«Почему клиенты не возвращаются на вашу АЗС?» — вопрос, который волнует многих владельцев, но не всегда имеет очевидный ответ. Иногда причина скрыта в недостаточном контроле работы персонала: мы полагаемся на устные поручения, бумажные журналы и случайные проверки, но в результате получаем частые нарушения стандартов и недовольных клиентов. Автоматизация контроля через электронные чек-листы решает эту проблему: все процессы становятся прозрачными, управляемыми и легко поддаются оценке.
В статье расскажем, что такое электронные чек-листы, и как с их помощью автоматизировать контроль персонала на АЗС.
Проблема контроля персонала на АЗС
Почему ручной контроль не работает
Традиционный контроль подразумевает, что менеджер лично следит за всеми процессами. Но объективно он не может находиться везде и фиксировать каждую ошибку. Бумажные чек-листы и журналы проверок не дают прозрачности и плохо интегрированы в систему управления.
Сложности при большом потоке клиентов
Когда на АЗС обслуживают сотни машин в день, руководитель физически не успевает оценить работу каждого сотрудника. Это приводит к хаосу: часть задач теряется или выполняется формально, нарушения регламентов вовремя не фиксируются, а отчеты перестают отражать реальное положение дел. В результате сама система контроля качества превращается в формальность, а управленческие решения принимаются на основе неполных или искаженных данных.
Ошибки из-за человеческого фактора
Сотрудники могут несвоевременно заполнять бумажные чек-листы, пропустить обязательные пункты или допустить неточности в отчетах. Такие ошибки не всегда сделаны намеренно — часто они возникают из-за спешки, усталости или большой загрузки. Но даже мелкие недочеты искажают общую картину и снижают эффективность системы контроля. В итоге руководитель принимает решения, опираясь на неполные данные.
Бумажные и электронные чек-листы: в чем разница
«Классические» бумажные чек-листы не всегда эффективны. Представим владельца АЗС, который захотел наладить систему контроля качества при помощи бумажных чек-листов. Ему нужно контролировать работу сотрудников, соблюдение санитарных норм и законодательных требований. Рано или поздно он столкнется с проблемами:
- Результаты проверок по бумажным чек-листам нужно обрабатывать вручную.
- Невозможно оперативно устранять нарушения.
- Нет гарантии достоверности результатов – не все сотрудники готовы признавать свои ошибки и честно фиксировать нарушения.
- Результаты таких проверок невозможно проанализировать в динамике и выявить закономерности.
Похожая ситуация и с электронными таблицами, например в Excel – в них нельзя структурировать фото и добавить видео. Это повышает риск получения недостоверных данных.
Что такое электронные чек-листы и как они работают
Электронный чек-лист — это тот же чек-лист, только в цифровом виде. Он помогает избежать бумажной волокиты, упрощает проведение проверок и работу с нарушениями.
Читайте также: Что такое электронный чек-лист
Механизм работы с электронными чек-листами в CheckOffice простой. В конструкторе создаются чек-листы на основе регламентов бизнеса, затем назначаются сотрудникам. Они проводят проверку: отмечают пункты, добавляют фото и видео, фиксируют нарушения. Результаты поступают руководителю в личный кабинет. Он видит несоответствия и ставит задачи сотрудникам.
В сервисе есть бесплатная библиотека чек-листов. Сейчас там больше 1100 чек-листов для разных сфер бизнеса. Их можно скачать в формате PDF или сразу добавить в CheckOffice, чтобы протестировать сервис на реальных объектах.
Зачем АЗС переходить на электронные чек-листы
Повышение прозрачности процессов
Руководитель всегда видит, что происходит на заправке: какие задачи выполнены, что просрочено и какие нарушения зафиксированы.
Сокращение времени на проверки
Не нужно собирать бумажные чек-листы и анализировать их вручную — отчет автоматически формируется «в один клик».
Контроль соблюдения стандартов обслуживания
Каждый шаг регламентирован: от внешнего вида сотрудника до чистоты территории и исправности оборудования.
Минимизация нарушений
В CheckOffice все нарушения можно фиксировать документально, включая фото, видео, аудио, геопозицию и т.д. Это снижает риск конфликтов и дисциплинарных проблем.
Как чек-листы помогают на АЗС
Электронные чек-листы можно использовать, чтобы:
- Проводить ежедневный осмотр оборудования (колонок, касс, терминалов).
- Проверять чистоту территории и помещений.
- Контролировать наличие спецодежды и средств защиты.
- Оценивать качество обслуживания клиентов — отслеживать соблюдение стандартов и скорость работы.
Электронные чек-листы для АЗС — это полезный инструмент, который помогает автоматизировать контроль, повысить уровень дисциплины среди персонала и сделать управление АЗС прозрачным и эффективным.
Читайте также: Как улучшить качество обслуживания на АЗС
Как снизить себестоимость аудита в 5 раз с помощью тайных покупателей — кейс сети робот-автомоек Портал
Чек-лист проверки робот-мойки был создан очень давно и уже использовался подрядными организациями для проведения внутренних аудитов. В сети значительно упростили чек-лист, чтобы проверку было легко провести любому клиенту.
Чтобы привлечь клиентов к проведению проверок на робот-мойках, запустили активности на сайте, в социальных сетях и через e-mail. Заинтересовавшиеся клиенты оставляют заявку на сайте и получают письмо с инструкцией к проведению проверки и ссылку.
После этого клиент может приехать на любую робот-автомойку и провести проверку через браузер. Скачивать специальное приложение и регистрироваться не нужно – достаточно просто перейти по ссылке и начать отвечать на вопросы чек-листа.
Как снизить себестоимость аудита в 5 раз с помощью тайных покупателей – кейс Умной Мойки
В ходе проверки клиент оценивает следующие аспекты работы:
- Расположение мойки
- Количество машин в очереди
- Чистоту территории перед автомойкой
- Наличие и работоспособность вывесок, баннеров и светофора
- Работа администратора мойки
- Чистота моечного бокса
- Качество мойки и сушки
- Результат мойки
В сети просматривают результаты проверки и, если она не фиктивная, дают клиенту бонусы на оплату следующего визита. Фиктивной проверку считают, если геопозиция клиента на начало и конец проверки не совпадала с размещением мойки, или если фотографии в проверке не соответствовали инструкции. В конце месяца каждому территориальному управляющему высылается сводный отчет по всем проверкам на его объектах.
Помимо этого, результаты работы тайных покупателей включены в KPI территориальных управляющих и администраторов: чем меньше нарушений, тем больше премиальная часть.
В результате 9 месяцев после начала внедрения сервиса добились ощутимых результатов:
- Стали выявлять проблемы, которые действительно важны для клиентов
- Себестоимость одного аудита стала ниже в 5 раз
- Количество проверок увеличилось на 100%
- Рейтинг в Яндекс.Картах вырос в среднем на 0.15 балла
