Чаще всего чек-листы используются именно для того, чтобы помогать сотрудникам помнить обо всех важных нюансах. У каждого работника есть те или иные обязанности, и порой список этих обязанностей настолько обширен, что какие-то детали могут забываться. Что-то упустить может и загруженный работой сотрудник. Поэтому чек-листы помогают управлять ежедневными задачами и ничего не забывать. Чек-лист представляет собой своеобразный «перечень контрольных точек», ориентируясь по которому работник может наглядно видеть, что уже сделано, а о чем он забыл.
Однако это далеко не единственное применение чек-листов. С их помощью можно ускорить обучение сотрудников, мотивировать персонал работать лучше, более грамотно организовать сами бизнес-процессы. Сегодня на смену бумажным спискам пришли электронные чек-листы, которые дают возможность сотруднику держать их всегда под рукой. Электронный чек-лист доступен с любого планшета или смартфона. Кроме того, зачастую для управления чек-листами созданы специальные мобильные приложения – например, приложение от CheckOffice, которое позволяет интегрировать все списки и заметки в единую систему, доступную каждому сотруднику в любое время.
Как повышать вовлеченность персонала с помощью чек-листов?
При словах «мотивация» и «вовлеченность» многие сотрудники сразу представляют себе некую систему «кнутов и пряников» – штрафов и премий, где доход сотрудника напрямую зависит от того, насколько качественно он выполняет работу или каков объем его обязанностей. Схожим образом персонал часто относится к чек-листам на этапе их внедрения: чек-лист воспринимается как некий инструмент надзора, давления и контроля. Однако контролировать – еще не значит только лишь применять санкции за ошибки. И возможности чек-листов существенно шире, чем только выявление недочетов и наложение штрафов.
Разумеется, их можно использовать и в таком ключе, однако методом «только кнута» мотивировать сотрудников не получится. Поэтому сегодня все чаще руководители отходят от принципа «контроль = наказание». Вместо этого они придерживаются правила: смысл проверки заключается не в наложении штрафов, а в том, чтобы помочь работникам лучше и с большим комфортом исполнять свои обязанности. Чек-листы помогают разгрузить работника, позволяя ему сосредотачиваться именно на своих обязанностях, а не на запоминании нюансов – ведь под рукой всегда есть удобная подсказка.
Кроме того, выявленные расхождения по итогам заполнения чек-листов помогают обнаружить слабые места рабочих процессов и найти потенциальные точки роста для всего бизнеса. А с точки зрения сотрудников это означает внимание к их потребностям, что само по себе уже способно замотивировать. И, разумеется, чек-листы дают возможность выполнять регулярный аудит, выявляя сотрудников с наименьшим количеством ошибок в работе и с лучшими KPI. А это уже может быть легко интегрировано в систему бонусов и премий, которая существует в компании.
Как можно поощрять работников при помощи чек-листов?
-
Увеличивать размер премии пропорционально тому, насколько работа конкретного сотрудника соответствует корпоративным стандартам.
-
Начислять бонусы за сверхурочную работу или перевыполнение показателей.
-
Поощрять инициативу – здесь важно отметить, что сохраняемая при помощи чек-листов информация дает руководству возможность не упустить ни одной продуктивной инициативы, что очень важно. Зачастую на первых порах работник, недавно пришедший в фирму, высоко мотивирован и настроен на внесение конструктивных предложений. И здесь очень важно заметить эту инициативу и дать понять сотруднику, что его усилия ценятся.
-
Ставить отдельные задачи, направленные на повышение мотивации и вовлеченности. Хорошим примером может стать постановка задачи, связанной с креативом – например, в случае с магазином одежды можно предложить сотрудникам создать разные варианты представления новой коллекции или оформления витрины. Такая задача с духом соревновательности поможет выявить инициативных сотрудников, подстегнет работников к активным действиям, а заодно позволит получить несколько вариантов решения на выбор. В дальнейшем можно будет поощрить автора наиболее удачного варианта, что само по себе станет мощным стимулом для этого сотрудника и его коллег.
Еще один неочевидный способ использования оценочных чек-листов – это получение информации об эффективности того или иного сотрудника. Зачастую бывает так, что один и тот же работник получает за исполнение своих задач очень разные оценки. Если такие колебания наблюдаются регулярно, это может означать необходимость в его обучении.
Применение чек-листов само по себе мотивирует персонал обучаться – и не только учиться работать с самой системой, но и понимать корпоративные стандарты качества. Без всестороннего понимания того, как именно следует выполнять свои рабочие обязанности, сотрудник не сможет получать высокие оценки и, следовательно, не сможет рассчитывать на премии и бонусы. Таким образом, персонал получит мощную мотивацию для изучения стандартов.
Что касается использования игровых и соревновательных элементов для поддержания вовлеченности (так называемый метод геймификации), то здесь важно не просто дать сотрудникам повод посостязаться, но и обеспечить эффективность оценки. Чек-листы в данном случае незаменимы, так как дают возможность свести оценивание к ряду объективных и понятных критериев и исключить человеческий фактор, при котором решение о победителе принимает один человек (руководитель).
Прочитайте как Decathlon внедрил соревновательный дух в коллективе с помощью чек-листов здесь.
