Инвентаризация в общепите — это процесс систематической проверки и подсчета наличия товаров, продуктов и материалов на складах, в зале и баре, с целью контроля запасов, оценки их состояния и сроков годности, а также выявления возможных расхождений между фактическим и учетным количеством. Это сложный, но необходимый процесс: инвентаризация важна, потому что помогает выявить недостачу, излишек и пересортицу.
- Недостача - когда остатков товаров или другого имущества фактически меньше, чем должно быть по документам.
- Излишек - когда товаров или другого имущества фактически больше, чем должно быть по документам.
- Пересортица - когда излишек одного товара покрывает недостачу похожего.
Как проводить инвентаризацию в общепите?
Перед началом процедуры важно подготовиться:
- Определите периодичность. Решите, как часто вы будете проводить инвентаризацию: ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
- Назначьте ответственное лицо. Назначьте сотрудников, которые будут отвечать за инвентаризацию. Ответственных лиц стоит оформить документально и внести информацию о них в систему автоматизации.
- Остановите движение товара. Приостановите поступление и расход товара на время инвентаризации.
- Подготовьте учетную базу. Внесите все приходные и расходные накладные, перемещения продуктов, а также спишите товары с истекшим сроком годности.
Перед началом инвентаризации нужно создать бланк инвентаризационной описи и ведомость учета результатов, которая понадобится по окончании проверки.
В процессе инвентаризации осуществляется подсчет и проверка наличия товаров на складах, в зале и баре. Важно учитывать не только количество, но и состояние продуктов, сроки их годности. Проверяющие должны двигаться по заведению последовательно - слева направо или справа налево. При проверке шкафов и холодильников полки проверяются также последовательно - сверху вниз или снизу вверх.
По итогам процедуры ответственный сотрудник собирает все описи, составленные участниками. Затем подсчитывается количество товаров и продуктов по каждой позиции. Полученные данные вносятся в инвентаризационные ведомости и учетную систему.
Результатом инвентаризации станет список расхождений между плановым и фактическим количеством товаров. Для удобства, товары в документе должны располагаться в той же последовательности, что и в инвентаризационных описях. Это позволит быстро вводить данные по количеству, последовательно продвигаясь по списку. В описи должны присутствовать наименование и код товара, который поможет быстро идентифицировать нужную позицию в случае возникновения вопросов.
Советы для успешной инвентаризации
-
Регулярность
Регулярная инвентаризация поможет поддерживать актуальность данных о наличии товаров. Инвентаризацию стоит проводить не реже одного раза в неделю или в месяц, в зависимости от особенностей работы заведения.
-
Обучение
Объясните сотрудникам, как проводить инвентаризацию, обучите важным нюансам. Подготовленный персонал сможет более эффективно справляться с поставленными задачами и сократить количество ошибок.
-
Автоматизация
Процесс инвентаризации можно автоматизировать при помощи сервиса электронных чек-листов CheckOffice.
Все важные моменты и нюансы можно внести в чек-лист, а затем регулярно по нему проводить проверки. Полученные данные, в том числе информация о нарушениях, будет автоматически собираться в личном кабинете в виде графиков и таблиц. По выявленным нарушениям можно сразу ставить задачи на устранение. Такой подход поможет упростить сбор данных, уменьшить вероятность ошибок и сэкономить время на обработку информации.
-
Удобное время
Лучше всего проводить инвентаризацию в период минимальной активности заведения, например, после закрытия или в выходной день.
-
Система мотивации
Можно предусмотреть бонусы за точность подсчетов и отслеживать результаты каждого работника - это дополнительно мотивирует сотрудников на качественное проведение процедуры.
-
Контроль результатов
Проанализируйте полученные результаты, определите причины возможных расхождений. Так вы сможете быстро выявить причины потерь и принять меры для их предотвращения в будущем.
