Материал подготовил сервис электронных чек-листов CheckOffice, который помогает автоматизировать работу бизнеса с проверками, задачами и нарушениями.
Регулярный обход подъездов — базовый инструмент управляющей компании. Он помогает поддерживать дом в нормативном состоянии, снижать число жалоб и быстрее устранять мелкие неисправности, пока они не превращаются в претензию жильцов.
В статье разбираем, как организовать проверку подъездов по понятным критериям, какие пункты включить в чек-лист обхода и как выстроить контроль устранения замечаний.
Что должен оценивать проверяющий при обходе подъезда
Чтобы контроль подъезда был сопоставимым между домами и сменами, пункты проверки важно формулировать как критерии для отметки «да/нет» (а не как «проверить что-то»). Комментарии в таком случае нужны только в нестандартных ситуациях. Рассмотрим детально, что в обязательном порядке должен оценивать проверяющий при обходе подъезда.
Чистота и порядок в подъезде
Необходимо проверить, что на лестничных площадках и в холлах нет мусора и посторонних предметов, а пол и видимые поверхности без загрязнений. Отдельно фиксируют проблемные зоны: входная группа, зона у мусоропровода (если он есть), лифтовой холл.
Читайте также: Проверка подъездов: как контролировать состояние и чистоту в МКД.
Состояние освещения
Необходимо удостовериться, что освещение работает на всех участках: вход, межэтажные площадки, лифтовые холлы, переходы. Если светильник не работает — это сразу задача с приоритетом и сроком устранения.
Исправность домофона и замка
Важно проверить, что дверь закрывается корректно, доводчик работает, домофон или кодовый замок реагирует без сбоев. Для домов с высокой проходимостью это один из частых источников жалоб.
Состояние почтовых ящиков и стендов
Обязательно нужно зафиксировать целостность ящиков, наличие явных повреждений и читаемость обязательной информации на стендах. Это простые пункты, но именно они быстро портят вид подъезда.
Мусоропровод и загрузочные камеры
Если мусоропровод предусмотрен, проверяют чистоту площадки, закрытие створок или дверей, отсутствие запахов и захламления. Для УК это критично из-за жалоб и санитарных рисков.
Окна, двери, козырьки
Отмечают целостность остекления, исправность дверей и отсутствие явных повреждений входной группы. При осадках и перепадах температуры такие дефекты быстро усугубляются, поэтому в холодное время года нужен особенно строгий контроль.
Подвал и чердак
Необходимо проверить, что двери закрыты, замки исправны, признаков доступа посторонних нет. При наличии протечек, сырости или других проблем нужно зафиксировать отклонение как отдельный пункт для дальнейшего реагирования.
Исправность лифта в рамках ежедневного обхода
В ежедневный обход обычно входит быстрая проверка лифта: чистота кабины, исправность освещения, работа кнопок и индикации, отсутствие явных повреждений. Техническое обслуживание лифта — отдельная зона контроля подрядчика (о нем ниже).
Читайте также: Как контролировать состояние лифтов в ЖК: проверка лифтового оборудования для УК
Несанкционированная реклама и вандализм
Также необходимо проверить наличие несанкционированной рекламы, следов вандализма и повреждения стенда для объявлений.
Как задать регулярность: три уровня обхода
Чтобы не перегружать сотрудников и при этом не терять контроль над состоянием подъезда, удобно разделить проверки по глубине.
Таким образом дисциплина поддерживается ежедневно, а новые проблемы обнаруживаются и устраняются сразу же.
Проблемы традиционного контроля обходов подъездов
Если отчетность по контролю подъездов ведется на бумаге или в разрозненных таблицах, в первую очередь страдает скорость реагирования на проблемы. Чтобы понять, какие есть преимущества и недостатки у различных методов фиксации контроля подъездов, мы составили сравнение форматов в виде таблицы.
Просто отметку о выполнении обхода можно без проблем оставить в любом формате. Но существенная разница появляется там, где нужно быстро поднять историю по конкретному подъезду, понять повторяемость дефектов и эффективно управлять сроками устранения.
Как сформулировать пункты чек-листа, чтобы не требовать детальных отчетов
Очень важно, чтобы проверяющему не нужно было каждый раз писать целое «сочинение в свободной форме» о состоянии подъезда. Критерии проверки необходимо закладывать в пункты чек-листа, четко прописывая формулировки, на что обращать внимание. Тогда сотрудник просто ставит «да/нет» и прикладывает фото при отклонении от требуемой нормы.
Антипример: «На 3 этаже чисто, все работает».
