Что такое операционный аудит
Операционный аудит — это инструмент для проверки операционной деятельности организации. При такой проверке анализируются все ключевые процессы, которые составляют операционную деятельность объекта.
Простыми словами, в рамках таких аудитов проверяют, насколько процессы отвечают стандартам компании. Обычно их проводят с помощью чек-листов. Важно понимать, что операционные аудиты — это не тоже самое, что финансовые аудиты. Операционный аудит — это, например, проверка магазина. Чисто ли в нем, все ли кассиры в форме, есть ли охрана и как работает система пожарной безопасности.
Основная цель операционного аудита — найти факторы риска и определить стратегии для дальнейшей успешной работы предприятия.
Результат операционного аудита — отчет о состоянии бизнес-процессов на предприятии, рекомендации по ликвидации недостатков и минимизации рисков, предложения по наиболее эффективному использованию ресурсов. Руководители получают представление о том, как функционируют подразделения в компании, и каким образом их работу можно улучшить.
Когда и зачем нужен операционный аудит
- Что-то идет не так. Постоянно приходят штрафы от проверяющих организаций, возникла сильная текучка кадров, показатели стали резко падать. Подобные ситуации возникают по различным причинам — из-за некачественного выполнения услуг подрядчиком, ненадлежащей работы ответственного за направление сотрудника или из-за неисполнительности директора. Проверка поможет выявить и устранить причины происходящего.
- На первый взгляд все хорошо, но при этом клиентов нет. К примеру, магазин в идеальном состоянии — всегда свежие продукты и красивая выкладка, чистые витрины и торговый зал, приветливые продавцы и заметная вывеска. Но практически никто не заходит. У конкурентов все также, невозможно выделить явные преимущества и недостатки. Тогда нужен всесторонний операционный аудит компании — процедура позволит понять, в чем проблема и где находятся неочевидные точки роста.
- Бизнес отлажен. Ключевые показатели находятся в плановых значениях, персонал идеально исполняет стандарты компании, менеджмент действует по системе SMART — кажется, что операционный аудит не нужен. На самом деле проверка полезна и в такой ситуации: она позволит найти возможности для дальнейшего развития бизнеса.
Читайте также: Прозрачность в бизнесе: как повысить эффективность команды и качество услуг
Рассмотрим магазин розничной одежды. Его основная операционная деятельность – это закупка товаров, логистика, приемка, разбраковка, предпродажная подготовка, мерчендайзинг, продажа, пересортировка, переоценка и заказ новых партий.
От того, насколько качественно персонал выполняет каждую из этих операций, напрямую зависит выручка магазина. Сбой может случиться на любом этапе: например, сотрудник забыл заменить ценники на части товаров, несвоевременно заказал новую коллекцию или регулярно нарушает стандарты обслуживания при контакте с покупателями — в результате клиенты недовольны, выручка снижается.
Причина возникновения проблемы может быть неочевидной — ведь подобные операции не всегда оцифрованы, в отличие от финансовой деятельности или бухгалтерии. Операционный аудит как раз и помогает разобраться с тем, почему что-то идет не так.
Чем операционный аудит отличается от других видов аудита
- Направленность. При операционном аудите анализируют, насколько процессы отвечают стандартам компании. При финансовом аудите в фокусе внимания находится финансово-экономическая деятельность компании, при проверке на соответствие требованиям — соблюдение предприятием норм, процедур, политик и т. д.
- Ориентация. Операционный аудит ориентирован на текущие и предстоящие улучшения, позволяет выявить имеющиеся ошибки и получить рекомендации для повышения общей эффективности компании. Другие виды проверок направлены на оценку работы организации в прошлом.
Розничный магазин автотоваров в 2023 году заплатил налогов в 2,5 раза больше, чем в 2022 году. У собственника возникли сомнения — правильно ли ведется учет и начисляются налоги. В тот же период уменьшилось количество посетителей на сайте. Поэтому владелец бизнеса инициировал два аудита — налоговый и сайта, чтобы разобраться в происходящем.
В 2024 году в том же магазине уменьшилось количество покупателей, что сказалось на финансах — выручка упала. При этом ничего серьезно не изменилось — тот же ассортимент, расположение, маркетинговая политика и т. д. Здесь поможет операционный аудит: в отличие от того же налогового, он охватывает широкий спектр деятельности компании — закупки, продажи и прочие процессы. Проверка даст понять, на каком этапе и что пошло не так.
Как провести операционный аудит
- Планирование. Определите цели и задачи, выделите необходимые ресурсы и обсудите ключевые моменты с руководством. Также нужно выбрать подлежащие проверке процессы и отделы, согласовать методы и график операционного аудита.
- Проверка. Соберите информацию — проанализируйте документы, проведите интервью с персоналом, организуйте наблюдение за рабочими процессами.
- Анализ. Исследуйте полученные данные с помощью различных методов и инструментов — найдите проблемы и области, требующие улучшения.
- Подготовка рекомендаций. Сформулируйте рекомендации, которые позволят устранить недостатки, изменить процедуры, внедрить новые технологии, чтобы улучшить деятельность компании.
- Оформление отчета. Подготовьте и предоставьте отчет. В него следует включить описание выполненной работы, перечень выявленных проблем, анализ данных и рекомендации.
После внедрения изменений, важно отследить, насколько они эффективны, и если понадобится, внести корректировки.
В том же розничном магазине есть проблема — в течение года средний чек снизился на 30%. При этом покупателей стало больше.
Операционный аудит позволил понять, в чем причина недополученной прибыли. Постоянные промо-акции привлекли не ту целевую аудиторию — людей с низким доходом. В итоге товары стали быстро заканчиваться, увеличились очереди, в торговом зале появился беспорядок, поэтому постоянные покупатели перестали посещать магазин.
После операционного аудита в магазине изменили маркетинговую политику, а еще проработали вопросы с порядком в торговом зале, очередями и отсутствием востребованных товаров. Постепенно удалось вернуть свою целевую аудиторию, средний снова чек увеличился.
Читайте также: Операционный аудит для ритейла
Чек-листы для проведения операционного аудита
Операционные аудиты удобно проводить с помощью чек-листов.
Чек-лист — это список пунктов, которые нужно выполнить либо проверить. Чек-листы помогают упростить аудит и не упустить ничего важного.
- Чек-листы упрощают процесс аудита. Они разбивают сложные процессы на последовательные шаги.
- Чек-листы помогают не упустить ничего важного. В них можно прописать все стандарты и регламенты работы — это упростит процесс аудита и поможет не упустить ничего важного.
- Чек-листы повышают прозрачность. Они помогают выявлять слабые места в работе, анализировать ошибки и улучшать процессы.
Электронные чек-листы — это те же чек-листы, только в цифровом виде. С их помощью можно избежать бумажной волокиты, упростить аудиты и работу с нарушениями.
Читайте также: Электронный чек-лист
Чек-листы можно загрузить из библиотеки чек-листов. Сейчас там больше 1000 бесплатных чек-листов для разных сфер бизнеса.
Главное:
- Операционный аудит — это инструмент для проверки операционной деятельности организации. В рамках таких аудитов проверяют, насколько процессы отвечают стандартам компании.
- Он нужен тогда, когда есть проблемы — чтобы выявить причину их возникновения. И тогда, когда на первый взгляд все хорошо — чтобы найти возможности для дальнейшего развития.
- Процедура операционного аудита состоит из пяти этапов — планирование, проверка, анализ, подготовка рекомендаций и оформление отчета.
- При проверке удобно пользоваться электронными чек-листами — тогда данные легко собирать и анализировать. Благодаря этому можно быстро определить слабые места и устранить их.
