Кейсы
new
КуулКлевер: как возможность быстро собирать данные и видеть магазины изнутри может повысить прозрачность работы
Подробнее
Все кейсы
Мероприятия
Все мероприятия

ГК «Император»: как разработать внутреннюю систему многоуровневого контроля на базе CheckOffice и повысить качество услуг охранной организации

Общая информация
Клиент
Группа компаний "Император"
Теги
#Безопасность #ЧОП
Поделиться

Скопировать ссылку

Больше полезного контента о контроле в бизнесе
Подписаться на канал
ГК «Император»: как разработать внутреннюю систему многоуровневого контроля на базе CheckOffice и повысить качество услуг охранной организации
Больше полезного контента о контроле в бизнесе
Подписаться на канал
Как мы проводили проверки раньше
Как проходило внедрение сервиса
Какой функционал мы используем
Сейчас CheckOffice – центральная часть внутренней системы контроля
Как сотрудники отнеслись к новому сервису
Каких результатов мы добились

Группа компаний Император — федеральный оператор услуг комплексной безопасности и сервисов контроллинга для бизнеса. На данный момент в компании работает около 5 000 сотрудников охраны на различных объектах по всей стране от розничных магазинов до торговых центров и объектов промышленности. 

Директор Дивизиона Андрей Соколенко и руководитель проекта Екатерина Буч рассказали нам о том, как ГК «Император» удалось разработать внутреннюю систему многоуровневого контроля на базе CheckOffice. 

Смотрите видеоролик о внедрении CheckOffice в систему внутреннего контроля ГК «Император»

Как мы проводили проверки раньше

Мы начали строить систему контроля объектов, на которых работают наши сотрудники охраны, с использованием бумажных чек-листов. Проверки проводились дирекцией контроля и координации. Сотрудникам дирекции приходилось ездить по разным городам, соответственно процесс проведения проверок был затратным и несистемным. 

Для анализа полученных результатов ответственные сотрудники вручную переносили данные из бумажных чек-листов в Excel. Потом для ускорения обработки информации мы перешли на чек-листы в Excel, это решение немного автоматизировало процесс сбора данных, но все еще не закрывало существующие проблемы.

«Раньше контроль за работой объектов из-за широкой географии присутствия вызывал трудности и сопровождался большим расходованием временных, трудовых и материальных ресурсов».
Андрей Соколенко
Директор дивизиона ГК «Император»
Андрей Соколенко, директор дивизиона ГК «Император»
Андрей Соколенко, директор дивизиона ГК «Император»

Как проходило внедрение сервиса

«Мы начали с малопостовых объектов, потому что это самое трудноконтролируемое направление из-за широкой географии».
Екатерина Буч
Руководитель проекта

Пилотный проект был запущен на 250 малопостовых объектах одного крупного российского ритейлера. В работе с сервисом приняли участие сотрудники разных управленческих уровней. 

Для начала использования мы переложили всю нашу многоуровневую организационную структуру в систему: добавили туда объекты, сотрудников, распределили их по группам и назначили зоны ответственности. 

При создании чек-листов мы пользовались библиотекой. Готовые чек-листы позволили нам дополнить и детализировать пункты наших чек-листов. 

С началом проекта обязанность по проведению проверок легла на менеджеров групп объектов. Это значительно снизило материальные и трудовые затраты, так как менеджеры работают в городах, в которых находятся объекты. Проверки стали проводиться регулярно согласно графику. 

Пример отчета о проверке малопостового объекта
Пример отчета о проверке малопостового объекта»

Но в первый месяц проекта 9% проведенных проверок оказались фиктивными. Это значит, что сотрудники по факту не проверяли объект: находились в другом месте или прикладывали фотографии, которые не соответствовали пункту чек-листа. Фиктивные проверки мы отслеживали по следующим признакам:  

  1. Местоположение в момент проведения проверки
  2. Личный состав сотрудников охраны, вышедших на смену
  3. Заполнение документации
  4. Длительность проверки

Уже через 2 месяца к концу пилотного проекта общее количество проверок только увеличилось, а число фиктивных кратно уменьшилось до 1%, на сегодняшний день фиктивных проверок нет.  

Охрана малопостового объекта

Вместе с проведением поверок нам важно было работать и над устранением выявленных нарушений. Мы настроили модуль «автозадач», с помощью которого после выявления нарушения задача автоматически направляется ответственному за этот блок лицу. То есть сервис позволил нам не только выявлять проблемы, но и решать их. 

В первый месяц мы выявили множество нарушений, и только 40% из них были устранены. Со второго месяца пилота 100% выявленных нарушений устраняются в срок. 

