Что такое контрольный лист
Контрольный лист, контрольный листок или чек-лист – один из популярных инструментов контроля качества. Контрольный листок был включен японским союзом ученых и инженеров в состав семи статистических методов управления качеством в 1979 г. Это готовый структурированный список из пунктов, которые необходимо выполнить или проверить.
Метод контрольного листа позволяет собирать и предварительно систематизировать данные в режиме реального времени на месте проверки. Главная цель – обеспечить качество процессов, минимизируя риск ошибок из-за человеческого фактора.
Особенности контрольного листа
- Стандартизация – зафиксирован единый порядок или набор требований для определенной задачи или процесса.
- Последовательность – определена последовательность проверки или выполнения.
- Конкретность – формулировки являются однозначными, каждый пункт проверяем.
- Фокус на критически важных моментах – содержатся только значимые пункты, необходимые для достижения цели.
- Фиксация результата – предусмотрено место для документирования факта проверки.
Контрольный лист – это не инструкция или список дел, а метод оценки качества продукта, услуги или процесса. Он позволяет собрать данные об имеющихся отклонениях.
Где используются контрольные листы
Контрольный лист – универсальный инструмент. Он подходит для разных сфер, хотя изначально использовался только в технических отраслях.
Сферы применения контрольных листов:
- Производственные и промышленные предприятия.
- Обслуживание клиентов и продажи.
- Медицина и здравоохранение.
- IT и разработка.
- Логистика и транспорт.
- Строительство.
- Авиация.
- Научные исследования и т. д.
Например, метод контрольных листов можно использовать в гостиничном бизнесе для контроля состояния номерного фонда, инженерных систем, прилегающей территории, пожарной безопасности и прочих объектов.
Контрольные листы наиболее эффективны для рутинных повторяющихся процессов с четкой последовательностью шагов или фиксированным набором критериев. Для нестандартных творческих задач они могут не подойти.
Зачем нужны контрольные листы
1. Повышение прозрачности и дисциплины
Контрольные листы стандартизируют процессы, делают их понятными и прозрачными для каждого сотрудника – включая новичков. Специалисты получают пошаговые алгоритмы и точно знают, что и в какой последовательности делать. Им не нужно разбираться в абстрактных требованиях, самостоятельно интерпретировать их – в результате задачи выполняются одинаково правильно по установленным регламентам.
Вдобавок информация сохраняется – руководители или контролирующие органы всегда могут проверить контрольные листы и удостоверится, что процедура выполняется должным образом. Что дополнительно дисциплинирует.
2. Минимизация ошибок и забытых задач
Порой люди склонны упускать детали – особенно при решении рутинных задач, усталости и стрессах. Сотрудники начинают действовать на автопилоте, теряют внимательность и допускают ошибки.
Контрольные листы позволяют с легкостью преодолеть эту особенность:
- Снижают когнитивную нагрузку – человек просто следует списку, ему не нужно запоминать последовательность.
- Обеспечивают полный охват – делают видимыми случайные пропуски.
- Исключают недопонимание – наглядно показывают, кто, что и когда проверил.
В результате ошибок и забытых задач становится меньше.
3. Помощь в обучении и адаптации персонала
Проще войти в должность, когда на предприятии используются контрольные листы – наглядное пособие с правильным и полным алгоритмом действий. Тогда даже сложные процедуры осваиваются легко и без страха – нет риска ошибиться по незнанию, вдобавок не нужно консультироваться с наставников по каждому вопросу.
4. Основа для регулярного контроля и оценки
Метод контрольных листов позволяет систематически проверять продукт, услуги или процесс – насколько они соответствуют определенным критериям качества. Все благодаря его особенностям – стандартизации, четкой и понятной структуре, необходимости фиксировать данные.
Отдельный плюс в том, что контрольные листы помогают фиксировать данные без искажения памяти и субъективной оценки – фиксация происходит в режиме реального времени по четким критериям.
