Согласно исследованию HeadHunter, почти четверть российских компаний контролируют работу своих сотрудников, используя технические средства контроля.
Контроль сотрудников - важный инструмент для управления эффективностью, прозрачностью рабочих процессов и обеспечения безопасности. Системы видеонаблюдения, программы для учета рабочего времени, CRM-системы и тайм-трекеры помогают бизнесу отслеживать производительность и выявлять узкие места в организации труда.
Главная сложность состоит в выборе правильных инструментов. Что выбрать - программу для учета рабочего времени, чек-листы, видеонаблюдение или комплексные решения, которые объединяют несколько функций?
Мы уже рассказывали о том, зачем нужен контроль сотрудников и о самых эффективных инструментах контроля. В этой статье мы расскажем, как выбрать средства контроля, которые будут работать на благо компании, а не создавать ненужное напряжение в коллективе.
Как выбрать средства контроля сотрудников: рассказываем пошагово
Шаг 1. Определите цели контроля
Четкое понимание цели поможет сузить выбор до тех инструментов, которые будут полезны в вашей ситуации. Подумайте, для чего вы вам нужен контроль: чтобы отслеживать соблюдение графика работы, улучшать продуктивность команды, контролировать дисциплину, следить за перемещением сотрудников по объектам или контролировать доступ к данным?
- Контроль за дисциплиной. Если у вас проблемы с опозданиями или отсутствием сотрудников на рабочих местах, полезно внедрить систему, отслеживающую время прихода и ухода сотрудников.
- Повышение эффективности. Если команда часто отвлекается или тратит слишком много времени на задачи, можно использовать инструменты, помогающие отслеживать выполнение задач и контролировать распределение времени.
- Безопасность на объекте. На производственных предприятиях или в компаниях с конфиденциальной информацией важно контролировать доступ сотрудников к объектам и данным.
Важное уточнение - в процессе контроля сотрудников важно не переусердствовать. Согласно статье Customer Experience Magazine, в основе повышения удовлетворенности клиентов лежит важный, но часто упускаемый из виду фактор: благополучие и удовлетворенность сотрудников.
Закон конгруэнтного опыта - сотрудники будут проецировать качество своего опыта взаимодействия с организацией на взаимодействие с клиентами.
Что важно для сотрудников?
- Гибкость - гибридная или удаленная работа, гибкий график работы. Сотрудники ищут баланс между работой и личной жизнью, и такой подход сигнализирует работникам, что их благополучие является приоритетом, повышая их мотивацию и приверженность организации.
- Расширение прав и возможностей - микроменеджмент значительно снижает мотивацию и удовлетворенность работой. Расширение прав и возможностей сотрудников в принятии решений приводит к повышению качества обслуживания клиентов, поскольку сотрудники чувствуют прямую ответственность за результаты своих действий.
- Сотрудничество - создание культуры, в которой сотрудники чувствуют, что их ценят и поддерживают. Культура сотрудничества позволяет сотрудникам предлагать более эффективные решения проблем клиентов.
- Лидерство - лидеры, которые ставят во главу угла благополучие своей команды и активно способствуют созданию позитивной корпоративной культуры, задают тон всей организации, влияя на то, как сотрудники относятся друг к другу и к клиентам.
Чтобы избежать ошибок в процессе контроля сотрудников, советуем почитать статью "Контроль сотрудников". В ней мы подробно рассказали об ошибках, которые часто совершают руководители
Шаг 2. Учитывайте специфику бизнеса
Средства контроля должны соответствовать отрасли вашей компании.
-
Производство. На предприятиях и складах актуальны системы контроля доступа для ограничения перемещения сотрудников и повышения безопасности.
-
Удаленная работа. Для компаний с удаленными сотрудниками понадобятся таск-трекеры, программы для учёта рабочего времени и мониторинга активности в сети.
-
Ритейл. В магазинах важно контролировать взаимодействие сотрудников с клиентами, выкладку товара, чистоту в зале и соблюдение стандартов. Для этих задач подойдут системы видеонаблюдения, системы управления доступом или электронные чек-листы.
Электронные чек-листы для контроля сотрудников
Чек-лист - это инструмент, который помогает систематизировать контроль и убедиться, что все необходимые действия выполнены, и стандарты соблюдены. Чек-листы особенно полезны для рутинных и повторяющихся задач.
