С одной стороны, это отнимает силы и ресурсы. С другой – необходимо, поскольку порой ошибки, лень и невнимательность сотрудников могут существенно навредить бизнесу. Но и это еще не все.
Очень часто руководителям приходится брать на себя дополнительные роли – например, обучать новичков, проводить внутренний аудит, напоминать о принятых ранее решениях и установленных требованиях, внедрять новые подходы (и напоминать о них снова и снова). Разбираться, кто и что сделал, кто 3ответственен за тот или иной просчет, отвечать на вопросы о том, что именно и как выполнять (или делать самому).
Перечень проблем кажется внушительным, и это действительно так. Однако для всех них уже существует простое и эффективное решение: чек-листы.
Что такое чек-лист и какие задачи решает?
Чек-лист – это перечень действий, которые должны быть выполнены для достижения поставленной цели. По сути, это простой и наглядный план, позволяющий сотруднику ничего не забыть, а руководителю – легко проконтролировать работу подчиненных.
Электронные чек-листы сегодня широко используются там, где нужно регулярно выполнять определенную последовательность действий. Типовыми чек-листами могут быть, например, такие:
-
проведение мероприятия;
-
открытие и закрытие смены;
-
подготовка торгового зала и др.
Основные задачи чек-листов следующие:
-
Фиксация пунктов, обязательных для выполнения.
-
Фиксация ответственности – за тот или иной пункт могут отвечать разные сотрудники.
- Удобный контроль за выполнением сотрудниками их обязанностей. Причем проверять может не только руководитель – сами сотрудники также могут и должны использовать чек-лист для самопроверки, чтобы убедиться, что ничего не забыли.
Хороший чек-лист может масштабироваться и меняться. Не существует каких-либо универсальных списков задач, поскольку каждый бизнес индивидуален. Если использование чек-листа в текущем виде не помогает улучшить качество работы, то его нужно исправить и дополнить (либо, наоборот, сократить).
Грамотно составленный чек-лист дает возможность получать на выходе гораздо более эффективный результат. И такой результат становится ключевым критерием полезности чек-листа.
Кому пригодятся чек-листы?
Помимо топ-менеджеров, списки задач могут быть полезны руководителям среднего звена. При помощи чек-листов появляется возможность усилить контроль и соблюдение стандартов, существенно повысить точность и качество работы сотрудников, избавиться от рутинных задач по наблюдению за подчиненными и по напоминанию им о необходимости выполнения тех или иных действий.
Специалисты же могут при помощи чек-листов улучшить свои показатели – это особенно важно в тех случаях, когда на предприятии внедрена система бонусов и штрафов за достижение определенных KPI. Кроме того, простые перечни задач позволяют рядовым работникам сосредоточиться именно на исполнении своих обязанностей, а не на запоминании перечня этих обязанностей.
Чек-листы имеют еще одно, на первый взгляд неочевидное, применение. Сегодня многие компании внедряют различные системы автоматизации. Такие системы могут быть достаточно сложными и в настройке, и в использовании, поэтому на то, чтобы их внедрить и обучить всех сотрудников ими пользоваться, могут уходить недели и месяцы. К тому же, это достаточно затратно – лицензия на систему автоматизации стоит денег, услуги специалиста по настройке – тоже, доступ к техподдержке – аналогично.
Прежде чем внедрять подобные решения, есть смысл вернуться к старому проверенному методу. Чек-листы – это не что-то принципиально новое. Они используются давно и успешно, с той лишь разницей, что сегодня чек-лист руководителя все же чаще выполняется в электронном виде. Но даже электронные перечни задач просты в использовании и легко осваиваются сотрудниками – не нужно проходить дорогостоящее и долгое обучение, тратить ресурсы компании на настройку сложной системы и так далее. Простота и понятность чек-листов делает их идеальным инструментом для наведения порядка во внутренних процессах. А этот порядок уже становится тем базисом, на котором будет строиться автоматизация.
