Сегодня компании чаще склонны делегировать часть задач сторонним исполнителям - такой подход практикуется в сфере строительства, IT, маркетинга, безопасности и других. Это дает возможность гибко подбирать исполнителей, использовать опыт и навыки, которых нет у ваших сотрудников, экономя деньги и время. При этом, вне зависимости от сферы, важно контролировать работу подрядных организаций.
Подрядчик – это физическое лицо или компания, выполняющие работы на договорной основе.
Как контролировать качество работы подрядчика
Это удобно делать при помощи чек-листов. Чек-лист — это список, состоящий из пунктов, которые нужно выполнить либо проверить. Сначала чек-листы использовались только в технических отраслях, чтобы проверить выполнение сложных задач, например, готовность самолета к взлету. Сейчас этот инструмент используют в разных сферах бизнеса.
Электронный чек-лист — это тот же чек-лист, только в цифровом виде. Он помогает избежать бумажной волокиты, упрощает проведение проверок и работу с нарушениями.
Чтобы проверять соблюдение подрядчиками полученных инструкций, требований и сроков, можно внедрить систему контроля при помощи электронных чек-листов в CheckOffice. Так вы сможете в режиме реального времени отслеживать динамику и качество выполнения работ, а фото и видеофиксация могут стать основанием для выставления досудебных претензий подрядчику в случае необходимости.
-
Экономия времени. Процесс создания и заполнения электронного чек-листа достаточно быстрый, а полученные результаты будут сразу отправлены в личный кабинет ответственного сотрудника.
-
Достоверность данных. При заполнении электронных чек-листов можно добавить вложения: фото или видео, текстовый комментарий, поставить подпись или приложить аудиозапись. Это минимизирует влияние человеческого фактора.
-
Возможность анализировать данные. Собранные в результате проверок данные автоматически формируются в таблицы и графики, чтобы сделать восприятие информации простым и наглядным.
На что обратить внимание при работе с подрядчиком
- Формализуйте требования. До начала работы зафиксируйте ключевые критерии качества в договоре и согласованных чек-листах. Это исключит двойное толкование задач.
- Определите зоны ответственности. Важно прописать, кто отвечает за контроль, приемку и обратную связь.
- Регулярно проводите выборочные проверки. Даже при использовании чек-листов важен человеческий контроль – «живой» аудит и общение с подрядчиком.
- Используйте аналитику для прогнозирования рисков. Повторяющиеся отклонения от плана — сигнал о необходимости менять подход или подрядчика.
Как в юзабилити-компании C&U контролируют подрядчиков с помощью электронных чек-листов
В рамках технического направления в C&U есть несколько подрядных организаций. Качество их работы контролируют с помощью чек-листов.
Техническое обслуживание лифтов
При создании чек-листа за основу берут договор с подрядной организацией по техническому обслуживанию и требования законодательства в процессе эксплуатации вертикального транспорта. Инженер составляет типовой чек-лист, указывает перечень работ и их периодичность, назначает ответственного сотрудника.
Далее с помощью мобильного телефона проводят проверки по чек-листам. Представитель подрядной организации оценивает работу переговорного устройства, плавность хода, точность остановки, свободу открывания и закрывания дверей шахты или кабины лифта. Отчеты по проверкам оценивает главный инженер объекта.
Противопожарные системы
В рамках контроля проверки противопожарных систем есть ежедневные и ежемесячные чек-листы.
- Ежедневный чек-лист включает в себя контроль состояния противопожарных систем, физическую проверку переключателей шкафов управления противодымной вентиляцией, насосов пожаротушения, контроль исправности противодымной вентиляции и т. д.
- Ежемесячный чек-лист направлен на проверку обязательств по договору, где отражены мероприятия по техническому обслуживанию: обеспыливание, протяжка контактов, проверка автоматики систем, исправности узлов и агрегатов.
Результаты проверок - это один из критериев оценки исполнения договоров с подрядчиками. Окончательный расчет производят в зависимости от того, какой средний за месяц процент набран по результатам проверок. Если процент исполнения ниже чем, например, 95%, сумма выплат в сторону подрядчика сокращается.
Если по результатам проверки были выявлены нарушения, в компании сообщают о недостатках подрядчику, либо ставят задачи с помощью сторонних сервисов.
Контроль присутствия сотрудников
Чек-листы помогают проверять число сотрудников на объектах. Это позволяет убедиться, что функционал различных подразделений объекта исполняется, сотрудники на местах и приступили к исполнению своих обязанностей.
Как контролировать подрядчиков и повышать качество услуг управляющей компании - кейс юзабилити-компании C&U
