В эпоху информационных технологий, управление зданиями и территориями жилых комплексов (ЖК) стало более сложным и многогранным. Системы видеонаблюдения, оборудование для охраны, и другие технологические инновации делают этот процесс более эффективным. Однако, роль человеческого фактора — сотрудников, проводящих обходы — остается ключевой.
В сфере управления недвижимостью крайне важно зафиксировать нарушение ранее, чем о нем сообщит собственник в форме жалобы. Обычно для этих задач сотрудники управляющих компаний (УК) проводят регулярные обходы и ведут специальные журналы. Однако результаты таких обходов часто не показывают реальную картину состояния объекта. В этой статье мы подробно рассмотрим как проводятся обходы зданий, территорий и сооружений, а также представим реально работающий алгоритм проверки с применением цифрового сервиса.
Что такое обход и зачем он нужен?
Обход зданий и территорий — это систематический и планомерный осмотр объектов с целью мониторинга их состояния, проверки работы оборудования, соблюдения правил безопасности и других операциональных задач. Обход может проводиться в соответствии с чек-листом или инструкциями и чаще всего документируется в специальном журнале. Следование стандартному набору правил и шагов обеспечивает полноту и качество осмотра, а также позволяет оперативно выявлять и устранять различные проблемы и риски.
Обходы требуются практически во всех сферах, где есть необходимость в постоянном контроле и мониторинге состояния объектов или территорий: производственные предприятия, офисные здания, торговые центры, сфера ЖКХ. Обязанность проведения обходов в разных сферах могут выполнять сотрудники службы безопасности, технического персонала, сторожевой службы или сотрудники управляющей компании.
Однако наиболее важным оказывается контроль состояния объектов именно в сфере управления недвижимостью, где отслеживание состояния различных частей здания или территории важно производить непрерывно. Это особенно важно для обеспечения комфортных и безопасных условий проживания, своевременного выявления и решения проблем, которые могут негативно сказаться на качестве жизни жителей. Проведение регулярных обходов помогает управляющим компаниям поддерживать объекты в должном состоянии, а также обеспечивать высокий уровень удовлетворенности жителей.
Обходы в управляющих компаниях в первую очередь нужны для:
- Контроля качества обслуживания
- Обеспечения безопасности жителей и соблюдения норм охраны
- Своевременного реагирования на проблемы и инциденты
- Планирования работ по обслуживанию и ремонту
Как обычно проводится обход зданий и территорий в управляющей компании?
В управляющих компаниях, отвечающих за обслуживание жилищного фонда, процесс обхода объектов имеет свои особенности и стандарты. Рассмотрим этапы, которые обычно включает в себя обход:
Подготовка к обходу
- Планирование: На этапе планирования определяется время обходов, объекты и сооружения для осмотра, составляется чек-лист, что именно будет проверяться в ходе обходов.
- Инструктаж: Сотрудники, которые будут выполнять обходы, проходят инструктаж, где им разъясняют задачи, порядок действий и критерии оценки состояния объектов.
Непосредственный обход
Состав и порядок непосредственного обхода зданий, территорий и сооружений определяется в зависимости от объекта и целей обхода. В современных жилых комплексах обходы затрагивают придомовую территорию, места общего пользования, лифты, паркинг, кладовые, подвальные помещения, пост службы охраны и консьержа, а также иногда офис управляющей компании.
Обычно обходы содержат следующие этапы:
- Осмотр территории: Сотрудники начинают с обхода открытой территории. Здесь проверяют состояние дорожек, зеленых насаждений, мест для отдыха и детских площадок, а также работу системы видеонаблюдения.
- Проверка зданий: Далее идет осмотр зданий. Сотрудники проверяют состояние фасада, общих помещений, работу лифтов, паркинг, места общего пользования и тд.
- Охрана и безопасность: Особое внимание уделяется системам безопасности: видеонаблюдение, датчики, охранная сигнализация.