Как составить чек-лист для сотрудников
Подготовить чек-лист с нуля не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Для этого достаточно ответить на два простых вопроса.
1. Каков будет результат применения чек-листа? Например, если чек-лист предназначен для директора магазина, то результатом будет качественное обслуживание клиентов и содержание торговой точки в порядке. Сформулировав результат, можно включить в чек-лист все те пункты, которые помогут сотруднику достичь поставленной цели – будь то разовая или регулярная задача. Лишних пунктов здесь быть не должно, иначе сотрудник будет отвлекаться на посторонние дела, и заполнение чек-листа покажется ему чересчур сложным и отнимающим много времени. Впоследствии чек-лист важно проанализировать и понять, достигается ли результат при условии, что сотрудник честно и качественно выполняет все перечисленные в нем задачи. При необходимости, набор пунктов нужно доработать.
Здесь важно отметить, что при использовании чек-листов сотрудниками их фокус внимания должен быть направлен не на сам список задач, а именно на достижение результата. Чек-лист становится всего лишь вспомогательным инструментом, как и мобильный аудит.
2. Какова оптимальная последовательность действий для достижения нужного результата? Это второй вопрос, который должен быть задан при составлении чек-листа. Какие действия на самом деле необходимы, а от каких можно и нужно отказаться?
Ответив на эти два вопроса, вы сможете самостоятельно подготовить эффективный чек-лист. Однако нередко эта задача вызывает затруднения. В таком случае подспорьем может стать готовый шаблон чек-листа. Сервис мобильного аудита CheckOffice подготовил библиотеку удобных бесплатных чек-листов, подходящих для различных отраслей бизнеса. Скачать их можно здесь.
Как организовать работу сотрудников по чек-листам
Основной плюс чек-листов заключается в том, что они позволяют организовывать качественную работу сотрудников без участия руководителя. Структурирование действий позволяет сотрудникам постепенно выработать у себя четкую схему исполнения своих обязанностей, довести ее до автоматизма и исключить ошибки из-за забывания. Полезность чек-листов часто рассматривается только с точки зрения руководителя, однако эта польза, скорее вторична – ведь именно организация работы сотрудников дает возможность "разгрузить" топ-менеджеров и позволяет им сосредоточиться не на бесконечном контроле, а на более важных задачах.
Чем полезны чек-листы для сотрудников?
-
Помогают ничего не упустить и дают подсказки по правильному выполнению тех или иных действий.
-
Позволяют переключиться с удержания в голове деталей и обязанностей на качественное выполнение непосредственно самой работы.
-
Персонифицируют ответственность. У сотрудника больше нет шансов преднамеренно что-то "забыть". Если конкретный работник отметил пункт как выполненный, а на самом деле задача не выполнена, то руководитель всегда будет в курсе, кто именно допустил просчет или небрежность. Это касается как бумажных чек-листов, где сотрудник расписывается за выполненные пункты, так и электронных, к которым каждый работник получает доступ со своего аккаунта. Чек-листы в этом плане хороши тем, что дисциплинируют работников – зная о личной ответственности, мало кто захочет добровольно подставиться под санкции.
- Позволяют сотрудникам четко понимать, по каким критериям будет оцениваться работа.
Как это организовали другие руководители?
Сервис мобильного аудита CheckOffice уже помог десяткам компаний выстроить бизнес-процессы более эффективно. К примеру, при помощи сервиса крупнейшая европейская сеть дилерских центров по продаже и обслуживанию автомобилей Toyota и Lexus «Бизнес Кар» смогла оптимизировать численность сотрудников и существенно повысить их компетентность, сократив при этом свои расходы. Среди преимуществ CheckOffice руководство «Бизнес Кар» отметило:
-
удобное мобильное приложение;
-
широкий функционал;
-
простоту постановки и контроля задач;
-
наличие сервисной поддержки;
-
возможность разделения – контроль над исполнением задач в отделе безопасности и в ИТ-отделе.
