироваться на деталях проверки, не отвлекаясь на оформление данных в формат, понятный и приемлемый для отчётности. И с этой задачей отлично справляются чек-листы.
Причём не имеет значения, проводится ли аудит, касающийся, например, соответствия количества товара на складе по документам фактическому или осуществляется контроль соблюдения стандартов компании в сфере обслуживания клиентов. Любая проверка может пройти быстрее с мобильным приложением CheckOffice и электронными контрольными листами.
Как подготовить чек-лист
Для начала потребуется выделить список контрольных вопросов. Для этого потребуется квалифицированный персонал. В ситуации с инвентаризацией это может быть перечень товарных позиций. В случае, когда проверяется работа сотрудников – список стандартов, которые должны быть соблюдены. Если проводится проверка наличия необходимых документов, например, проверка работы отдела кадров, то в чек-лист может быть внесён этот перечень.
Выбираются допустимые значения. Самое простое – это «ДА» и «НЕТ», но не обязательно ограничиваться ими, для фиксации, к примеру, того же количества наименований товара можно использовать цифровое значение. Можно оставить поле под текстовый ответ.
Все эти данные вводятся в шаблон чек-листа, расположенный в мобильном приложении. Его можно заполнить как с ПК, так и со смартфона. Но главное преимущество – это именно использование при проверке чек-листов с мобильного телефона.
Мобильная платформа становится виртуальным местом проведения проверки. Здесь аккумулируются все силы компании – лица, которые отвечают за её организацию, проведение и анализ результатов. По факту это всего лишь добавление ответственных лиц в приложении. Так каждый сотрудник сможет отслеживать положение дел в текущий момент. Увидеть то, что ему позволят полномочия.
Из круга ответственных лиц выделяются непосредственно исполнители, которые будут проводить внутренний аудит. Напомним, что это могут быть как сотрудники компании, так и привлечённые специалисты. Зачастую это может быть и вовсе неблизкий к отрасли ответственный человек, которому только и необходимо, что свериться с контрольным листом, пройтись по пунктам и обозначить выявленные несоответствия. Как при проверке аптеки тайным покупателем.
Чек-лист создан, ответственный за проведение проверки выбран, можно начинать проверку.
В назначенное время сотрудник прибывает на место и начинает проверку. О том, что всё происходит в нужном месте в указанное время, будет свидетельствовать отслеживание геопозиции, которое также можно зафиксировать в ходе внутреннего аудита.
Также доступна фото- и аудиофиксация происходящего, что поможет добавить проверке надёжности и достоверности.
После проведения внутреннего аудита результаты будут сохранены и доступны для всех добавленных лиц.
Заключительным этапом внутреннего аудита станет обсуждение результатов, в котором сильно помогут систематизированные результаты проверки, осуществлённой при помощи чек-листа и проанализированные платформой.
Почему для внутреннего аудита лучше использовать чек-листы
Чек-лист позволяет максимально объективно оценить ситуацию. Он даёт конкретные выверенные параметры, по которым сотрудник может оценить ситуацию.
Чек-лист ускоряет проведение проверки. Особенно это важно тогда, когда проводимый внутренний аудит тормозит работу сотрудников. Например, переучёт тормозит работу торговой точки.
Мобильный аудит поможет не допустить финансовых потерь из-за оттягивания ресурсов на проверку. Больше всего времени уйдёт на составление шаблона чек-листа, однако, один и тот же контрольный лист можно использовать многократно. При этом сама проверка будет проходить максимально быстро, ведь сотруднику нужно будет лишь прочесть вопрос и выбрать подходящий ответ.
Для того чтобы наглядно увидеть результаты в мобильное приложение встроены механизмы, помогающие формировать диаграммы.
О сервисе CheckOffice
CheckOffice – это надёжная платформа, которая помогает провести мобильный аудит при помощи чек-листов. С её помощью контроль и соблюдение стандартов становится проще. Компания может экономить ресурсы сразу по нескольким направлениям: обучение новых сотрудников, предотвращение штрафов от контролирующих органов, и, конечно, внутренний аудит.
Это современный инструмент, который уже выбрали крупнейшие компании. SLK Cement, Decathlon, Бизнес Кар, OBI – локомотивы своих отраслей давно оценили возможности CheckOffice. Они используют чек-листы для аудита совершенно разных направлений. Это помогает им снизить издержки на отслеживание соблюдения строгих стандартов и укреплять позиции своего бренда на рынке.
