Что такое автоматизация контроля
Автоматизация контроля – это использование технологий для автоматических проверок, измерений, анализа и оценки. Вместо ручного мониторинга применяются специализированные программы и приборы – это позволяет повысить скорость, точность, объективность и эффективность контроля. Влияние человеческого фактора снижается, сводится к минимуму риск ошибок из-за субъективности, невнимательности и усталости сотрудников.
Автоматизация системы контроля актуальна для всех отраслей: производство, гостиничный бизнес, ритейл, логистика и так далее. Можно выполнять мониторинг любых параметров в зависимости от целей организации: качество услуг в телекоме, скорость обслуживания клиентов в ресторане, наличие дефектов продукции на оконной фабрике и т. д. Методы и инструменты подбираются индивидуально для каждого бизнеса с учетом его специфики и задач.
Lamoda до 2020 года проводила проверки с помощью бумажных чек-листов и таблиц Excel – результаты обрабатывались вручную. Процесс отнимал много времени, был непонятным для многих сотрудников и усложнял анализ результатов. С ростом компании ситуация усугублялась, понадобилась автоматизация контроля – CheckOffice стал выходом из ситуации.
Как улучшить качество доставки и автоматизировать контроль работы ПВЗ и складов - опыт Lamoda
Преимущества автоматизации контроля
1. Повышение точности и объективности
Автоматизация сводит к минимуму влияние человеческого фактора на контроль: проверки проходят одинаково в независимости от уровня знаний, опыта и состояния сотрудника. Например, оценить качество уборки номеров способны как новичок, так и давно работающий в отеле специалист – потому что у обоих будут чек-листы с полностью идентичными пунктами.
Ещё автоматизация систем контроля положительно сказывается на полноте проверок: программа может требовать заполнения всех полей прежде, чем позволит завершить работу. Заполнение бумажного чек-листа легко прервать в любой момент – даже пропустив пару пунктов.
2. Увеличение скорости
На это работает сразу несколько факторов:
- Быстрый сбор данных – проверяющий вносит информацию в программу. Ему не нужно искать и вручную заполнять бумажные бланки, а затем сканировать или фотографировать их для формирования отчетов.
- Мгновенная доступность – нет необходимости ждать обработки как в случае с бумажными носителями. Данные доступны сразу после того, как проверяющий внесет их в программу и сохранит.
- Легкое формирование отчетов – можно наглядно отобразить данные, сделать красивый структурированный отчет.
- Надежное хранение в одном месте – собранные сведения и принятые на их основе решения всегда под рукой. Можно в любой момент посмотреть, как было при прошлой проверке или год назад.
В результате при использовании автоматизации систем контроля сотрудники могут выполнять больше проверок, чем раньше – потому что работают быстрее.
3. Раннее обнаружение проблем
При автоматизации контроля руководители получают отчеты оперативнее, чем при использовании ручных методов. Как итог – могут быстрее реагировать на выявленные проблемы.
Вдобавок автоматизация контроля усиливает аналитику: данные проверок и наглядные отчеты всегда под рукой – легче найти неявные ошибки.
4. Улучшение соблюдения стандартов и процедур
Централизованное управление шаблонами гарантирует, что все сотрудники пользуются актуальными версиями. Таким образом устраняется самодеятельность и сводится к минимуму человеческий фактор.
5. Полная доказательная база для аудитов
Геопозиция, подписи, фото- и видеофиксация в процессе проверки – неоспоримое подтверждение выполнения процедуры в нужном месте и в полном объеме. Информация может пригодиться при внутренних и внешних аудитах.
Использование электронных чек-листов
Неотъемлемая часть автоматизации контроля – электронные чек-листы в специальных программах, например, в сервисе мобильного аудита CheckOffice. Это не просто цифровая версия бумажного бланка, а полноценное приложение с собственной логикой, аналитикой и интеграциями.
Ключевые особенности электронных чек-листов:
- Цифровой чек-лист вместо бумажных бланков. Содержит четко определенные действия для проверки, подробные инструкции, понятные стандарты. Поля для заполнения обычно обязательные – нельзя завершить проверку, что-либо пропустив.
- Интерактивное заполнение на планшетах, смартфонах и прочих устройствах. Можно выполнять проверку и формировать отчеты непосредственно на месте – например, на строительной площадке или в номере отеля.
- Автоматизация процессов – некоторые данные могут добавляться автоматически (например, дата и время заполнения чек-листа). При необходимости настраиваются уведомления о критических нарушениях.
- Централизованное хранение и аналитика – все электронные чек-листы хранятся в одной базе. Можно быстро находить нужную информацию, генерировать отчеты, структурировать сведения и т. д.
Электронные чек-листы для автоматизации систем контроля используются в различных отраслях. Например, «КуулКлевер» удаленно контролирует работу магазинов, C&U – подрядчиков, а «Старик Хинкалыч» – рестораны. Разрозненные проверки превращаются в понятный структурированный и управляемый процесс – что обеспечивает точность, скорость, прозрачность и предоставляет мощную базу для улучшения процессов и качества.
Выводы
- Автоматизация систем контроля – замена ручных проверок автоматическими, использование программ и приборов.
- Можно автоматизировать контроль в любой сфере. Методы и инструменты подбираются под специфику, цели и задачи бизнеса.
- Переход позволяет исключить человеческий фактор – повышает точность, объективность и скорость проверок. А еще помогает выявлять проблемы более быстро и служит доказательной базой при аудитах.
- Для автоматизации контроля используют электронные чек-листы.