Кроме того, в компании отметили удобство модели, по которой предоставляется сервис. Речь идет о модели Saas, в рамках которой все хранение данных осуществляется на серверах CheckOffice. Таким образом, клиенту нет нужды дополнительно оплачивать аренду серверов и услуги специалистов по настройке.
Опыт использования сервиса CheckOffice в «Бизнес Кар» – 1,5 года. Компания успела развернуть сервис до введения массового локдауна, что дало возможность удаленно ставить задачи сотрудникам и оперативно контролировать исполнение этих задач.
Достигнутые результаты:
-
повышение дисциплинированности сотрудников;
-
оптимизация численности работников из отдела безопасности в два раза, улучшение качества работы охранников;
-
консолидация всех данных по проверкам в единой системе – это позволяет выявлять ошибки и находить тех, по чьей вине они возникли;
- автоматизация работы департамента безопасности – в частности, автоматическая проверка кандидатов и умная видеоаналитика.
Читайте кейс полностью на vc.ru.
Другим примером успешного внедрения сервиса CheckOffice стала строительная компания «D5 Ремонт». Поводом для перехода на CheckOffice стала необходимость в оперативном реагировании на ошибки и устранении всех недочетов. Руководству компании был нужен удобный инструмент, который позволял бы четко фиксировать недочеты во время проверки и давал бы возможность прорабу контролировать их устранение. Такой подход исключал бы многочисленные длительные проверки с нуля, возникающие из-за того, что кто-то забыл отметить ту или иную ошибку.
Помимо решения этой задачи, CheckOffice позволил качественно пересмотреть саму систему проверок. Вместо того, чтобы раз за разом выявлять одни и те же ошибки, компания стала собирать статистику и смотреть, какие недочеты встречаются особенно часто. Это дало возможность выявить типовые проблемы и исключить расходы на их регулярные устранения.
Кроме того, использование чек-листов от CheckOffice позволило значительно упростить процесс взаимодействия с клиентами. Заполненный чек-лист прикладывается к договору после приемки объекта, что дает возможность быстро решать спорные ситуации. С исполнителями – аналогично: в чек-листах четко прописаны критерии качества и приемки, что позволяет исполнителю точно знать, на какие моменты будут обращено внимание при приемке. Таким образом, использование сервиса CheckOffice значительно подняло доверие между сторонами благодаря повышению прозрачности всех процессов.
Другими результатами внедрения стали:
-
сокращение времени выезда на объект;
-
повышение прибыли на 30% за счет снижения расходов на исправление дефектов – теперь ошибки либо не допускаются, либо выявляются на раннеей стадии, когда исправить их значительно проще;
-
сокращение сроков ремонта – опять–таки, за счет уменьшения числа допущенных ошибок;
-
исключение перерасхода на стройматериалы.
Наиболее существенным достижением, по словам руководителей компании, стал переход на качественно новую систему – теперь вместо реагирования на проблемы происходит их предотвращение. А это, в свою очередь, позволяет и сокращать сроки производства работ, и уменьшать расходы на исправление ошибок, и повышать эффективность процесса приемки – и, разумеется, стабильно наращивать прибыль. Читайте полностью кейс тут.
Преимущества CheckOffice
Сервис мобильного аудита на основе чек-листов CheckOffice значительно упрощает работу как руководителям, так и штатным сотрудникам; обеспечивает полный цикл работ по выявлению и устранению нарушений, автоматизирует работу с чек-листами с помощью мобильных устройств и позволяет:
-
контролировать соблюдение стандартов компании и качество работы сотрудников;
-
ускорять получение и передачу информации;
-
оптимизировать время работы персонала;
-
повышать производительность труда.
Мобильное приложение позволяет полностью отказаться от бумажной работы и концентрироваться на действительно важных бизнес-процессах.
Более подробно с сервисом можно ознакомиться на официальном сайте https://checkoffice.ru/. Скачать бесплатные чек-листы – в удобной библиотеке: https://checkoffice.ru/lib/.
