Материал подготовил сервис электронных чек-листов CheckOffice, который помогает автоматизировать работу бизнеса с проверками, задачами и нарушениями.
Сегодня в бизнесе лидируют те компании, которые умеют быстро и стабильно обеспечивать качество. Клиенты ожидают одинаково высокого уровня сервиса каждый день — будь то доставка, магазины, рестораны или автозаправки. Поэтому все больше компаний используют чек-листы: они помогают систематизировать работу, минимизировать ошибки и контролировать соблюдение стандартов.
На практике регулярное проведение проверок оказывается непростой задачей. По данным CheckOffice, 54% компаний до сих пор используют бумажные чек-листы, которые сложно хранить и анализировать, а 25% вовсе работают без них или испытывают трудности с их созданием. Такой подход к контролю на практике часто оказывается неэффективным.
В этой статье расскажем о том, как автоматизировать работу с чек-листами, поделимся критериями выбора цифрового решения, советами по автоматизации и кейсами крупных компаний.
Бумажные и электронные чек-листы: в чем отличие
Чек-лист — это список, состоящий из пунктов, которые нужно выполнить либо проверить. Сначала чек-листы использовались только в технических отраслях, чтобы проверить выполнение сложных задач, например, готовность самолета к взлету. Сейчас этот инструмент используют в разных сферах бизнеса.
Электронный чек-лист — это тот же чек-лист, только в цифровом виде. Он помогает избежать бумажной волокиты, упрощает проведение проверок и работу с нарушениями.
Читайте также: Электронный чек-лист
При этом «классические» бумажные чек-листы не всегда эффективны. Представим владельца ресторана, который захотел наладить систему контроля качества при помощи бумажных чек-листов. Ему нужно контролировать работу кухни, официантов, соблюдение санитарных норм и законодательных требований. Рано или поздно он столкнется с проблемами:
- Результаты проверок по бумажным чек-листам нужно обрабатывать вручную.
- Невозможно оперативно устранять нарушения.
- Нет гарантии достоверности результатов – не все сотрудники готовы признавать свои ошибки и честно фиксировать нарушения.
- Результаты таких проверок невозможно проанализировать в динамике и выявить закономерности.
Похожая ситуация и с электронными таблицами, например в Excel — в них нельзя структурировать фото и добавить видео. Это повышает риск получения недостоверных данных.
Почему автоматизация работы с чек-листами — это важно
Если вы задумались об автоматизации чек-листов, значит, в вашей компании уже есть система контроля или были попытки ее выстроить. Скорее всего, вы используете Excel, Google Sheets или бумажные бланки, и уже сталкивались с типичными сложностями:
Долгое заполнение вручную. Сотрудник может тратить колоссальное количество времени на работу с бумажными чек-листами или файлами в Excel.
Отсутствие фотофиксации. На словах все может быть идеально, но как проверить, что стандарты и регламенты действительно соблюдаются? Без фото и видео подтверждений проверки по чек-листам теряют достоверность.
Риск дезинформации руководства. Когда нет объективных доказательств, есть соблазн приукрасить результаты. Руководство получает отчеты, которые не отражают реального положения дел, и принимает решения на основе неверных данных.
Существенное время на перенос информации для отчета и анализа. Бумажные чек-листы нужно собрать, перенести в Excel, свести в таблицы, подгрузить фото и видео-доказательства, затем приступить к анализу. Это большое количество рабочего времени, которое можно было бы потратить на более важные задачи.
Задержка в получении информации. Пока данные соберут, перенесут и проанализируют, пройдет время. Если проблема возникла утром, руководство может узнать о ней только к вечеру или на следующий день.
Необходимость в хранении. Со временем бумажные чек-лист накапливаются, занимают место, их сложно систематизировать, а найти нужный отчет за конкретный период становится настоящей проблемой.
Невозможность контроля работы сотрудника. Кто, когда и где заполнил чек-лист? Был ли он на объекте? Без фиксации геопозиции и отслеживания временных параметров сложно проверить достоверность проверки.
