Трудовая инспекция может прийти к работодателю и проверить соблюдение прав работников и норм трудового законодательства. Если при проверке найдут нарушения, работодателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании.
Ранее у нас уже была статья о проверках ГИТ. В этой статье мы кратко суммируем основные моменты проведения этих проверок и расскажем об изменениях и дополнениях: что проверяет трудовая инспекция в 2024 году, как проходят проверки и как к ним подготовиться, чтобы избежать штрафов и других негативных последствий.
Что проверяет трудовая инспекция?
Государственная инспекция труда проверяет соблюдение Трудового кодекса и правил охраны труда - правильно ли в компании оформляют документы, есть ли задержки в выплате зарплаты и в каких условиях работают сотрудники.
Есть несколько видов проверок:
Документарная проверка. Проверяющий запрашивает документы удаленно, а работодатель обязан прислать нужные документы по электронной почте, обычной почтой, курьером или лично привезти документы в трудовую инспекцию. На это дается 10 рабочих дней. Оригиналы документов отправлять необязательно, достаточно заверенных копий с подписью руководителя компании или доверенного лица.
Выездная проверка. При выездной проверке инспекторы приедут лично. Например, на работодателя поступила жалоба о том, что на предприятии по изготовлению пищевой продукции работникам периодически задерживают заработную плату и не выдают спецодежду и средства индивидуальной защиты. Проверяющие приедут на производство, проверят документы и оценят условия работы.
Плановая проверка. Роструд регулярно публикует план проверок. При этом плановые проверки проводят в зависимости от категории риска, к которой относится компания. То есть чем выше риск работодателя, тем чаще его проверяют.
До 2030 года планово проверяют только компании, которые отнесены к категориям чрезвычайно высокого и высокого риска.
Внеплановая проверка. Такой вид проверки может быть проведен в случае, если сотрудник пожалуется на условия труда либо если истек срок предписания на устранение нарушений - то есть в ситуации, когда трудовая инспекция ранее приходила с проверкой, выявила нарушения, потребовала их устранить, а работодатель этого не сделал. В 2024 году внепланово могут проверить только при угрозе жизни/здоровью или при выявлении индикаторов риска. Индикаторы свидетельствуют о том, что работодатель с большой вероятностью нарушил закон. Чтобы это проверить, ГИТ проводит внеплановую проверку с согласия прокуратуры - инспекторы вправе назначить проверку, если, например, на производстве участились несчастные случаи, компания не проводит специальную оценку условий труда и так далее. В 2024 году этот список дополнился двумя новыми критериями - зарплаты ниже МРОТ и снижение отчислений в Соцфонд более чем на 50% при отсутствии каких-либо кадровых изменений.
Профилактический визит. В ходе такого визита инспектор не составляет протоколы об административных нарушениях, потому что цель такого мероприятия - выявить проблемы работодателя и помочь их устранить. Если у работодателя возникли вопросы по трудовому законодательству, он сам может инициировать профилактический визит - для этого надо обратиться в инспекцию труда в своем регионе.
Какие документы проверяет трудовая инспекция
Проверяют следующие документы:
- Учредительные документы - приказы о назначении руководителя на должность, протокол об избрании единоличного исполнителя органа юридического лица и так далее
- Локальные акты - инспекторы проверят все обязательные и необязательные нормативные акты, которые есть у работодателя, коллективные договоры и соглашения
- Штатное расписание за все годы работы, приказы об утверждении штатного расписания
- Приказы работодателя, которые относятся к трудовым отношениям - приказы о переводах, перемещениях, приеме на работу и так далее
- Документы по трудоустройству - трудовые договоры, служебные контракты и так далее
- Документы по учету рабочего времени
- Документы по отпуску - графики отпусков, уведомления работников о предстоящих отпусках, заявления о предоставлении отпусков и прочее
- Зарплатные документы
- Охрана труда - результаты специальной оценки условий труда, программы и инструкции по охране труда
- Персональные данные - положение о персональных данных, согласие на обработку персональных данных, политика защиты и обработки персональных данных
Могут также проверить документы по материальной ответственности, документы по регулированию труда отдельных категорий работников и документы, касающиеся трудового распорядка и дисциплины труда.
Наиболее частые нарушения
- Задержка зарплаты. Работодатель обязан выплачивать зарплату минимум дважды в месяц и присылать расчетный листок.
- Неполный пакет документов. Работодатель обязан правильно оформлять документы на всех этапах отношений с сотрудниками. Если не заполнен хотя бы один из них - это будет нарушением.
- Зарплата не индексируется. По закону работодатель должен периодически индексировать зарплаты сотрудников в соответствии с локальным нормативным актом.
- Нет графика отпусков. Каждый сотрудник должен как минимум один раз в год уходить в отпуск. Если графика отпусков нет, это будет нарушением.
- Неполный расчет при увольнении. Работодатель обязан подготовить и выдать все документы при увольнении, а также полностью рассчитать сотрудника.
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?
-
Подготовьте документы, которые мы перечисляли выше и проверьте правильность их составления. Это удобно делать по чек-листам - их можно взять из бесплатной библиотеки.
-
Проверьте документы инспекторов - удостоверения сотрудников и приказ о проведении проверки. В нем должно быть указано, кто проводит проверку, по каким причинам, что будут делать сотрудники Роструда.
-
Предоставьте информацию - покажите документы, дайте возможность осмотреть технику, здания, товары. Ни в коем случае не препятствуйте действиям проверяющих.
-
Присутствуйте при проверке сами и привлеките менеджеров. Например, если инспекторы будут проверять транспортный отдел - позовите руководителя этого отдела, если проверяют сотрудников - начальника кадрового отдела.
-
Следите за сроками. Есть ограничения по количеству времени, которое сотрудники Роструда могут находиться на вашем предприятии. Если у вас микропредприятие - максимальный срок составляет 15 часов, если малое предприятие - 50 часов. Проверка может быть продлена по решению руководителя Роструда, при этом вам должны выдать копию такого решения.
-
Не платите за экспертизу. Если сотрудники Роструда решат сделать экспертизу ваших товаров или услуг, то это делается за счет государства.
-
Проверьте правильность составления акта по итогам проверки.
Для того, чтобы избежать штрафов и быть уверенным в том, что на вашем предприятии нет нарушений, стоит ввести систему регулярного мониторинга. К сожалению, контролировать соблюдение всех требований вручную проблематично - это занимает много времени, а результаты не всегда могут быть достоверными в силу влияния человеческого фактора. В этой ситуации решением может быть использование сервиса мобильного аудита CheckOffice. Сервис полностью автоматизирует процесс проведения регулярных проверок - это позволяет на раннем этапе выявить нарушения процессов, отследить наличие нужных документов и проконтролировать работу сотрудников.
- Можно создать свои чек-листы, либо выбрать готовые шаблоны из библиотеки.
- Простой интерфейс мобильного приложения будет интуитивно понятен всем работникам.
- Возможность добавлять фото и видеоматериалы, а также опция запрета загрузки медиа из галереи телефона сделает результаты проверки максимально объективными, потому что минимизируется “человеческий фактор”.
- В разделе “аналитика” автоматически собираются данные всех проверок, формируются в таблицы и графики, чтобы сделать восприятие полученной информации максимально простым и наглядным.