Какой функционал мы используем

Тестировать сервис мы начали еще в 2018 году, тогда там было доступно гораздо меньше функций. Но коллеги из CheckOffice прислушивались к нашим пожеланиям, многие из них были реализованы и сейчас доступны для общего использования. Например, для полноценной работы нам нужно было коммуницировать прямо внутри системы: иногда возникала потребность обсудить выполнение проверки или задать коллеге какой-то вопрос. Сейчас модуль Диалогов уже реализован в сервисе. 

Помимо Диалогов мы применяем и другой функционал: 

  1. Библиотека чек-листов: используем в процессе добавления новых чек-листов и обновления старых
  2. Разные пункты чек-листа: составляем подробные чек-листы не только с выбором ответа «Да/Нет», но и с числовыми, информационными полями, шкалами и др.
  3. Добавление атрибутов и требований: запрашиваем приложение фотографий и видеозаписей, не даем начать проверку с выключенной геопозицией
  4. Автозадачи: настраиваем автоматическую постановку задач ответственным сотрудникам при выявлении нарушений
  5. Публичное API: передаем данные в BI-систему и строим там дашборды
Работа
Работа ГК «Император» в CheckOffice

Сейчас CheckOffice – центральная часть внутренней системы контроля

Во время реализации проекта мы поняли, что некоторые объекты требуют большего внимания от проверяющих, поэтому приняли решение внедрить систему нормирования. Нормирование количества проверок зависит от статуса объекта, который оценивается по следующим критериям: 

  1. Нарушения ношения форменной одежды
  2. Наблюдательное дело
  3. Предотвращенные потери
  4. Фиктивные проверки
  5. Невыставления сотрудников на посты

Важнее всего для нас контролировать невыставления сотрудников охраны, от этого пункта зависит 40% всей оценки объекта. Таким образом мы смогли присвоить каждому объекту статус и распределить нагрузку на наших менеджеров: проблемные объекты нужно посещать чаще и проводить на них проверки. 

В розничных магазинах мы специализируемся на предотвращении потерь. Сейчас научились использовать CheckOffice в этом процессе: с помощью чек-листов мы фиксируем суммы предотвращенных потерь, категоризируем их и анализируем полученные результаты. Работа с этими данными позволяет нам выявлять тренды, фиксировать аномалии и предсказывать отклонения от установленных норм. 

Для анализа результатов проведения проверок мы создали несколько типов отчетности для разных управленческих уровней в компании. Например, директор клиентской дирекции анализирует данные по категорированию объектов, а дирекция контроля и координации фиксирует фиктивные проверки и анализирует количество устраненных нарушений. 

Как сотрудники отнеслись к новому сервису

Сначала сотрудники негативно отреагировали на внедрение нового сервиса, он воспринимался ими как система для применения санкций и наказаний. Тогда мы провели обучение и объяснили, что задача менеджера заключается в том, чтобы на объектах соблюдались все правила и регламенты. Если по результатам проведения проверок состояние объекта будет хорошим, это, наоборот, снизит нагрузку на менеджера – посещать такие точки можно будет реже, а освободившееся время направить на работу с проблемными объектами. 

Сейчас сотрудники воспринимают CheckOffice как часть рабочего процесса и помогают освоить сервис новым коллегам. 

Проведение проверки на объекте ГК
Проведение проверки на объекте ГК "Император"

Каких результатов мы добились

Checkoffice помог нам создать прозрачный бизнес-процесс контроля за нашей работой на всех уровнях. При этом у нас появилась возможность не только следить за работой охраны, но и видеть тренды, аномалии, быстро реагировать на них и принимать предиктивные меры. В результате мы добились повышения эффективности и качества наших услуг, а также улучшения взаимодействия с заказчиками. 

«Следующим шагом будет масштабирование этой системы, более того мы уже используем CheckOffice при оказании других услуг по безопасности, таких как удаленный видеомониторинг, обеспечение герметичности объектов. Система отлично себя показала, мы будем использовать ее и в других направлениях».
Екатерина Буч
Руководитель проекта
Библиотека чек-листов от CheckOffice
Воспользуйтесь готовыми решениями для вашего бизнеса от специалистов нашего сервиса.
Узнать больше

Начните свой путь
к автоматизации бизнес аудитов

Улучшите свой бизнес вместе с CheckOffice
Кейсы клиентов
Все кейсы
КуулКлевер: как возможность быстро собирать данные и видеть магазины изнутри может повысить прозрачность работы
Как улучшить качество доставки и автоматизировать контроль работы ПВЗ и складов - опыт Lamoda
15.04.2024
Аудиты торговых точек, аквизиция, контроль сотрудников и многое другое: как METRO использует CheckOffice в магазинах Фасоль
Старик Хинкалыч: как мы сократили количество нарушений в ресторанах на 45%
Сеть гипермаркетов ОБИ: опыт внедрения коробочного решения CheckOffice
Как автоматизировать контроль безопасности объектов в агрохолдинге - кейс ГК “Русагро”
Будь в курсе последних новостей!
Подписавшись, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies
Понятно