Чтобы избавиться от этих проблем, компании переходят на автоматизированные системы работы с чек-листами. Цифровые решения позволяют упростить процесс в несколько раз.
Как выбрать цифровое решение: 8 важных критериев
Каждая компания подбирает цифровое решение индивидуально, исходя из своих запросов и целей.
Например, в сети ресторанов BarRestoGroup при подборе сервиса для автоматизации учитывали несколько параметров:
- Возможность добавлять к результатам проверок фотографии и видео.
- Наличие балльной системы, которая будет самостоятельно подсчитывать процент по результатам проверки. Эта функция нужна, чтобы формировать рейтинг ресторанов, видеть динамику их развития, выявлять «лидеров» и «отстающих».
- Наличие понятной аналитики и отчетности в личном кабинете.
- Возможность выставлять задачи и контролировать их исполнение.
Внутренние аудиты в ресторанах и работа с тайными гостями — как в сети BarRestoGroup используют CheckOffice
Для сети ресторанов Старик Хинкалыч были важны несколько другие параметры:
- Простой и доступный процесс создания проверок.
- Легкое редактирование текущих чек-листов через конструктор.
- Функция назначения задач на ответственных сотрудников.
- Возможность добавить требование обязательного прикрепления фотографий.
- Установление веса для каждого пункта чек-листа.
Старик Хинкалыч: как мы сократили количество нарушений в ресторанах на 45%
А в ГК Русагро обращали внимание на такие функциональные особенности:
- Возможность добавлять фото, сделанные в реальном времени, включая запрет на добавление фото из галереи, что позволяет избежать фальсификации.
- Наличие мобильного приложения. Оно позволяет ответственным лицам проводить проверки на нестационарных объектах.
- Работа мобильного приложения без доступа к мобильной связи. Было важно, чтобы проверка не прекращалась в случае внешнего сбоя сети.
- Синхронизация данных. Это оказалось особенно важно при работе с "чистыми зонами". Если проверяющий в ходе проверки заходит в "чистую зону", он не может пронести с собой мобильное устройство и продолжить проверку. Тогда чек-лист можно продолжить заполнять на компьютере, который установлен в "чистой зоне".
- Фиксация геопозиции начала и окончания проверки. Такой функционал позволил контролировать пребывание сотрудников на объекте во время проведения проверок и избежать фальсификации.
Как автоматизировать контроль безопасности объектов в агрохолдинге - кейс ГК “Русагро”
На основе реального опыта компаний мы составили список важных критериев, на которые важно обратить внимание при выборе сервиса для автоматизации работы с проверками, задачами и нарушениями.
Фото и видеофиксация
Важно, чтобы в сервисе была возможность прикладывать фото, видео, аудио, геопозицию и другие вложения, в том числе могла ограничить загрузку файлов из галереи. Это защитит от «приукрашивания» данных и повысит достоверность проверок.
Балльная система и автоматический подсчет результатов
Если инструмент позволяет настраивать вес каждого пункта в зависимости от степени его важности. Чем более важным является нарушение в пункте чек-листа, тем более высокая балльная оценка должны быть выставлена для него. Так у вас появится единая система оценки результатов проверки для разных объектов.
Гибкая аналитика и отчетность
В сервисе должна быть возможность формировать аналитику, отслеживать динамику по проверкам, задачам и нарушениям, а также выгружать данные в другие системы для более детального анализа.
Управление задачами и контроль исполнения
Важно, чтобы в цифровом решении был функционал задач, который позволит создавать задачи на устранение нарушений прямо из чек-листа, назначать ответственных и отслеживать статус выполнения.
Простота в создании и изменении чек-листов
Инструмент должен быть гибким с точки зрения создания и редактирования чек-листа. Так вы сможете перенести в чек-лист любой бизнес-процесс, даже если он сложный и состоит из множества аспектов.
Работа в любых условиях (офлайн + мобильное приложение)
Наличие мобильного приложения — ключевой критерий для выбора сервиса автоматизации. Важно, чтобы приложение могло продолжать работу без интернета и синхронизировало данные после подключения. Это особенно актуально в случае, если вам нужно проводить проверки на удаленных объектах или в местах, где нет доступа в интернет.
