Как организовать эффективный контроль работы персонала – вопрос актуальный для любого руководителя. В этой статье мы расскажем, зачем нужен контроль и как его обеспечить, чтобы добиться пользы и для руководства, и для сотрудников компании.
Зачем нужен контроль
Контроль – это ни в коем случае не слежка за персоналом, а, скорее, координирование деятельности с целью получения максимальных результатов. Он полезен обеим сторонам. Руководитель имеет продажи и надежную команду, готовую работать на результат, сотрудники получают ясные цели и мотивацию, рост компании и стабильную оплату труда.
Любые инновации, направленные на внедрение контроля персонала, нужно преподносить и воспринимать, как взаимовыгодное сотрудничество. Предположим, установлено видеонаблюдение, о чем проинформированы все работники. Это сделано не для выявления промахов с целью наказать провинившихся, а чтобы избежать нарушения договоренностей во благо общего дела.
Основные плюсы контроля:
- Сотрудники имеют понятные KPI (ключевые показатели работы) и знают, что делать для их выполнения и чего ждать при недостижении результата.
- Договоренности четко выполняются, не срываются сроки, растет доверие к компании, улучшается ее деловой имидж.
- Удается быстро обнаружить и исправить ошибки в бизнес-процессах – эффективность работы возрастает.
- Выявляется низкая мотивация персонала и ее причины, благодаря чему удается устранить проблему.
- Снижается воровство, выявляются незаинтересованные в работе сотрудники – применяются соответствующие меры.
Благодаря контролю, удается создать надежную команду, на которую можно положиться. Участники команды нацелены на рост и развитие, а так как сотрудники – главный ресурс любой компании, вместе с ними растет и развивается бизнес.
Виды контроля
Эффективный контроль – это процесс, разделенный во времени, он осуществляется до, в процессе и после работы:
- предварительный контроль – предполагает получение четкого задания с понятным результатом и дедлайном;
- текущий контроль – проверки в процессе работы и корректировки по мере поступления изменений, если подобное предполагает рабочий процесс, актуально для проектирования, строительства и других подобных сфер;
- промежуточный контроль – оценка проделанной работы за указанный срок, может выражаться в еженедельных и даже ежедневных совещаниях или в анализе результата по завершению конкретного этапа работы;
- итоговый контроль – оценка конечного результата, за которой может последовать или не последовать поощрение.
Результаты контроля важно связать с заработной платой. Выполнил KPI – получил деньги, не выполнил – не получил. Речь идет не о штрафах, а о поощрении, которое может быть, а может и не быть. Штрафы желательно вводить только за серьезные нарушения.
Как внедрить контроль
Руководители понимают, что контроль нужен, но не все знают, как его внедрить. Стоять «над душой» – не вариант, нужны более незаметные и действенные методы, причем для каждой сферы деятельности свои.
Основные методы эффективного контроля:
- Планерки – не только позволяют разработать план действий и обсудить результаты, но и сплачивают коллектив, дают понимание, что все трудятся на благо общего дела.
- Тайный гость – методика, направленная на улучшение качества обслуживания покупателей, очень эффективна для контроля работы персонала аптеки, магазина, ресторана. Предполагает проведение незаметной проверки подготовленным человеком, который изображает из себя обычного посетителя. Дает понимание, следует ли персонал регламенту обслуживания.
- Внедрение KPI – каждому сотруднику важно понимать, к чему нужно стремиться, показатели должны быть достижимыми (иначе теряется мотивация), но при этом требовать усилий, подталкивать к развитию.
- Доска достижений – она может быть физической, как доска почета в СССР, или электронной в CRM-системе компании. На ней фиксируются личные и коллективные достижения, что служит дополнительным мотиватором.
- Видео-, аудиоконтроль – речь об установке камер видеонаблюдения, прослушивающих устройств и прочих «шпионских» штучек, которые позволяют выявлять опоздания, отслеживать интернет-трафик, передвижения выездных сотрудников и т. д. Наблюдение любого вида по закону должно проводиться только с согласия сотрудников. Понимание, что есть контроль, – дисциплинирует, персонал меньше отвлекается на посторонние занятия, улучшается качество обслуживания клиентов.
Правильный подход к контролю – это такой, который при использовании минимума силовых методов (взысканий, штрафов, увольнений) позволяет добиться высокой эффективности работы персонала через понимание взаимовыгодности процесса.
При этом несвоевременное устранение нарушений в бизнес-процессах может негативно сказаться на их эффективности и результатах. Важно, чтобы не только сами проверки были эффективными, удобными и прозрачными, но и выявленные нарушения устранялись оперативно.
На вебинаре мы рассмотрим, какие потери несет бизнес при отсутствии контроля над бизнес-процессами и как можно решить эту задачу с помощью модуля задач и автозадач от CheckOffice.