Как повышать исполнительность и дисциплину?
Работая с мотивацией сотрудников, важно, однако, не забывать и о поддержании дисциплины. Об использовании чек-листов для контроля исполнения обязанностей самими сотрудниками уже шла речь, но здесь стоит добавить, что они значительно упрощают и контроль со стороны руководителя – особенно если говорить о контроле за работой выездных сотрудников (курьеров, монтажников и т.п.). Руководитель не имеет возможности лично выезжать на каждый объект, чтобы проконтролировать работу, а обратную связь дают далеко не все клиенты, и об ее объективности говорить чаще всего не приходится.
Кроме того, в сфере выездных услуг зачастую нет четких стандартов выполнения работ. Поэтому в итоге сотрудник часто действует «на глаз», пропуская важные нюансы. Опыт тоже далеко не всегда помогает – ошибку может допустить даже квалифицированный мастер из-за высокой загрузки или усталости.
Гарантировать качество помогает продуманный чек-лист, в котором указаны все требования к исполнению конкретной задачи. Косвенно он также помогает избегать ошибок в будущем, так как специалист, раз за разом выполняя задачу, привыкает к данному набору требований и в дальнейшем уже исполняет их автоматически.
Что же касается контроля за работой сотрудников, то электронные чек-листы позволяют руководителю оперативно отслеживать те задачи, которые сотрудник выполнил на конкретном объекте. При этом зачастую отметка в чек-листе возможна только при добавлении фотографии, причем не из галереи смартфона, а непосредственно с камеры – такая функция реализована в приложении от CheckOffice. Это позволяет гарантировать, что работник приложит реальный отчет, а не отснятую заранее или скачанную из интернета фотографию. Руководитель же, используя то же приложение, сможет оперативно отслеживать отчеты сотрудников и сопоставлять полученную информацию с критериями качества.
Это позволяет гарантировать строгое соблюдение технологического процесса, избежать ошибок и, таким образом, обеспечить высокое качество работ. Тем сотрудникам, которые пытаются "схалтурить", чек-листы не дадут это сделать. А работникам, стремящимся к высоким результатам, использование отчетов поможет ничего не упустить.
Как повышать профессиональную квалификацию сотрудников?
Владельцы бизнеса всегда ищут новые способы повышения эффективности компании, в том числе – через поднятие квалификации сотрудников. Квалификация, как правило, повышается посредством обучения, и здесь чек-листы также могут оказать существенную поддержку. Так, благодаря им отпадает необходимость в длительном обучении. Чек-лист позволяет наглядно представить сотрудникам инструкцию к действию, избежав сложных времязатратных объяснений.
Чек-листы также могут выступать как замена обучающих курсов. Во многих компаниях сегодня популярны различные тренинги и семинары, однако многие из них с успехом можно заменить пошаговыми чек-листами. К примеру, следующие семинары вполне можно представить в виде иллюстрированных чек-листов:
-
как взаимодействовать с клиентом;
-
как выполнять простую пошаговую процедуру;
-
как работать с возражениями и замечаниями и т.д.
Наглядный чек-лист с пояснениями и / или иллюстрациями помогает не забыть ничего из новой информации, что часто случается после семинаров.
Как обучать новых сотрудников?
В обучении новичков, как и в случае с тренингами для опытных сотрудников, чек-листы также оказывают существенную поддержку. Наглядная пошаговая инструкция – это именно то, чего чаще всего не хватает работнику, который только знакомится со стандартами компании и требованиями к исполнению задач. Несмотря на простой формат, чек-лист позволяет решить сразу несколько задач:
-
снизить количество ошибок по невнимательности и неопытности – все задачи и требования будут перед глазами,
-
ускорить обучение – опытным сотрудникам не нужно будет по многу раз повторять новичку одно и то же, а сам новичок получит готовую инструкцию, ему не понадобится ничего самостоятельно придумывать и формировать на основе пояснений коллег,
-
упростить знакомство нового сотрудника с корпоративными стандартами – чек-лист работает как "разгрузка" для мозга, позволяя ничего не упустить и вместе с тем не запутаться в массе сведений.
Автоматизация этих процессов с помощью сервиса CheckOffice
Сервис мобильного аудита CheckOffice позволяет автоматизировать при помощи удобных чек-листов многие процессы, такие как контроль за исполнением задач, обучение новых сотрудников, стандарты выполнения той или иной процедуры, взаимодействие с клиентом. Чек-листы удобны тем, что легко редактируются под любые области и масштабируются при необходимости.
CheckOffice значительно упрощает работу и штатным сотрудникам, и руководству. А удобное мобильное приложение дает возможность отказаться от бумаг и обеспечить максимально быстрый доступ к текущим задачам.
Сервис позволяет:
-
контролировать соблюдение стандартов компании и качество работы сотрудников;
-
оптимизировать работу персонала;
-
повышать дисциплину и производительность;
-
внедрять прозрачную систему мотивации;
-
добиваться повышения показателей не только отдельных сотрудников, но и всей компании в целом, повышать прибыль и лояльность клиентов.
Больше подробностей – на официальном сайте. Протестировать сервис можно бесплатно: checkoffice.ru/registration.
