Нередко руководителю приходится «разрываться по всем фронтам», выполняя те задачи, с которыми могли бы успешно справиться подчиненные. Многие придерживаются принципа: чтобы что-то было сделано хорошо, сделай это сам. Но это в корне неверно.
Делегировать задачи подчиненным нужно обязательно, иначе руководитель погрязнет в груде дел, а его сотрудники не будут развиваться. Как итог: подразделение будет плохо справляться с работой, а сам руководитель и его подчиненные лишатся возможности карьерного роста.
Делегирование задач – это своего рода взращивание самостоятельности. А как известно, самостоятельные специалисты действуют более уверенно, взвешенно и оперативно, их деятельность приносит компании намного больше прибыли, чем работа целой группы неуверенных новичков.
Что будет, если не делегировать выполнение задач? Сотрудники сядут на шею менеджеру, в то время как он будет выполнять основной объем работы за них и одновременно деградировать, как руководитель.
Как делегировать задачи?
Мы разобрались, что делегировать задачи нужно обязательно, но сделать это не всегда легко. Делегирование требует подготовки, недостаточно просто переложить выполнение сложной задачи на подчиненного и ждать, что он разберется самостоятельно.
Прежде чем дать задание, нужно убедиться, что сотрудник так же представляет конечный результат и действия для выполнения поставленной задачи, как и вы. В идеале, следует разбить задачу на простые и понятные шаги, которые легко проконтролировать, и установить сроки выполнения задачи.
Есть классический алгоритм делегирования задач, который можно и нужно модифицировать с учетом специфики работы. Он включает два больших блока:
- Подготовка кадров.
- Определяется перечень задач для делегирования на ближайшие полгода, отмечается уровень их сложности и важности по 10-балльной шкале. Начать делегирование целесообразно с самых простых и важных задач.
- Проводится оценка перспектив сотрудников на предмет потенциала делегирования, другими словами, определяется, кто может справиться с конкретной задачей.
- Проводится подготовка кадров, возможно, для выполнения задачи сотруднику потребуется пройти курсы, прочесть руководство или литературу по теме, посмотреть обучающее видео.
- Самостоятельно или на примере того, кто уже хорошо владеет вопросом, демонстрируется выполнение задачи с попутными пояснениями и наставлениями.
- Организуются тренировки для сотрудника: проводится тестирование или прикрепляется наставник для обучения на практических примерах.
- Подготовка данных.
- Четко формулируются итоги делегирования задачи – каких результатов хочется достичь.
- Составляется сценарий – прописывается план работ с соблюдением технологий и стандартов.
- Определяются действия в случае отклонения от плана – четко обозначается, что делать, если процесс пошел не по сценарию.
Делегирование задач с помощью чек-листов
Чек-лист – это тот самый план, по которому сможет действовать сотрудник, выполняя делегированную задачу. Сервис электронных чек-листов CheckOffice обладает возможностями полноценного Task-manager и позволяет автоматически назначать задачи и контролировать их выполнение.
Рассмотрим, как это работает, на примере салона красоты.
Управляющий делегирует задачи проверки салона перед закрытием и открытием смены администраторам. Для выполнения задач заводятся чек-листы:
- по закрытию смены – содержит пункты по проверке чистоты и порядка в зоне ресепшна и ожидания, подсобных помещениях, кабинетах и залах, а также по выполнению требований безопасности;
- по открытию смены с оценкой готовности персонала и помещения к новому рабочему дню, включая контроль опозданий.
Проверка по электронному чек-листу проводится со смартфона, сервис позволяет не только оценивать выполнение или невыполнение отдельных пунктов, но и оставлять комментарии по ним. Кроме того, администратор может сделать фото, чтобы наглядно показать недочет, и здесь же сформулировать задачу для устранения нарушений ответственным сотрудником.
Отчеты по проверкам отправляются на e-mail управляющему и владельцу салона, такая функция закрепляется путем настройки прав доступа. По данным проверок в системе можно создавать любые отчеты по выявленным нарушениям за любой период времени.
Данные можно выгружать в Excel, проводить сравнительный анализ по нескольким салонам. Кроме того, по каждому параметру чек-листа можно посмотреть, как развивается динамика нарушений и принять решение о депремировании нарушителей.