Контроль достоверности через геопозицию и время
Фиксация геопозиции и времени начала/окончания проверки позволяет контролировать, действительно ли сотрудник проводил аудит на объекте. Это защитит от фальсификации и станет дополнительным инструментом контроля.
Интуитивно понятный интерфейс
Сервис должен быть одинаково понятным как для руководства, так и для обычных сотрудников, которые не могут быстро адаптироваться к новому сложному цифровому сервису. Использование сервиса должно быть интуитивно понятно для работников любого возраста и уровня владения мобильным телефоном.
Все эти и многие другие функции объединены в CheckOffice: от создания чек-листа и проведения проверки и постановки задач и работы с аналитикой.
Фото и видеофиксация
В CheckOffice можно прикладывать фото, видео, аудио, текстовые комментарии, фиксировать геопозицию. А запрет на загрузку медиа из галереи телефона сделает результаты проверки достоверными.
Балльная система и автоматический подсчет результатов
В CheckOffice есть возможность настроить балльную систему оценки в чек-листах. Этот функционал активно используют наши клиенты, чтобы выстраивать рейтинги объектов и объективно оценивать результаты проверки.
От бумажных чек-листов к цифровому контролю: как в сети ресторанов ПиццаФабрика сократили количество нарушений на 75%
Гибкая аналитика и отчетность
Процесс анализа результатов проверок важен, потому что позволяет оценивать соблюдение стандартов, принимать правильные управленческие решения и улучшать качество работы.
В сервисе есть подробная аналитика: можно отслеживать динамику по проверкам, задачам, нарушениям, объектам и другим параметрам.
Еще в CheckOffice есть центр экспорта — это гибкий инструмент, в котором вы можете экспортировать данные в файл, чтобы сделать их наглядными и использовать в дальнейшей аналитике. Это можно сделать как выборочно — например, выгрузить только результаты проверок, так и массово, если вам нужно экспортировать сразу все данные из сервиса.
Управление задачами и контроль исполнения
Главный смысл проверок и контроля в бизнесе — обнаруживать ошибки и быстро их устранять. Задачи в CheckOffice нужны как раз для того, чтобы быстро устранять нарушения, которые выявили во время аудита. Их можно назначать в моменте или после его завершения.
Задачи можно планировать и назначать массово. Это удобно, если у вас сложная организационная структура: больше 10 сотрудников и сразу несколько чек-листов, по которым ежедневно проводятся аудиты.
В сервисе также есть Автозадачи. Если во время проверки выявят ошибку или нарушение, задача будет автоматически назначена ответственному сотруднику. Это удобно — если аудиты частые, сложно вручную создавать задачи для каждого работника.
Лаборатория Гемотест: как автоматизировать контроль стандартов в медицинской лаборатории
Простота в создании и изменении чек-листов
В конструкторе CheckOffice можно создавать и редактировать чек-листы: добавлять 11 разных типов пунктов, настраивать их вес, устанавливать, какой ответ будет считаться нарушением, добавлять фотопримеры, инструкции и многое другое.
Многие наши клиенты начинают тестировать сервис именно из-за функционала конструктора — попробуйте и вы!
Мы можем бесплатно оцифровать ваш чек-лист и занести его в CheckOffice. Для этого переходите по ссылке и оставляйте заявку.
Работа в любых условиях (офлайн + мобильное приложение)
CheckOffice доступен как в веб-версии, так и через мобильное приложение.
Контроль достоверности через геопозицию и время
В сервисе можно фиксировать геопозицию, время начало и окончания проверки. Так вы будете уверены в том, что сотрудник был на объекте в момент проведения проверки.
Как проводить проверки на 40% быстрее: опыт Street Beat
Интуитивно понятный интерфейс
Интерфейс CheckOffice интуитивно понятен для сотрудников разного возраста и с разным опытом работы в отдельных программах.
