Материал подготовил сервис электронных чек-листов CheckOffice, который помогает автоматизировать работу бизнеса с проверками, задачами и нарушениями.
Владельцы и управляющие розничных сетей сталкиваются с одной и той же проблемой: как контролировать работу нескольких магазинов одновременно? Традиционные методы — личные визиты, бумажные отчеты, телефонные звонки — отнимают массу времени и не дают полной картины происходящего.
Типичные проблемы:
- Руководитель физически не может посетить все точки регулярно
- Бумажные чек-листы теряются, заполняются формально или задним числом
- О критичных нарушениях узнают слишком поздно
- Невозможно отследить, устранены ли выявленные проблемы
- Нет единых стандартов проверки для всей сети
- Сложно собрать статистику и понять системные проблемы
В этой статье мы расскажем, как удаленные проверки на основе электронных чек-листов решают эти задачи, что именно можно контролировать с их помощью, какие преимущества они дают бизнесу и как внедрить такую систему в вашей розничной сети.
Что такое удаленные проверки розничной сети
Удаленные проверки — это процесс контроля работы магазинов с помощью электронных чек-листов, который позволяет автоматизировать проверки, фиксировать нарушения и отслеживать их устранение в режиме реального времени без физического присутствия руководителя на объекте.
Как это работает:
Сотрудник магазина (администратор, управляющий, супервайзер) открывает мобильное приложение или веб-платформу и видит чек-лист с перечнем параметров для проверки. Он последовательно проходит по пунктам, отмечает выполнение, прикрепляет фотографии, оставляет комментарии. Вся информация мгновенно сохраняется и формируется аналитика.
Руководитель в головном офисе в режиме реального времени видит результаты проверок по всем точкам, получает уведомления о критичных нарушениях, анализирует статистику и контролирует устранение проблем.
Что контролируют с помощью электронных чек-листов в розничной сети
1. Чистота и санитарное состояние
Параметр: чистота торгового зала, витрин, примерочных, санузлов, зоны кассы.
Например, отдел управления магазинами КуулКлевер проводит регулярные проверки по электронным чек-листам. Механика работы проста — за каждым территориальным управляющим закреплено несколько магазинов. Работники приезжают с проверкой в среднем раз в 1-2 недели и оценивают общее состояние магазина: чистоту, правильность выкладки товаров, оформление витрин.
Эти проверки достаточно объемные, потому что сети важно видеть весь магазин от и до. Если в процессе аудита выявляются нарушения, территориальный управляющий на месте указывает сотрудникам магазина на ошибки и затем отслеживает их устранение.
КуулКлевер: как возможность быстро собирать данные и видеть магазины изнутри может повысить прозрачность работы
2. Внешний вид сотрудников
Параметр: соответствие персонала корпоративным стандартам: униформа, бейдж, опрятность.
Например, сеть кофеен "Кофе Тайм" требует, чтобы все бариста носили фирменные фартуки, белые рубашки и бейджи с именами. Старший смены каждое утро фотографирует команду перед открытием в процессе заполнения ежедневного чек-листа. На фото видно, что все четыре сотрудника в форме, бейджи на месте, внешний вид опрятный — стандарт соблюден.
3. Выкладка товара и мерчандайзинг
Параметр: соответствие выкладки планограмме, отсутствие пустых полок, наличие ценников, размещение акционных товаров.
В той же сети магазинов КуулКлевер отдел управления ассортиментом при помощи CheckOffice отслеживает выкладку конкретных товаров — например, правильно ли выставлены новогодние подарки. Если сотрудники видят нарушения, они связываются с территориальным управляющим и просят проконтролировать их устранение.
4. Исправность оборудования
Параметр: работоспособность холодильного оборудования, касс, освещения, кондиционеров, состояние тележек.
Например, сеть супермаркетов "Семейный" использует утренний чек-лист проверки оборудования. Администратор проверяет температуру в холодильных витринах (должна быть +2°C...+6°C), фотографирует показания термометра, тестирует все кассы, проверяет освещение. В одной из витрин температура +9°C — он отмечает это в чек-листе как критичное нарушение, прикрепляет фото. Задача автоматически уходит сотруднику технической службы. Ремонт выполнен в течение 2 часов, продукты не испортились.