- Заполнение чек-листа: По итогам каждого пункта сотрудники делают пометки в бумажном отчете, чтобы затем перенести их в журнал обхода объектов.
Документация и отчетность
Журнал обхода объектов: Все данные, полученные в ходе обхода, фиксируются в специализированном журнале. Чаще всего это бумажный документ, который сотрудник заполняет после проведения проверочных мероприятий.
Пост-обходные действия
- Формирование заявок: Если в ходе обхода выявлены проблемы, формируются заявки на их устранение.
- Контроль выполнения: Сотрудники или сторожевая служба осуществляют контроль за устранением выявленных в ходе обхода проблем.
Соблюдение данной методики позволяет выявлять проблемы в сфере управления недвижимостью. Однако существует ряд проблем, которые делают описанный выше процесс недостаточно эффективным.
-
Результаты обхода могут не соответствовать действительности
Зафиксированные на бумажном носителе факты состояния территории не подкрепляются фотографиями, поэтому могут быть не отражать реальное состояние объекта.
-
Отсутствие контроля за добросовестностью сотрудников
При проведении обходов с помощью бумажных чек-листов и журналов невозможно проверить реально присутствие сотрудника на конкретной точке проведения проверки в конкретное время. Результаты могут быть заполнены вручную из поста охраны, а по факту обход не производится или производится неполноценно.
-
Ручное формирование заявок
При выявлении нарушения сотруднику требуется вручную с использованием стороннего сервиса зайти и оставить заявку о нарушении. Гораздо удобнее использовать инструменты для автоматической постановки задач на ответственного сотрудника.
-
Отсутствие аналитики
Бумажные журналы обхода объектов не могут полноценно использоваться за анализа. Для управляющей компании, которая одновременно отслеживает состояние сотен и тысяч разных объектов с широкой географией крайне важно иметь возможность всегда посмотреть состояние объектов и статус всех обходов, оценить положение в общем по компании.
Автоматизация процесса с помощью электронных чек-листов
Для решения всех перечисленных выше проблем мы и создали сервис электронных чек-листов CheckOffice.
CheckOffice позволяет выстроить прозрачный процесс работы с обходами зданий и территорий управляющим компаниям. С помощью сервиса можно занести полный чек-лист проверки объекта в приложение, проводить проверки прямо в мобильном телефоне, прикладывать фотографии, видео, комментарии и другие вложения, автоматически ставить задачи на устранение ответственным сотрудникам и многое другое.
Сервис уже эффективно показал себя в работе с многими компаниями в сфере управления недвижимостью, так как обладает несколькими очень важными преимуществами:
-
Работа в автономном режиме
Некоторые объекты проверок могут находиться вне зоны действия сети, например, подземный паркинг или подвальные помещения. Наше мобильное приложение работает даже без доступа к интернету, данные обновятся, когда проверяющий выйдет в зону, где ловит сотовая связь.
-
Простой интерфейс мобильного приложения и веб-версии
Чаще всего CheckOffice в управляющих компаниях пользуются сторожи, консъержи, которые не могут быстро адаптироваться к новому сложному цифровому сервису. Использование CheckOffice понятно интуитивно для сотрудников любого возраста и уровня владения мобильным телефоном.
-
Прозрачность и достоверность данных
При проведении проверки фиксируется время и место ее фактического начала и окончания. Можно также установить запрет на загрузку фото из галереи. Так вы будете получать только фотографии, сделанные непосредственно во время проведения проверки.
-
Аналитика и единое место сбора всех данных
Все данные в сервисе обновляются в онлайн-режиме. Но всем обходам можно выгрузить отчет или поставить задачу. Также автоматически создается аналитические дашборды, которые позволяют проанализировать состояние объектов и статус обходов по компании в целом.
Чтобы облегчить начало работы с сервисом мы создали специальные разделы в Библиотеке бесплатных чек-листов - Управляющие компании и Недвижимость. После перехода в библиотеку любой чек-лист можно добавить прямо в CheckOffice и протестировать сервис на реальных объектах.