Как составить контрольный лист
1. Главный принцип: один пункт – одна задача
В первую очередь важно определить цель создания контрольного листа, понять, что именно хотите оценивать с его помощью – качество выпускаемой продукции, полноту комплектации, безопасность на участке и т. д. Под каждую цель, конкретную задачу и процесс нужен отдельный документ, разработанный с учетом их специфики.
Необходимо создать такую форму контрольного листа, где каждый пункт будет затрагивать одну задачу. Только таким образом можно собрать точные достоверные данные – избежать путаницы, неверных трактовок и прочих ошибок.
2. Язык: коротко, понятно и без двусмысленности
Следует писать так, чтобы каждый использующий контрольный лист понимал, о чем идет речь – независимо от уровня подготовки и того, насколько давно он работает на предприятии.
В связи с этим формулируйте пункты:
- Конкретно, без общих фраз – «Проверить уровень моторного масла в КПП», а не «Проверить КПП».
- Кратко и деловито, без эмоций – «Чистота коврика в санузле», а не «Насколько безупречно чист коврик, расположенный в санузле».
- Грамотно, без ошибок – «Наличие поверхностных царапин на корпусе шкафа», а не «Наличие легких царапин на боковушках шкафа».
Важно включить в контрольный лист четкие критерии: бинарные ответы – «да/нет», «выполнено/не выполнено», «соответствует/не соответствует», шкалы и градации – «от 1 до 5», «температура от 7 до 10°C». При необходимости пункты дополняются полем под текстовые комментарии.
3. Структура: логичный порядок действий
Нужно расположить пункты контрольного листа в последовательности выполнения задачи или осмотра. Например, если речь идет об оценке торгового зала – таким образом, чтобы проверяющий заполнял документ по ходу своего движения по магазину. Не шел сначала на кассу, затем в примерочные и снова возвращался к кассам – а двигался поэтапно.
Если требуется – пункты контрольного листа группируются по темам. Например, проверка качества уборки бара – бар, холодильные и морозильные камеры, оборудование для уборки.
4. Учет специфики бизнеса и задач
Этот момент критически важен при разработке контрольных листов. Универсальные шаблоны для разных сфер нередко оказываются бесполезными: например, на пищевом производстве проверки требует чистота рук, а на производстве микросхем – статическое электричество.
У каждой организации свои риски и приоритеты, уникальные стандарты и процессы, уровень компетентности персонала и регуляторные требования. Более того, некоторые процессы на одном предприятии серьезно отличаются: невозможно проверить по одним и тем же критериям пожарную безопасность и чистоту кухни.
Современные инструменты и автоматизация
Изначально контрольные листы были бумажными, сегодня можно использовать их в электронном формате. Это гораздо удобнее:
- Мгновенный доступ с любого устройства – нет риска потерять данные как в случае с бумажными документами. Вдобавок все сведения хранятся в одном месте – не возникает путаницы, как если одна часть информации хранится в архиве, а другая в мессенджерах.
- Быстрая актуализация – изменения в шаблонах применяются мгновенно и становятся доступными для всех пользователей.
- Высокая точность и достоверность – нельзя отправить отчет, если критичные пункты не заполнены. При необходимости контрольный лист дополняется фотографиями и видео в моменте.
Создавать контрольные листы можно в CheckOffice, специализированном сервисе. Механизм предельно простой: формируете чек-лист в конструкторе, а затем назначаете сотрудникам – им остается провести проверку. Результаты автоматически поступят руководителю.
Выводы
- Контрольный лист – инструмент для оценки качества.
- Он может использоваться в различных сферах: например, на производстве, в торговой сети или гостинице.
- Применение инструмента повышает дисциплину и прозрачность, минимизирует количество ошибок и забытых задач, помогает в обучении и адаптации персонала, служит основной для регулярного контроля и оценки.
- При разработке контрольного листа критически важно учитывать специфику бизнеса и задачи.
- Удобнее использовать электронные контрольные листы, а не бумажные.