Сервис электронных чек-листов CheckOffice помогает автоматизировать процесс контроля сотрудников. В конструкторе чек-листов создается чек-лист: настраивается логика, количество требуемых фото/видео, фиксация геопозиции и другие параметры. Чек-лист также можно создать с помощью искусственного интеллекта, который встроен в сервис.
Чек-лист назначается сотрудникам и они проводят проверки в мобильном приложении или в web-версии сервиса. В ходе проверки можно добавить текстовые комментарии, фото, видео или аудиофайлы.
Отчет по проверке приходит в личный кабинет ответственного сотрудника. Здесь можно посмотреть аналитику, поставить задачи на устранение выявленных нарушений.
Читайте также: Как составить полезный чек-лист?
В бесплатной библиотеке чек-листов CheckOffice больше 1000 чек-листов для разных сфер бизнеса - их можно добавить в сервис или скачать в PDF-формате, чтобы использовать для проверок в своем бизнесе.
Шаг 3. Учитывайте формат работы
Как организован процесс работы в вашей компании: сотрудники работают удаленно, в офисе, или у вас гибридная система?
Удаленная работа. Согласно исследованию «Работа.ру», около 28% россиян работают из дома, либо частично, либо полностью. Почти треть опрошенных предпочитают работать удаленно, причем 11% вовсе не посещают офис, а еще 17% чередуют удаленную работу с походами в офис. В условиях удаленной работы важно следить за временем, проведенным за выполнением задач, и активностью сотрудников. Это помогает избежать ситуации, когда сотрудники тратят рабочие часы не на работу.
Офисная работа. В офисах часто используются системы для фиксации времени прихода и ухода сотрудников или пропускные системы для контроля доступа к помещениям.
Гибридная работа. В таком случае важно выстроить взаимосвязанную систему, которая будет действовать и для удаленных сотрудников, и для сотрудников, которые работают из офиса.
Читайте также: Контроль работы сотрудников: методы и рекомендации
Шаг 4. Изучите юридические аспекты
Обязательно ознакомьтесь с правовыми аспектами применения средств контроля. Некоторые виды контроля могут требовать письменного согласия сотрудников: например, мониторинг компьютеров или интернет-активности.
Так, на основании статьи 22 ТК РФ работодатель вправе устанавливать специальное ПО на рабочие компьютеры, которое позволит ему контролировать, как работник с исполняет свои трудовые обязанности и соблюдает режим работы. Но это условие должно быть включено в правила трудового распорядка организации, и с ними работник должен быть ознакомлен под роспись.
При этом установление видеокамер в офисе с целью контроля за работой возможно при соблюдении нескольких условий:
- Фото и видеосъемка осуществляется в целях соблюдения законов, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества.
- Фото и видеосъемка как способ контроля закреплен локальным нормативным актом компании, с которым работники ознакомлены под роспись.
- Работники дали письменное согласие работодателю на обработку их персональных данных.
Шаг 5. Оцените технические возможности
Проверьте, насколько легко выбранное средство контроля интегрируется с существующими системами и инфраструктурой. Учтите затраты на обучение персонала.
- Интеграция. Убедитесь, что новые системы могут работать вместе с уже используемыми решениями, например, с вашими программами для видеонаблюдения или контроля доступа.
- Простота внедрения. Выбирайте инструменты, которые легко установить и использовать, чтобы не тратить много времени и ресурсов на обучение сотрудников.
Шаг 6. Тестируйте перед внедрением
Прежде чем полностью внедрить систему контроля, проведите пилотное тестирование. Так вы поймете, насколько инструмент подходит именно вашей компании, и сможете выявить возможные проблемы на раннем этапе.
Проведите тестирование на одной группе сотрудников или отделе, а затем соберите обратную связь от пользователей о работе системы.
Шаг 7. Оцените результаты и адаптируйте систему
После внедрения системы контроля регулярно оценивайте её эффективность. Собирайте данные, анализируйте показатели и принимайте решения на основе полученных результатов.
- Регулярная оценка. Периодически проверяйте, как внедрённая система помогает достигать целей. Например, если вы внедрили систему учёта рабочего времени, проанализируйте, улучшилась ли продуктивность команды.
- Адаптация. Если инструмент не решает поставленные задачи, рассмотрите возможность изменения подхода или интеграции дополнительных решений.
При выборе средства контроля сотрудников нужно учитывать цели, специфику бизнеса, формат работы и правовые аспектов. Важно действовать последовательно: так вы сможете подобрать оптимальное решение, которое повысит эффективность и безопасность вашего бизнеса, не создавая лишних сложностей для команды.
