Почему в некоторых компаниях сотрудники работают с энтузиазмом, а в других едва выполняют минимальные требования? Зачастую дело не только в зарплате или бонусах.
Причина может скрываться в том, как организован контроль. Одни работодатели строго следят за каждым шагом своих сотрудников, полагаясь на жесткие правила и постоянный мониторинг. Другие, напротив, доверяют команде и дают больше свободы. Но какой подход эффективнее?
В этой статье мы рассмотрим разные виды контроля сотрудников и определим наиболее эффективные из них.
Контроль сотрудников — важный инструмент для поддержания дисциплины и эффективности работы, но он может принимать разные формы.
Читайте также:
Прямой контроль
Это наиболее традиционный метод контроля, который выглядит как наблюдение за присутствием сотрудников и выполнением задач. Обычно он реализуется через фиксацию рабочих часов, регулярные отчеты о проделанной работе или присутствие менеджера, который следит за процессом. Прямой контроль привычен для компаний, где важны физическое присутствие и строгое соблюдение инструкций.
Например, на заводе руководство следит за рабочим процессом с помощью мастеров на линии. Рабочие должны начинать и заканчивать смену строго по графику, с обязательной фиксацией времени прихода и ухода. Любое отклонение от графика контролируется, а нарушения фиксируются.
Непрямой контроль
Этот вид контроля основан на оценке конечных результатов работы. Руководство фокусируется на достигнутых целях, сроках и качестве выполненных задач. Такой подход чаще применяется в компаниях с гибкими графиками работы, где важен результат, а не количество часов, проведенных за выполнением задачи.
Например, в IT-компании с гибким графиком сотрудники работают удаленно и самостоятельно планируют свой день. Руководство не следит за их присутствием, а оценивает только результат — сданы ли проекты в срок и качественно ли они сделаны.
Технологический контроль
Многие компании используют специальные программы для мониторинга деятельности сотрудников. Сюда могут входить программы для отслеживания времени за компьютером, анализ активности в корпоративных системах или мониторинг переписки и звонков. Технологический контроль дает возможность объективно оценить рабочий процесс и выявить неэффективные действия.
Например, в крупных компаниях часто используют программы для мониторинга активности сотрудников. Эти программы отслеживают, какие приложения открыты на компьютере, сколько времени затрачивается на выполнение задач, и предоставляют руководству отчеты с данными о продуктивности.
Контроль сотрудников с помощью чек-листов также может быть автоматизирован.
Чек-лист - это инструмент, который помогает систематизировать контроль и убедиться, что все необходимые действия выполнены, и стандарты соблюдены. Чек-листы особенно полезны для рутинных и повторяющихся задач.
Сервис электронных чек-листов CheckOffice помогает автоматизировать процесс контроля сотрудников. В конструкторе чек-листов создается чек-лист: настраивается логика, количество требуемых фото/видео, фиксация геопозиции и другие параметры. Чек-лист также можно создать с помощью искусственного интеллекта, который встроен в сервис.
Чек-лист назначается сотрудникам и они проводят проверки в мобильном приложении или в web-версии сервиса. В ходе проверки можно добавить текстовые комментарии, фото, видео или аудиофайлы.
Отчет по проверке приходит в личный кабинет ответственного сотрудника. Здесь можно посмотреть аналитику, поставить задачи на устранение выявленных нарушений.
Читайте также: Как составить полезный чек-лист?
В бесплатной библиотеке чек-листов CheckOffice больше 1000 чек-листов для разных сфер бизнеса - их можно добавить в сервис или скачать в PDF-формате, чтобы использовать для проверок в своем бизнесе.
Поведенческий контроль
Этот вид контроля направлен на наблюдение за взаимодействиями сотрудников друг с другом, с клиентами и руководством. Оценка поведения, соблюдения корпоративной культуры и правил общения помогает компании поддерживать дисциплину и гармоничные отношения в коллективе.