CheckOffice предлагает своим клиентам как возможность создавать свои электронные чек-листы, так и воспользоваться готовыми. Для этого в библиотеке чек-листов доступен поиск, позволяющий выбрать подходящий шаблон для проведения проверки.
CheckOffice всегда открыт для своих клиентов и готов помочь с любым вопросом, касающимся работы программы, условий обслуживания или любой другой задачи по мобильному приложению. К услугам пользователя доступны справочные статьи и помощь сотрудников CheckOffice посредством бесплатной горячей линии, чата или формы на сайте.
Преимущества CheckOffice перед бумажными чек-листами и Excel-таблицами
Все данные хранятся в облачном хранилище
Для передачи чек-листа ответственному сотруднику достаточно лишь назначить его ответственным. Это экономия средств компании за счёт рационального использования времени сотрудников, кроме того, не нужен принтер, бумага для печати.
Данные с бумажных чек-листов не всегда можно легко расшифровать. Сотрудник может, поторопившись, неаккуратно поставить галочку или неразборчиво написать, и кому-то придётся с трудом расшифровывать результаты. При проверке с CheckOffice это исключено.
Работать с Excel-таблицами удобнее, чем с бумажным носителем
Но и здесь есть свои подводные камни. Немногие могут похвастаться доскональным знанием программы MS Office, поэтому многие её функции остаются неиспользуемыми. И получается, что программа используется, грубо говоря, как блокнот для записей.
CheckOffice– интуитивная программа. Составление индивидуального чек-листа не представляет из себя проблемы даже для того, кто никогда этого не делал. Диаграммы, отчёты – всё это формируется доступно и понятно.
Гибкий функционал
Важно, что при использовании CheckOffice пользователь получает множество опций, которые упрощают не только проведение проверки, но и последующие результаты. К примеру, возможность оставить комментарий к любому полю. Тогда при проверке можно сразу указывать нюансы, которые могут иметь решающие значения при оценке данных.
Например, при проверке выявлено отсутствие важного документа. Всё в порядке, просто он находится в другом филиале, и вы можете это указать.
Или при проведении внутреннего аудита в области контроля работы персонала выявлено несоответствие формы сотрудника стандартам компании. Специалист дал устное пояснение, которое записано в виде аудиосообщения и прилагается к результатам проверки.
Улучшенный контроль
Руководитель может контролировать, регулировать, влиять на ход проверки буквально в режиме онлайн. Результаты загружаются мгновенно, благодаря чему можно сразу оценить масштаб нарушений и принять оперативное решение по их урегулированию.
Например, в ходе внутреннего аудита было выявлено, что сотрудник магазина неправильно установил промо-стойку и если это не исправить в кратчайшие сроки могут последовать санкции от заказчика. Оперативная обратная связь решит проблему.
Безопасность
Безопасность данных компании – это первостепенная задача при разработке любого программного продукта, связанного с хранением и передачей информации об организации. Поэтому Чек Офис выбирают владельцы, которые не готовы подставлять под удар свою репутацию и целостность компании. Пользователи взаимодействуют с сервисом через защищённое соединение, благодаря чему возможность перехвата конфиденциальной информации сводится на нет. За безопасность облачного хранилища отвечает надёжная система Яндекс.Облако.
Подведём итоги
Нельзя недооценивать важность внутреннего аудита. У каждой компании есть слабые стороны, и своевременное выявление их поможет удержать своё место на рынке и двигаться дальше. Отсутствие же контроля руководства над соблюдением стандартов сотрудниками повлечёт за собой снижение уровня их внутренней дисциплины. Ни одна из мер, направленных на развитие организации не будет двигать её вперёд, если не уделять внимания внутреннему аудиту.
Сегодня ничто не может быть поводом отказаться от предложения попробовать в работе чек-листы, сформированные в мобильном приложении CheckOffice. Начать проще простого – зарегистрируйтесь в системе, скачайте мобильное приложение и воспользуйтесь любым готовым электронным чек-листом из библиотеки или создайте свой. Это бесплатно и потребует совсем немного времени, а вы можете получить значительное преимущество перед конкурентами, начав прямо сейчас.