5. Соблюдение стандартов обслуживания
Параметр: приветствие покупателей, знание товара, предложение дополнительных услуг, вежливость.
Например, в магазине "Техно Мир" продавцы сидели в телефонах и не обращали внимания на покупателей. Тайный покупатель провел в магазине 15 минут — никто не подошел. Он заполнил чек-лист с низкими оценками, прикрепил видео. Руководитель увидел отчет в тот же день и провел внеплановое совещание с персоналом. Без системы электронных проверок такое поведение могло бы продолжаться месяцами.
6. Наличие и актуальность рекламных материалов
Параметр: размещение POS-материалов, актуальность акций, состояние вывесок и баннеров.
Например, сеть магазинов "Товары" запустила акцию "Новогодние подарки со скидкой 30%". Через систему чек-листов всем магазинам отправлено задание: разместить промо-стойки у входа, повесить баннеры, обновить ценники. Администраторы выполнили задание, сфотографировали результат и отправили отчеты. Маркетолог в головном офисе за 1 час проверил все 50 точек и убедился, что акция запущена везде одновременно.
7. Безопасность и охрана труда
Параметр: наличие огнетушителей, свободные эвакуационные выходы, исправность аварийного освещения, правильное хранение опасных товаров.
Например, в сети гипермаркетов ОБИ есть еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные проверки службы безопасности. Они концентрируются на таких вопросах:
- Физическая охрана
- Технические системы безопасности
- Пожарная безопасность
- Работа с кражами и мошенничеством
Все эти объекты контроля были структурированы и отражены в чек-листах, с помощью которых сейчас проводится несколько типов проверок:
- Ежедневный чек-лист старшего смены охраны
- Ежемесячная проверка начальником отдела безопасности магазина
- Ежеквартальная проверка региональным менеджером по безопасности
Заполнение ежедневного чек-листа обязательно сопровождается фотографиями контрольных точек. Начальник отдела безопасности магазина получает отчет о проверке 2 раза в сутки и делает выводы о состоянии эвакуационных выходов, системы видеонаблюдения, охранной сигнализации и так далее. Это позволяет, даже не выходя из помещения, быстро реагировать на сложившуюся ситуацию.
Также контролируют охрану труда: проводят еженедельные и ежемесячные аудиты по проверке соблюдения требований охраны труда, охраны окружающей среды, контролируют с помощью сервиса передачу документации по охране труда из магазинов в офис.
Сеть гипермаркетов ОБИ: опыт внедрения коробочного решения CheckOffice
Читайте также: Как улучшить качество обслуживания клиентов в магазине: полезные советы
Преимущества удаленных проверок
1. Экономия времени и ресурсов
Руководителю не нужно тратить дни на командировки по точкам. Проверка 50 магазинов занимает 30 минут за компьютером вместо недели разъездов. Экономия на транспортных расходах, суточных, времени менеджеров.
2. Контроль в режиме реального времени
Проблемы выявляются мгновенно, а не через неделю, когда уже поздно. Критичные нарушения фиксируются сразу, система автоматически уведомляет ответственных.
3. Прозрачность и объективность
Все проверки проводятся с фотографиями, временными метками и геолокацией. Невозможно подделать результаты, заполнить чек-лист задним числом или "забыть" о проблеме.
4. Единые стандарты для всей сети
Все магазины проверяются по одинаковым критериям. Нет ситуации, когда в одной точке требуют идеальную чистоту, а в другой закрывают глаза на беспорядок. Единые стандарты = единое качество.
5. Быстрое реагирование и контроль исправления
Система не только фиксирует проблему, но и позволяет назначить ответственного, установить срок исправления и проконтролировать выполнение.
6. Аналитика и выявление системных проблем
Система накапливает данные и формирует отчеты: какие магазины работают лучше, где чаще возникают проблемы, какие стандарты нарушаются регулярно. Это позволяет выявлять системные проблемы и принимать управленческие решения на основе данных, а не интуиции.
7. Снижение рисков и убытков
Своевременное выявление проблем (сломанное оборудование, нарушения безопасности, просроченные товары) предотвращает убытки, штрафы и репутационные риски.
