Проверки магазина со стороны государственных ведомств - это стрессовая ситуация для большинства предпринимателей. Прийти с проверкой может Роспотребнадзор, ФНС, пожарная служба или трудовая инспекция. К таким проверкам важно готовиться, чтобы избежать нарушений и возможных штрафов. В статье расскажем о видах государственных проверок магазинов одежды их особенностях для представителей фешн-ритейла.
Виды проверок:
Плановые проверки проводятся по заранее утвержденному графику - узнать его можно на сайтах ведомств. Но контролирующие органы в любом случае предупреждают предпринимателей о предстоящих проверках за три рабочих дня.
До 2030 года под плановые проверки могут попасть только некоторые предприятия:
- Объекты контроля, которые отнесены к категориям высокого и чрезвычайно высокого риска
- Производственные объекты II класса опасности
- Гидротехнические сооружения II класса
В других компаниях плановые проверки на данный момент не проводятся, но вместо них могут быть проведены профилактические визиты. Подробнее об этих и других изменениях для бизнеса в 2024 году мы рассказывали в статье.
Внеплановая проверка - это контроль магазина, который проводится при получении жалобы от покупателей, появления угрозы здоровью или жизни, а также при нарушении требований безопасности. В 2024 году внеплановые проверки проводятся с разрешения прокуратуры.
Документарная проверка - это проверка документов и сведений, которые владелец бизнеса предоставляет проверяющим. В зависимости от ведомства это могут быть разные документы - пожарная инспекция запросит документы о пожарной безопасности, налоговая проверит правильность ведения бух. отчетности, договоры, счета, платежные документы и прочее.
Выездная проверка проводится непосредственно в магазине. Инспектор проверяет не только документы, но и другие параметры, например, распорядок работы, поведение персонала, общее состояние магазина и другие аспекты.
Проверки Роспотребнадзора
Роспотребнадзор проверяет все, что связано с соблюдением санитарно-эпидемиологических правил, прав потребителей и качества товаров. В частности это:
- Соблюдение законодательства в области защиты прав потребителей
- Мониторинг санитарной и эпидемиологической обстановки
- Аудит гигиенической и социальной обстановки
- Соблюдение норм и законов в сфере энергосбережения
Для того, чтобы во время проверки магазина одежды избежать нарушений и возможных штрафов, важно ознакомиться и иметь базовое представление о следующих документах:
- Закон РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей»
- ФЗ от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
- Решение от 9 декабря 2011 г. № 876 Евразийского экономического сообщества комиссии таможенного союза о принятии технического регламента таможенного союза «О безопасности продукции легкой промышленности»
- Постановление Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55 «Об утверждении правил продажи отдельных видов товаров, перечня товаров длительного пользования, на которые не распространяется требование покупателя о безвозмездном предоставлении ему на период ремонта или замены аналогичного товара, и перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации»
По итогам проверки Роспотребнадзора нарушения могут либо выявлены - тогда выдается предписание об устранении нарушений, либо не выявлены - тогда нужно подписать акт проверки и спокойно продолжать работу.
Проверки ФНС
Налоговая инспекция проводит два вида проверок:
-
Камеральная проверка проводится на территории ФНС. Ее суть заключается в изучении отчетов и других документов, которые предоставляет владелец магазина
-
Выездная проверка проводится в магазине. В ходе такой проверки могут рассмотреть порядок применения онлайн-касс, ведение бухгалтерской и налоговой отчетности, учет денежных средств и оценить общее соблюдение предпринимателем налогового законодательства. По окончании мероприятия составляется акт с выявленными нарушениями и установленными сроками для их исправления
Работники ФНС также вправе организовать внеплановую проверку, если заметят следующие нарушения:
- Низкий размер выплат по сравнению со средними значениями для конкретного вида деятельности
- Грубые нарушения при создании налоговой базы
- Сильное расхождение данных по расходам и прибыли
- Отсутствие ответов на вопросы, заданные работниками ФНС
Несколько советов, для того чтобы избежать проблем во время проверки ФНС:
Пригласите на проверку юриста
Ни в коем случае не препятствуйте процессу проведения проверки
Заранее проинформируйте ФНС в случае возможной задержки в передаче документов
Лично проверьте акт результатов проверки на предмет ошибок и несоответствий
Пожарная служба
Задача инспекторов по пожарной безопасности состоит в том, чтобы убедиться в безопасности посетителей и работников магазина. В рамках такой проверки особое внимание уделяется соблюдению требований пожарной безопасности, наличию выходов для эвакуации, плану эвакуации и т. д. Для успешного проведения проверки владельцу магазина нужно подготовить следующие документы:
- Приказы о назначении ответственного субъекта, определении эвакуационных выходов
- Инструкции о мероприятиях случае возгорания и мерах пожарной безопасности
- Справки об обучении ответственного лица и сотрудников правилам пожарной безопасности
Для того, чтобы самостоятельно контролировать соблюдение требований пожарной безопасности и не упустить ничего важного, можно использовать чек-листы, например чек-лист cоответствия требованиям пожарной безопасности объекта или чек-лист по пожарной безопасности магазина.
У нас была статья про пожарные проверки - предлагаем ознакомиться, чтобы быть готовым к приходу пожарной службы.
Трудовая инспекция
Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав сотрудников и своевременность выплат заработной платы. Поэтому во время проверки изучаются договоры с работниками, графики смен, таблицы отпусков, медкнижки и другие документы. В рамках подготовки к такой проверке также будут полезны чек-листы, например:
Для того, чтобы процесс проведения проверок по чек-листам был быстрым и простым для сотрудников, а результаты - наглядными и достоверными, весь процесс можно автоматизировать при помощи сервиса CheckOffice.
Простой интерфейс мобильного приложения будет понятен всем работникам, а возможность добавлять фото/видеоматериалы и опция запрета загрузки медиа из галереи телефона сделает результаты проверки максимально объективными, устраняя влияние “человеческого фактора”.
В разделе “аналитика” автоматически собираются данные всех проверок, формируются в таблицы и графики, чтобы сделать восприятие полученной информации наглядным. Так вы сможете оценивать динамику нарушений законодательных требований и вовремя принимать меры по их устранению.
Например, крупная сеть хинкальных “Старик Хинкалыч” использует сервис CheckOffice для того, чтобы снизить риски, которые связаны с проверками со стороны Роспотребнадзора и пожарной службы. В проверки включены вопросы, связанные с документацией: наличие планов пожарной эвакуации, медицинских книжек и журналов безопасности на производстве.
Сеть гипермаркетов ОБИ также контролирует вопросы технических систем безопасности и пожарной безопасности при помощи чек-листов, заполнение которых обязательно сопровождается фотографиями контрольных точек. Начальник отдела безопасности магазина получает отчет о проверке 2 раза в сутки и делает выводы о состоянии эвакуационных выходов, системы видеонаблюдения, пожарной сигнализации и так далее. Это позволяет, даже не выходя из помещения, быстро реагировать на сложившуюся ситуацию.