Например, в розничных магазинах менеджеры следят за тем, как сотрудники взаимодействуют с покупателями: соблюдают ли они стандарты обслуживания, насколько работники вежливы и готовы помочь.
Читайте также: Как контролировать продавцов: 5 работающих инструментов
Контроль через KPI и метрики
Контроль, основанный на ключевых показателях эффективности (KPI), предполагает установку конкретных целей, достижение которых регулярно оценивается. Это позволяет объективно измерять производительность сотрудников и их вклад в развитие компании.
Про KPI мы писали отдельно:
Контроль с помощью системы KPI в сфере продаж — классическая практика. Например, менеджеры по продажам в компании телекоммуникационных услуг должны выполнять план по количеству заключенных договоров в месяц. Выполнение или невыполнение этих показателей является основным критерием их эффективности.
Плюсы и минусы различных видов контроля
У каждого вида контроля есть свои преимущества и недостатки, которые важно учитывать при выборе подхода для конкретной компании.
Жесткий контроль: постоянное наблюдение, строгие правила
Плюсы:
-
Точный контроль над процессами. Руководство всегда знает, чем заняты сотрудники, и может оперативно реагировать на проблемы.
-
Строгое соблюдение стандартов. Этот метод помогает минимизировать ошибки и отклонения от установленных правил.
Минусы:
-
Снижение мотивации. Постоянный контроль вызывает у сотрудников ощущение недоверия, что может привести к снижению инициативности и креативности.
-
Стресс и напряжение. Люди могут чувствовать себя под постоянным давлением, что негативно сказывается на их продуктивности и моральном состоянии.
Например, в колл-центре сотрудников контролируют через систему мониторинга звонков, а каждое отклонение от скрипта фиксируется. Это позволяет руководству добиться единообразия в обслуживании клиентов, но вызывает у операторов стресс из-за постоянной необходимости следовать строгим правилам.
Мягкий контроль: доверие, свобода в рамках ответственности
Плюсы:
-
Повышение мотивации и удовлетворенности. Сотрудники ценят доверие и возможность самостоятельно организовывать свою работу.
-
Рост креативности. Свобода в выполнении задач позволяет людям генерировать новые идеи и подходы, не боясь жесткой критики.
Минусы:
-
Риск снижения эффективности. Без четких рамок и правил некоторые сотрудники могут злоупотреблять свободой.
-
Сложность контроля. Руководству сложнее отслеживать процесс работы и своевременно выявлять возможные проблемы.
Например, в дизайн-агентстве сотрудники могут самостоятельно выбирать, когда и как они будут работать над проектами. Главное — своевременно сдать результат, соответствующий требованиям компании. Руководство не контролирует их процесс, но ожидает, что проект будет выполнен в срок.
Технологический контроль
Плюсы:
-
Объективность данных. Программы фиксируют фактическую активность сотрудников - это исключает человеческий фактор и субъективные оценки.
-
Автоматизация процессов. Системы могут автоматически собирать данные о производительности.
Минусы:
-
Недоверие к системе. Сотрудники могут чувствовать себя под тотальным наблюдением, что вызывает дискомфорт и снижает доверие к работодателю.
-
Нарушение приватности. Часто такие системы воспринимаются как вмешательство в личную жизнь.
Например, в компании по разработке ПО используется программа для отслеживания рабочего времени и активности сотрудников. Она показывает, сколько времени человек провел за выполнением задач, какие программы он использовал, и сколько времени тратилось на перерывы. Такой контроль позволяет объективно оценить производительность разработчиков, без необходимости физического присутствия. При этом некоторые сотрудники могут чувствовать себя под постоянным наблюдением, что вызывает чувство недоверия и тревогу.
Невозможно определить единственный эффективный вид контроля. Выбор конкретных средств и инструментов зависит от масштаба компании, типа работы, важности соблюдения стандартов и других факторов. Часто наиболее эффективный вариант - использовать сразу несколько инструментов контроля, комбинируя их между собой. Подробная инструкция о том, как выбрать средства контроля сотрудников, описана в статье.
