А как же ответственность?
Несомненно, ответственность исполнителя будет движущей силой его следования вашему плану. Только если он всё верно понял. И обладает компетенцией в той области, которую ему доверили.
Да, он будет справедливо наказан рублём, если не справится с данной ему задачей, но вам от этого будет не легче.
Некоторые уверены, что контроль выполнения работ в процессе – устаревший механизм. Что после того как все детали оговорены, зафиксированы документально, не нужно лезть к работнику. Это будет нервировать и негативно скажется на результате. Допустим.
Представим ситуацию, когда клиент заказал строительство садового домика. Нашёл рабочих, которые всё-всё поняли и даже прописали в договоре. Кому нужен приезд заказчика на объект, с целью контроля правильности использования дорогостоящих материалов? Заказчику, который рискует качеством исполнения? Огрехи могут вскрыться спустя значительное время, и это очень обременительно. Исполнителю, который может быстро исправить ситуацию по ходу дела, если ошибка выявится быстро?
Контроль выполнения работ выгоден всем. Того, кто опасается его, считает излишним, можно заведомо считать недобросовестным исполнителем. Поскольку целью контроля является выявление ошибок, но не для наказания ответственного, а для лучшего достижения целей.
Контроль выполнения работ по их окончанию – это и вовсе один из основополагающих звеньев любой успешной сделки. Исполнителю нужно чёткое понимание того, что хочет увидеть в результате заказчик. Если у него есть список контрольных вопросов, то он может сам проанализировать результат своего труда, что-то своевременно исправить.
Также нуждается в контрольном листе и лицо, принимающее работу/товар. Например, магазин заказал партию пирожных от частного кондитера. При заключении договора был приложен чек-лист приёмки товара, в котором были указаны все важные критерии.
Через день после получения заказа управляющий начал звонить кондитеру с требованием переделать десерты под их потребности. Тогда стороны поднимают чек-лист и отмечают, что пирожные были приняты в том виде, в котором пришли и это ошибка приёмщика, а не исполнителя.
Все договорённости должны фиксироваться письменно, но это не обязательно будет нечитаемое «полотно», неудобное для использования, как исполнителем, так и заказчиком. Есть работающие инструменты, которые делают контроль проще, а самоконтроль эффективнее. О них мы поговорим далее.
Критерии оценивания
Именно по отношению к критериям оценивания чаще всего возникают конфликты интересов между исполнителем и заказчиком. С одной стороны может иметь место банальная оплошность одной из сторон, которая просто забыла упомянуть какой-то важный нюанс. С другой стороны, это может быть запланированная «акция», целью которой будет трактовка недоговорённостей в свою пользу. Таким образом, чёткое прописывание критериев защитит обе стороны от убытков.
Критерии оценивания могут включать в себя обезличенные параметры. А могут затрагивать и какие-то неощутимые характеристики. Например, требуется новый логотип для компании, производящий замороженные полуфабрикаты. Нет чёткого понимания, как он должен выглядеть. Но хотя бы 8 из 10 случайно опрошенных человек должны отметить, что он стал более подходящим для торговой марки. И этот параметр можно указать в чек-листе.
Когда заказчик обладает чёткими критериями оценивания, у него есть осязаемая картинка того, что он хочет получить. И он сможет быстро сверить то, что предъявил исполнитель с желаемым изделием/результатом труда.
Когда у исполнителя есть понятные критерии, по которым будет оцениваться его труд, он может на любом этапе работы сверяться с тезисными моментами, убеждаясь, что всё идёт по плану. Он будет защищён от изменения настроения клиента и его нежелания принимать работу из прихоти, поскольку у работника будет самое понятное и доступное ТЗ.
Критерии оценки зависят от объекта оценки. Оценка качества выполнения работ по стрижке газона и оценка качества работы преподавателя школы танцев будет иметь разные критерии. Для того чтобы чек-лист отвечал конкретно вашим запросам лучше всего составить его на основании собственного опыта, но можно воспользоваться и готовыми шаблонами.
Спорные моменты
Спорные моменты могут быть выявлены как в работе с проверенным подрядчиком, так и с тем, с кем сотрудничаешь впервые, от них не застрахован никто. Никто, кроме компаний, использующих проверенный сервис чек-листов.
В случае возникновения спорного момента обе стороны будут опираться на зафиксированные документально условия, но, согласитесь, что часто приходится долго разбираться в сложных и витиеватых формулировках, которые составили юристы. Куда проще обратиться к списку контрольных вопросов, где нет недомолвок, а есть чёткий ответ «да» или «нет».
Часто, как мы уже говорили, спорные моменты могут проявиться из-за того, что готовую работу вынужден принимать некомпетентный сотрудник. Или сдавать её вынужден тот, кто не участвовал в её выполнении. И тут как никогда кстати будет контрольный лист, пробежав по которому, можно быстро выяснить, насколько результат соответствует ожиданиям заказчика.
Как контролировать выполнение работ с помощью чек-листов
Коротко коснувшись темы, кто заинтересован в непосредственной работе с чек-листами, в этом разделе мы раскроем её. Итак, кем может производиться контроль, и как это будет работать, какие выгоды принесёт?1. Контроль самим исполнителем
В процессе работы, будь то крупный проект по организации выставки в Крокус Экспо или заказ на уборку офиса после переезда, выявляется множество разноплановых задач. Каждая из них оттягивает внимание исполнителя, удержать в голове все – невозможно, очень легко что-то упустить, что потом фатально скажется на репутации.
К примеру, предприниматель открывает новый офис. И не просто офис для клиентов, а уникальное, концептуальное пространство, которое само по себе вызывает восторг у входящего в него. Приглашены гости, заказан фуршет, всё, казалось бы, блестит и сверкает. Пока владелец не решает выпить чаю. Кто пьёт чай на таких мероприятиях? Но он есть, предлагается вместе с другими напитками.
