Для каждой внештатной ситуации у сотрудника охранной организации есть чёткий протокол действий, от соблюдения которого зависит результат их работы. Как сделать так, чтобы сотрудник гарантированно соблюдал положенный регламент, как убедиться, что он находится на посту не для видимости, а реально выполняя свои должностные функции? Об этом в нашей статье.
Как эффективно организовать охранное предприятие?
Владельцы частных охранных предприятий отмечают, что охранный бизнес – это целый комплекс серьёзных разноуровневых взаимоотношений с клиентом. В эту сферу приходят люди из служб ФСБ, МЧС, систем обороны. Они знают, что в их работе нет мелочей, поэтому их профессиональные навыки помогают им в реализации уже охранного проекта.
Эффективность охранного предприятия состоит из множества факторов.
Документация
Каждая организация, в том числе и охранная, должна внимательно вести документооборот. Хранить все необходимые удостоверения, личные карточки, медицинские книжки. Всё это становится объектом исследования при плановой и внеплановой проверке. В случае, если будет выявлено серьёзное нарушение, то санкции могут быть весьма ощутимыми, вплоть до отзыва лицензии на работу.
Обучение
Обучение нового сотрудника нередко оттягивает на себя слишком много времени. При том, что оно чаще всего состоит из рутинного повторения однообразных пунктов. Кроме того, нередки случаи, когда в работу охранника вносятся какие-то корректировки уже после его начала работы. И здесь, чтобы не запутаться и не забыть что-то важное, нужно иметь выверенный инструмент для самоконтроля.
Контроль
Работа охранника также должна подвергаться регулярной проверке. Это может выявить, как факт нарушения протокола, который повлечёт за собой финансовые или иные потери, так и моменты, не несущие непосредственной угрозы для предпринимателя, но сказывающиеся на имидже компании.
Каждое из этих направлений требует внимания и времени. Порядок в документах проще обеспечить сразу, чем разбираться в недочётах потом. Если разработать рациональную систему обучения новых сотрудников, то можно сильно упростить работу обучающему персоналу и помочь быстрее войти в ритм новичку. Разумный контроль поможет быстро выявить недочёты и устранить их до наступления неблагоприятного момента. Что же может помочь в этом? Чек-листы!
Для чего нужны чек-листы?
Чек-листы – это перечень пошаговых действий, которые необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Это современный инструмент, который помогает проконтролировать правильность действий сотрудника.
Чек-лист начнёт помогать вам с момента принятия решения о создании охранного предприятия. Для того чтобы начать работу, вам придётся решить множество задач – приём на работу сотрудников, поиск подходящего помещения, клиентов, реклама и пр. Каждая состоит из множества контрольных точек. Например, приём на работу сотрудников может включать в себя такие шаги, как размещение вакансии, обзвон соискателей, назначение собеседования, проверку соискателя службой безопасности и пр. Не упустить ничего важного и всегда понимать, какой ваш следующий шаг поможет чек-лист.
Документация
У каждого охранника должен быть свой пакет документов: паспорт, удостоверение личности частного охранника, личная карточка охранника, медицинская книжка…Но это далеко не вся документация ЧОП. Держать под контролем порядок приёма на работу, отпусков, увольнений, выплат и других моментов поможет чек-лист.
Обучение
Обучение нового сотрудника и обращение внимания опытного охранника на изменения в работе намного удобнее производить при помощи чек-листов. Чек-лист охранника поможет подготовиться к смене. Проконтролировать наличие документов, исправность оборудования для экстренной связи, наличие специальных средств (резиновой палки, наручников и пр.), убедиться в доступности книг и журналов учёта и проверок. Здесь слишком много пунктов, чтобы запомнить их. Да это и не нужно. Эта рутинная задача может решаться оперативно и безошибочно при помощи чек-листа.
Контроль
Помимо самоконтроля обязателен и контроль качества извне. Периодические проверки могут выявить нарушение трудовой дисциплины. Например, необходимо проконтролировать работу охранника в магазине одежды. Пришедший с проверкой ревизор должен оценить множество параметров: аккуратно ли одет сотрудник, есть ли у него бейдж, здоровается ли он с посетителями (если должен), просит ли оставить объёмные сумки в камере хранения и т.д.
Как автоматизировать работу?
Автоматизация рутинных задач крайне важна в работе охранника. Он не должен отвлекаться на мелочи, а должен быть сконцентрирован на своей задаче. Поэтому чек-лист охраны – это способ ускорить, упростить и сделать более качественным работу на месте и непосредственное взаимодействие сотрудников на разных уровнях.
Мы упоминали о важности использования чек-листов, но такие контрольные листы в привычном многим бумажном формате нередко добавляют лишних проблем.