Как внедрить систему контроля с помощью электронных чек-листов
Читайте также: Контроль магазинов: пошаговый план внедрения аудитов в торговой сети
Шаг 1. Определите, что нужно контролировать
Проанализируйте текущие проблемы в вашей сети и составьте список критичных параметров для проверки. Не пытайтесь контролировать все сразу — начните с самого важного.
Что делать:
- Соберите управляющих магазинов и обсудите, какие проблемы возникают чаще всего
- Изучите жалобы покупателей — на что они жалуются?
- Определите 5-10 ключевых параметров для первого этапа
Например, сеть продуктовых магазинов выявила три главные проблемы: просроченные товары на полках, грязь в торговом зале, неработающее холодильное оборудование. Именно эти параметры вошли в первый чек-лист.
Шаг 2. Создайте электронные чек-листы
Структурируйте проверки по категориям, определите критерии оценки, добавьте возможность прикрепления фото и комментариев.
Что делать:
- Разделите чек-лист на логические блоки (чистота, оборудование, персонал и т.д.)
- Для каждого параметра определите четкий критерий: что считается выполненным, а что — нарушением
- Укажите, какие пункты критичны (требуют немедленного реагирования), а какие — некритичны
- Сделайте обязательным прикрепление фото для ключевых параметров
- Добавьте поле для комментариев
Работать с электронными чек-листами удобнее всего с помощью специального сервиса CheckOffice.
Важные моменты, например, качество уборки или правильность выкладки, можно внести в чек-лист, а затем регулярно по нему проводить проверки. Полученные данные вместе с информацией о нарушениях будут автоматически собираться в личном кабинете в виде графиков и таблиц. По нарушениям можно сразу ставить задачи на устранение.
Шаг 3. Обучите персонал
Проведите обучение для всех, кто будет работать с системой: администраторов магазинов, управляющих, супервайзеров, руководителей.
Что делать:
- Проведите онлайн-вебинар или очное обучение
- Покажите, как заполнять чек-листы, прикреплять фото, оставлять комментарии
- Объясните, зачем это нужно и как это улучшит работу
- Создайте простую инструкцию в формате "шаг за шагом"
- Назначьте ответственных за поддержку пользователей
Важно: объясните сотрудникам, что система создана не для наказания, а для улучшения работы и своевременного решения проблем.
Шаг 5. Запустите пилотный проект
Не внедряйте систему сразу во всей сети. Выберите 3-5 магазинов для тестирования, отработайте процессы, выявите проблемы, соберите обратную связь.
Что делать:
- Выберите магазины с разными характеристиками (большой/маленький, центр/окраина, опытный/новый управляющий)
- Запустите проверки на 2-4 недели
- Соберите обратную связь от сотрудников: что удобно, что неудобно, что непонятно
- Проанализируйте результаты: выявляются ли проблемы, устраняются ли они быстрее
- Доработайте чек-листы и процессы на основе опыта пилота
Пример: cеть "Продукты 24" запустила пилот в 5 магазинах. Выяснилось, что чек-лист слишком длинный (50 пунктов), сотрудники тратят на него 40 минут. Чек-лист сократили до 20 ключевых пунктов, время проверки — 15 минут. После доработки систему внедрили во всей сети.
Шаг 6. Масштабируйте на всю сеть
После успешного пилота внедрите систему во всех магазинах. Проведите дополнительное обучение, назначьте ответственных за контроль, установите регулярность проверок.
Что делать:
- Установите график проверок (ежедневные, еженедельные, ежемесячные)
- Назначьте ответственных за проведение проверок в каждом магазине
- Назначьте ответственных за контроль проверок на уровне региона/сети
- Интегрируйте результаты проверок в систему мотивации персонала
- Регулярно анализируйте данные и корректируйте стандарты
Шаг 7. Анализируйте результаты и совершенствуйте процессы
Регулярно изучайте отчеты, выявляйте тренды, принимайте управленческие решения.
Что анализировать:
- Какие магазины стабильно показывают высокие результаты, а какие — низкие
- Какие нарушения встречаются чаще всего
- Как быстро устраняются проблемы
- Есть ли сезонные или временные закономерности
- Как результаты проверок коррелируют с продажами и удовлетворенностью покупателей