Хороший пример: «3 этаж: лестничная площадка без мусора и посторонних предметов (Да/Нет). Освещение исправно, все светильники работают (Да/Нет). Перила и стены без свежих повреждений и следов вандализма (Да/Нет). Двери на этаж закрываются, доводчик работает (Да/Нет). Окна на площадке целые, без разбитого стекла и открытых створок (Да/Нет).»
Если по одному из пунктов стоит «Нет», прилагают фото и назначают ответственному лицу задачу с конкретным сроком. После устранения дефекта выполняют повторную проверку и закрывают замечание только по факту.
CheckOffice для контроля подъездов
Рассмотрим типичную ситуацию. При проверке подъезда сотрудник обнаруживает и фиксирует проблему. Но фото остается в телефоне, отметка — в бумажном журнале, а поручение на устранение уходит в переписку. Через несколько дней поступает повторная жалоба, и УК приходится вручную восстанавливать, кто выявил дефект, кому поручили работы, в какой срок они должны быть выполнены и чем подтверждено устранение.
Чтобы не допустить таких ситуаций, удобнее работать через специализированные приложения. CheckOffice — сервис для проверок, задач и работы с замечаниями на базе электронных чек-листов. Сотрудник проводит обход, фиксирует результаты в мобильном приложении или на ПК, прикладывает фото/комментарии. Руководитель видит результаты в веб-версии, формирует отчеты и контролирует устранение замечаний.
Подборка чек-листов для обходов и контроля подъездов
Кейс C&U: как в компании выстраивают контроль и фиксируют результат
Практика перехода на электронные чек-листы хорошо видна в кейсе юзабилити-компании C&U. Там переход на CheckOffice закрыл две практические боли: достоверность отчетов и контроль подрядчиков. Раньше нарушения заносили в Excel после обходов, а такие таблицы можно править задним числом. Параллельно пробовали приложения для задач, но там нельзя было прикреплять фото к каждому подпункту, поэтому факты подтверждались слабо. В CheckOffice они собрали чек-листы под разные объекты и уровни проверок, сделали маршрут обхода последовательным и отключили загрузку медиа из галереи, чтобы снизить влияние человеческого фактора на отчетность.
Как контролировать подрядчиков и повышать качество услуг управляющей компании - кейс юзабилити-компании C&U
Отдельный эффект — контроль подрядчиков на основе понятных критериев. По лифтам и противопожарным системам чек-листы собрали на основе договора, требований к эксплуатации и обслуживанию. Результаты проверок используют как показатель исполнения обязательств и привязывают к расчетам с подрядчиком. В итоге удалось систематизировать и ускорить выявление недостатков по лифтам, а спорные вопросы с подрядчиками разбирать по фактам и цифрам. Также стало проще оценивать работу персонала по времени заполнения чек-листов и снизить число нарушений по ряду направлений (в том числе по пожарным системам).
Регулярный контроль подъезда работает тогда, когда у вас есть единый чек-лист проверки с понятными критериями и понятный порядок действий по замечаниям. Чтобы выстроить такую систему без лишней бюрократии, используйте готовые шаблоны из библиотеки CheckOffice, адаптируйте их под особенности вашего дома и задайте график проверок. Так контроль становится управляемым, а качество содержания подъездов стабильно высоким.
FAQ: часто задаваемые вопросы
Как часто нужно проводить обход подъезда?
Оптимально — три уровня: короткий обход ежедневно или через день (консьерж/техперсонал), расширенный раз в неделю (мастер участка), технический раз в месяц (инженер или ответственное лицо УК).
Кто должен проводить обход подъезда?
Зависит от уровня проверки. Ежедневные обходы — консьерж или техперсонал, еженедельные — мастер участка или инженер, ежемесячные технические — инженер или ответственное лицо от управляющей компании.
Что делать, если при обходе обнаружено нарушение?
Зафиксировать отклонение, приложить фото и назначить ответственному лицу задачу с конкретным сроком. После устранения провести повторную проверку и закрыть замечание только по факту.
Обязательно ли использовать электронные чек-листы или можно вести бумажный журнал?
Бумажный журнал и таблицы позволяют фиксировать сам факт обхода, но не дают быстро поднять историю по подъезду, отследить повторяемость дефектов и управлять сроками устранения. Электронные чек-листы решают эти задачи автоматически.
Как проверить, что обход действительно был проведен, а не просто записан?
В электронных системах фиксируются время и геолокация проверки, а загрузка фото из галереи может быть отключена — сотрудник прикладывает только снимки, сделанные на месте в момент обхода.
Можно ли использовать один чек-лист для всех домов?
Базовые пункты (освещение, чистота, домофон, лифт) универсальны для большинства объектов. Однако чек-лист стоит адаптировать под особенности конкретного дома: наличие мусоропровода, подвала, чердака, количество этажей и подъездов.