Вначале их нужно распечатать. Если изменения пришли неожиданно и нужно срочно внести их в рабочий процесс, а, к примеру, на складе, где сидит охранник, нет принтера, то это представляет сложность.
Затем нужно, чтобы чек-лист охранника был под рукой. Это не всегда удобно, ведь такой сотрудник может работать «в полях», по долгу службы он может быть обязан постоянно находиться в движении, контролируя территорию. На улице, в мороз или дождь. Как это можно организовать?
А ещё важно убедиться, что внесённые данные правдивы. Что проверка проводилась точно в срок, а не задним числом, когда охранник вспомнил о её необходимости.
Аудит охранной организации будет результативен, если он проведён вовремя, с учётом всех интересующих заказчика проверки нюансов, а результату можно доверять.
O сервисе CheckOffice
CheckOffice – это сервис мобильного аудита на основе чек-листов. Он собрал в себе множество преимуществ, которые взяли на вооружение компании разных отраслей. Это предприниматели из сферы HoReCa, аптеки, автосалоны и другие объекты, где важно внимание к деталям.
CheckOffice – не просто набор контрольных листов. Это мобильная платформа, которая предоставляет широкие возможности для предпринимателей.
- Быстрая проверка
Приложение CheckOffice предоставляет доступ к самым востребованным универсальным электронным чек-листам. Это контрольные списки для проверки МЧС, ГИТ и других госорганов. А также множество узкопрофильных готовых листов, с помощью которых можно проконтролировать как кибербезопасность, так и корректность соблюдения антиковидных требований и многое другое. Библиотека постоянно пополняется новыми списками. Перейти в библиотеку.
-
Индивидуальный подход
Понимая, что чек-лист охранника должен включать в себя очень индивидуальные параметры, CheckOffice предлагает использовать возможности платформы для создания собственного чек-листа. Выбирайте количество пунктов, варианты ответов, параметры ответа (цифры, буквы, да/нет и т.д.) и максимально точечно находите слабые места в работе персонала.
-
Мобильность
Создатели приложения CheckOffice понимали, что для их пользователей крайне важна мобильность. Самоконтроль должен проводиться с минимальными усилиями. И для этого есть мобильное приложение. Это же актуально и для тех, кто производит проверку другого сотрудника, ведь человек, делающий пометки в смартфоне, куда менее приметен, чем проверяющий с листом бумаги. А что если нет интернета? Приложение CheckOffice доступно и оффлайн.
-
Один экран
Приложение CheckOffice призвано заменить собой несколько инструментов. С его помощью можно не только создавать шаблоны чек-листов и проводить проверку. Оно хранит фото и аудиозаписи, которые можно прикрепить к контрольному листу в качестве подтверждения своих слов. Установите возможность автоматического добавления геометки и всегда будете уверены, что сотрудник произвёл проверку точно в срок на указанном месте.
CheckOffice – это позволяет проводить аудит охранной деятельности. Получайте развёрнутую аналитику по результатам проверки. Назначайте задачи по устранению недочётов вручную или задайте автоматическую установку. Работайте в сервисе всей командой, выделяйте права доступа и зоны ответственности для каждого и добивайтесь лучших результатов от сотрудников.
С помощью CheckOffice вы будете достоверно знать, как началась смена у охранника, всё ли прошло в штатном режиме, а если появились проблемы, то сможете наблюдать за оперативным решением в деталях. Сами охранники оценят возможность использования понятного контрольного списка, без необходимости удерживать в голове большое количество разрозненных нюансов.
-
Простота использования
Приложение создано для тех, кто ценит своё время. Вы не должны тратить его на изучение сложной навигации или борьбу с багами. CheckOffice гарантирует бесперебойную работу платформы, защищённое соединение, сохранность вашей конфиденциальной информации за счёт 5 периметров безопасности и использование облачного хранилища. Интуитивный интерфейс будет понятен каждому пользователю, а если возникнут сложности, то неравнодушная тех поддержка поможет оперативно.
.png "Мобильный аудит CheckOffice")
Начните сейчас!
CheckOffice уже прошёл самую строгую проверку небольшими и крупными компаниями, которые взяли сервис на вооружение. Они отмечают снижение издержек, упрощение коммуникации, ускорение бизнес-процессов. CheckOffice незаметно и легко вошёл в их рабочие моменты, забрав на себя оттягивающие ценные ресурсы задачи. Попробуйте и вы совершенно бесплатно. Создайте свой чек-лист или воспользуйтесь библиотекой. Проведите первую проверку прямо с телефона и оцените результаты. Регистрация в сервисе: https://reg.checkoffice.ru/registration.