Найдя чашки, он обнаруживает самый дешёвый, просто неприлично дешёвый чай в пакетиках. Такая мелочь, на которую никто из работников, задействованных в подготовке, не обратил внимание – есть он и есть. Но дьявол, как говориться, в мелочах. В дорогом районе столицы, в престижном бизнес-центре, в этом офисе, в который вложили крупную сумму денег, рядом с бокалами с дорогим игристым стоит не менее дорогой фарфор с чайными пакетиками в ярких ярлыках.
И эта маленькая деталь, не ставит крест, нет, но становится неприятным пятном на идеальной картине локации, над которой столько работали. Это реальная история, подсмотренная в жизни. И сколько их таких, оставляющих неприятное послевкусие у того, кто вложил столько сил в организацию.
А этого можно было избежать. И прокол не стал бы известен заказчику, который в итоге рвал и метал, досадуя на себя и несообразительный персонал. Чай – это лишь маленькая деталь, но её можно было прописать, тогда на то, чтобы спокойно убрать её по выполнению из списка задач, уйдёт меньше секунды – одно касание экрана. Но, об этом позже.
Главное, что мы хотели показать, что эта неприятная ситуация могла бы не случиться, будь у исполнителя понятный инструмент для контроля результатов своей работы.
2. Контроль заказчиком
Здесь мы в первую очередь подразумеваем, что многочисленные параметры могут просто не всплыть в памяти в нужный момент. То есть, человек понимает, по каким критериям нужно оценить работу, но в час Х не удаётся вспомнить все оговорённые с исполнителем нюансы.
И тогда на помощь придут чек-листы. Та же уборка после ремонта. Заранее оговорив и отметив в договоре отсылку к чек-листу можно быстро отметить все, что удовлетворяет заказчика. Будь то чистый пол, вычищенная пыль с мебели и…а, нет, погодите, сантехнику, пожалуй, протёрли недостаточно качественно. Зафиксируем этот момент на фото и отправим исполнителю. После работы над ошибками можно будет сравнить результат. Это мы уже упоминаем возможности приложения CheckOffice.
Ну и нельзя не упомянуть ситуацию, когда товар/услугу принимает некомпетентный сотрудник. Вы, наверное, сталкивались с этим, когда нужного специалиста нет на месте, есть заменяющий, который говорит – давайте, я возьму/подпишу. А потом начинаются проблемы.
Так вот чек-лист с понятными прописанными параметрами поможет даже несведущему в деле персоналу принять работу и выявить недочёты. Пример: офис-менеджер ушёл в отпуск, незадолго до которого заказал доставку корпоративных подарков для сотрудников. Принять их может бухгалтер, который никак не касался этой темы и узнал о подарках во время звонка курьера.
Обратившись к приложению CheckOffice, бухгалтер сможет ответить на ряд вопросов о количестве, цвете и других качественных характеристиках изделий, помогающих выяснить всё ли в порядке с заказом.
Если возникают какие-то сомнения, то одним касанием экрана сотрудник прямо из приложения отправит офис-менеджеру, находящемуся в этот момент на другом конце земного шара, фото заказа или аудио разговора с курьером. Подключатся ответственные лица и быстро решат вопрос с закрытием задачи.
Программное решение для контроля CheckOffice
И здесь мы подходим к самому интересному. Мы неоднократно упоминали в статье преимущества использования чек-листов. И эта функция лежит в основе создания программного решения для контроля CheckOffice. Она реализована в максимально удобном формате – понятного интерфейса, максимально автоматизирующего процесс проверки.
Как это работает?
Приложением может пользоваться как руководитель, который непосредственно контролирует действия исполнителя, так и сам работник. Отвечая на вопросы, делая пометки и делясь ими с ответственными, профессиональный коллектив может быстро обмениваться информацией. Это экономит не только время, но и ресурсы: можно не выезжать на объект, а доверить сверку ответственному лицу на месте. При этом можно получить все результаты проверки, а если есть сомнения и увидеть фото/аудио записи с места.
Возможность фальсификации данных сведена к нулю. Рассмотрим ситуацию, когда руководитель отсутствует на рабочем месте и требует от подчинённых постоянного отчёта о том, кто находится на работе, соблюдают ли сотрудники принятые стандарты компании или расслабились из-за отсутствия на месте начальника.
Кроме быстрого заполнения чек-листа, ответственный может сделать фото рабочего пространства, чтобы зафиксировать реальное присутствие работников. Программа зафиксирует точное время и место съёмки, исключая момент того, что работники «наснимались» в понедельник на всю неделю вперёд.
Прораб получит актуальные фотографии с места ремонта, а не картину, происходящую на постороннем объекте и т.д.
CheckOffice используется в совершенно различных направлениях бизнеса. Контроль нужен везде, хоть в медицинской лаборатории, хоть на промышленном предприятии. Своевременное выявление нарушений экономит средства, оптимизирует работу сотрудников, защищает от штрафов (в приложении доступны и проверки по параметрам инспекторов). Вы сами определяете, что для вас важно, задавая параметры контроля. А дальше начинаете проверку.
- Прямо со своего смартфона.
- В любом филиале.
- Самостоятельно или при помощи сторонних лиц.
Контроль выполнения работ заказчиком не лишает ответственности и самостоятельности исполнителя. А CheckOffice даёт пространство для делегирования не только задач, но и самого контроля. Доверяйте достоверным результатам проверки, принимайте совместные решения и всегда имейте возможность обратиться к сохранённым данным для работы над вашими проектами. Попробуйте сервис бесплатно.
